文档介绍：01
会议管理制度
1、目的:为规范公司会议管理,提高会议质
2、适用范围:本制度适用于本公司会议管理。
3、职责:
人事行政处负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。
会议提拟人或主办部门(含各处/部门)负责会议的组织工作,并有权对违
反本制度的行为提出处罚。
会议的审批权限详见“”。
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会议管理制度
4、会议分类:例会、动员会、研讨会、评审会、专题会、评比会、
总结会、汇报会、调度会、部门例会
5、管理内容:
会议提拟与审批。
公司周例会无须提拟和审批。
公司临时行政会议、公司年度例会由总经理直接提拟或由议
题涉及业务的主办部门负责人提拟、总经理批准。
部门会议由各部门自行安排,但会议时间、参加人等,不得与
,部门会议属非例会性质且需另行核给专项费用
的,应向上一级主管部门报批同意;属例会性质的,由本部门另行
提拟方案呈报总经理批准后执行。
会议计划与统筹。
凡总经办已列入计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排
新的临时行政会议时,会议召集部门应提前1天及时通知,并报请总
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经办调整会议计划。未经总经办同意,任何人不得随意打乱正常会
议计划。
会议安排的原则为:小会服从大会,局部服从整体,临时会
议服从例会。
各类会议的优先顺序为:公司例会、公司临时行政会议、部门会议。
因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
5. 3 会议准备。
会议通知遵照以下规定:
1、已列入月度会议计划表的周会议,月中无调整的,不再另行通
知,由各部门按计划表直接通知与会人;
2、属下列情况之一者,按“谁提拟,谁通知”的原则进行会议通知:
(1)未列入周会议计划而临时提拟的会议;
( 2)虽然已列入周会议计划,但需对会议议题、需准备的会议资
料、会务安排等作特别说明;
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(3)其它提拟人认为应另行通知的情况。
3、会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为与会人、会务服
务提供部门;
4、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会
议资料、会务安排等作特别说明的会议,应以会议通知单进行书面
通知;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议,主办部门还应编
制详细的会议计划通知相关部门。
会议的其它准备工作遵照以下规定:
1、会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇
报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)准备的
组织工作;
2、会务服务提供部门应提前做好会务准备工作,如落实会场,布
置会场,备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、
用品等;
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3、公司召开的公司级会议会务服务统一归口人事行政处负责。
4、部门会议需用公共会场的,应向会议室管理部门人事行政处书
面提出,由会议室管理部门人事行政处统筹安排。
会议组织。
会议组织遵照“谁提拟,谁组织”的原则。
会议主持人须遵守以下规定:
1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场,检查会务落实情况,做好
会前准备。
2、主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题
及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明。
3、会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行
适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,
以确保议程顺利推进及会议效率。
4、属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议作出结论。对须
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集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;
对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、
达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。
与会人须遵守以下规定:
1、应准时到会,并在《会议签到表》(详见附件)上签到。
2、会议发言应言简意赅,紧扣议题。
3、遵循会议主持人对议程控制的要求。
4、属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言。
5、遵守会议纪律,与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转
移至部门另一未与会人处,原则上不允许接听电话,如须接听,
请离开会场。
6、做好本人的会议纪录。
多个部门参加的临时行政会议原则上由总经理主持,总经
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理另有授权的,从店办授权。
公司周例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内,根据会
议进行情况确需延时的,主持人须征得与会人员同意。
主持人为会议考勤的核准人,考勤记录由会议记录员负责。
会议记录。