文档介绍：公司备用金管理制度
为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理,规范借款行为,提高资金利用效率,夯实成本费用核算,减少资金损失,特制定本制度。

一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。
二、备用金范围
1、材料员零星采购备用金;
2、个人因公出差零星开支备用;
3、项目上开支备用金;

三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务,从而提高工作效率,减轻财务人员繁琐的工作量,同时也杜绝资金闲量,逢人必借的不良工作习惯。但必须做到专款专用,不得挪用、转借他人或用于其他用途,一经发现,将严肃处理。

四、备用金借款和报销手续程序
1、公司项目上的,一般情况下,由公司指定项目上的材料员到财务室借用备用金,特殊情况除外。
2、公司办公室各部门的,一般情况下,由办公室主任指定专人到财务室借用备用金,特殊情况除外。
3、借款人需临时借用备用金时,先到财务部索取“借款单”,财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”,借款人按规定的格式内容填写借款单——主管领导审批——财务审核(主管会计报主管审核)——总经理审批——财务出纳员办理付款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整,经审核无误后才能办理付款手续。

4、借款人员完成借款手续后,市内项目范围内,必须在三日内到财务部索取“报销单”,市外项目,必须在七日内到财务部索取“报销单”填写好“报销单”的各项规定内容(考虑较远地方项目不便来回报帐,帐目可以用图片的形式发回公司审计),并经主管领导审批后,再将“报销单”返回财务部,财务人员根据财务制度规定认真审核无误后,办理报销手续后。方可申请下一批备用金。对无故拖延者,财务部发出最后一次催办通知后还不办理者,财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣,不再另行通知。

5、借款人办理报销手续时,财务人员应查阅“备用金”台账,查明报销人员原借款金额,对报销的超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金额款项的,应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

6、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定,拨出一笔固定数额的现金(原则上不得超过3000元)并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金
,备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证,并设备用金登记簿,记录各种零星支出。经管人员必须按周定期向公司财务部申报备用金使用情况,前账未清,不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的,须提前向财务负责人说明原因,经财务负责人同意后,方可延期。
7、报销票据时要附有真实、合理和有效的单据。报销的单据必须要填写详细,包括:物品名称、数量、单价、金额、日期,并盖好印章,写上供货商名称和联系电话。以上程序包括已付材料和未付材料。
8、项目上使用的费用都由材料员或项目出纳到财务室报销。(包括:项目招待费,项目检测费,项目实验费,文明施工费等等,其中项目检测费,项目实验费需要现场付款的由材料员付款,需要在相关部门交费的由出纳到相关部门办理)
9、每周二、五,财务室全天候审核票据,望报销人员做好报销准备工作,其余时间不予审核。

五、备用金额度

1、材料员借用的备用金,单