文档介绍：办公用品采购管理规定及方法
第 3 页
XXXX有限公司
办公用品采购与管理方法
〔试行〕
第一章 总那么
第一条 目的
为完善XXXX有限公司〔以下简称“集团公司〞〕办公用品采购制度管理，满足办公需要，控制办公本采购程序的审批。
第三章 采购流程
第八条 集中采购流程
〔一〕集中采购周期
行政部根据全集团办公用品使用情况，每月5号前集中采购一次。
〔二〕采购申请汇总及审核
1、行政部汇总每月各部门办公用品采购需求〔申购汇总表详见附件1〕和库存情况分类〔盘存表详见附件2〕于每月25日前上报集团财务部审批。
进行采购
办公用品采购最少有3家以上供给商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后效劳、资信、客服群等因素，以遵循“同品牌、同质量，选价格最低〞的原那么进行综合评估，最终选择供给商，并签订采购合同。
第九条 分散及应急采购流程
(一〕采购申请
分散采购
第 7 页
申购部门所需办公物品不在集中采购名目内的〔如不常备的五金、电开工具、装饰用品、招待用品、汽车保养、维修及保险等〕申请部门 向行政部领取并填写?采购审批申请单?〔见附件3〕经审批后进行单独购置。
应急采购
申购部门所需办公物品在集中采购名目内且急需使用的，申请部门
向行政部领取并填写?采购审批申请单?经审批后优先购置。金额少于2000元的申请，行政部可视情况启用预备金现行购置。
〔二〕审批单的填写
行政部采购员根据采购预算及库存情况协助申请人填写?采购审批申请单?，申请人完整填写采购物品特征和其他信息，如购物资名称、规格、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等。
〔三〕采购审核
请购部门携填写完整的?采购审批申请单?进行报审流程。由行政部、财务部逐级审核，最终由集团领导审批，通过报审后申请人将采?采购审批申请单?交予采购人员复印存档。
〔四〕进行采购
行政部采购员按照审批通过后的?采购审批申请单?报财务部门请款，同时按?采购审批申请单?要求进行采购。
第十条 进度跟催
〔一〕为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到
第 8 页
供给商处跟催，以确保物资能适时供给。
〔二〕假设采购物资无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决方法，并须重新和供给商确定新的交货期，并知会申请部门。
第四章 验收与结算领用
第十一条 验收入库
〔一〕行政部负责集中采购办公用品的验收及入库工作。分散采购或应急采购的验收由请购部门与行政部共同负责，入库由行政部负责。
〔二〕行政部在核对数量、规格、品牌后，建立并填写办公用品入库登记表〔见附件4〕。
〔三〕如验收不合格的，由采购人员依据申请部门要求进行退换货。
〔四〕假设入库办公用品与申请汇总表和合同不符，行政部应及时查明原因，落实责任。
第十二条 价款结算
财务部应根据有集团公司全称抬头发票、办公用品清单、验收单和采购合同及时履行付款手续。如果发票内容与采购内容不符或者没有正规发票，财务部有权拒绝付款。
第六章 领用
第 9 页
采购用品入库后，部门申购的由行政部依据上报的采购清单发放，经部门申购人填写领用记录并签字前方可领用；个人申购的由行政部通知申购人，经申购人做好领用记录前方可领用。行政部还要做好办公用品领用记记录及台账登记。
第七章 盘点
第十三条 盘点
行政部于每一季度末组织办公用品管理员、财务人员及部门领导对库存办公用品进行盘点，编制办公用品盘存表(见附件2〕，统计剩余库存数量及其状态，作为下一期申购的依据和核算办公用品消耗本钱依据之一。
第十四条 盘点结果处理
办公用品盘点如发现盈亏，行政部应及时查明原因，并拟写盘存结
果报告，经集团领导审批做出处理，落实责任人的有关责任。
财务部会同行政部对办公用品盘盈或盘亏金额进行确认，集团领导审批后进行账务处理。
第八章 其他
第十五条 处分
凡违反本方法的人员，依照公司相关管理制度进行处分。
第十六条 生效日期
本方法自发布之日起生效。
第 10 页
第十七条 附件
1、?办公用品每月申报汇总表?
2、?办公用品每月盘存表?
3、?办公用品请购审批单?
4、?办公用品入库表?
5、?办公用品季度盘存表?
XXXX有限公司
2022年01月08日
附件1：