文档介绍：会议管理办法
第一章总则
为了加强成都远鸿集团公司(以下简称“集团公司”)和各控股子公司(以下简称“各子公司”)在重要事项上的沟通和管理,特制定本制度。
本管理办法适用于远鸿集团各种类型的会议,集团公司和各子公司遵照执行,参股公司参照执行。
会议召开应本着精简有序、高效、注重效果的原则进行,避免冗长低效。
第二章会议召集与通知
会议按不同级别和性质采用不同的召集办法:
集团公司或各子公司董事会会议按相关公司章程的规定召集。会议由董事出席,其他人员可根据会议议程由董事长指定出席或列席。会议一般由董事长主持,也可由董事长委托其他董事主持。会议由董事会相关人员负责组织落实会议通知、准备和记录;
集团公司总裁办公会议由总裁决定召集或经营层提议召集。集团公司经营层成员出席,其他人员可根据会议议程由总裁指定出席或列席。会议一般由总裁主持,也可由总裁委托其他经营层成员主持。会议由总裁办公室负责会议通知、准备和记录。各子公司层面的总经理办公会议按照同样的模式执行;
集团公司各部门或各子公司职能部门内部工作会议由各部门负责人召集并确定出席及列席人选,部门负责人指定内部专人负责会议通知、准备和记录。
会议通知的内容包括:会议的名称,议题,时间,地点,参加人(出席/列席),需准备资料以及通知方法和途径。重要会议应以书面通知的方法传达。
会议应于会议通知约定的时间召开,如议题改变、改期或取消,会议有关人员需提前通知,并根据本管理办法重新通知和布置。
第三章会前准备
会议准备包括议题议程、主持人、记录人、安排与会人员座次、将要下发的文件、有准备的发言、对会议进程的预测和对策。
会议场所提前布置,保持整洁,所需仪器设备提前到位并调试正常。
会场布置、会议材料、用品准备和会后处置由指定的会务人员负责,各种会议召开前集团公司总裁办公室/子公司行政人事部联系落实会议准备事项,几个会议同时进行的,由总裁办公室根据轻重缓急妥善安排,以免冲突。
第四章会议记录及纪要
会议记录员要在会议进行期间使用专用记录本认真记录,对会议进行全程或提纲式记录,对结论性发言做重点记录。需由与会人员在会议纪要上签名的,记录员须及时督促签署。
会议记录员要在会议结束后24小时内整理原始记录,形成会议纪要,交由会议主持人签发。会议纪要应统一编号、及时整理、规范格式和文字,按分级管理要求分发、存档、上报(也可通过电子邮件传递)。
第五章会议考勤、秩序、违纪、监督检查
与会人员应提前到会,不得喧哗,不得来回走动,不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会,应提前向会议组织者亲自请假方可,紧急情况可以口头请假。
迟到、中途离席者应轻声入、出席,尽量不干扰会议进行。与会人员应坐姿(站姿)端正,将手机关闭或调至振动状态,会议期间原则上不能接听电话,有重要电话须离开会议室接听,禁止交头接耳开小会。认真听取会议内容并做好记录。
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