文档介绍：活动策划完全手册
活动安全性
保持“通畅”
不要让客人“不知所措”
不要有“白白地等待”
特殊地体验
客户心中的“满意”
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1. 前期准备
初步策划和预算
初步策划和预算
活动的特点
活的时间点，以保证按部就班进行
工作单
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工作单好像是一本信息手册
必须保证你的客户看到的是最新修改过的工作单
工作单的开头应该是一分通讯录
让创意指导在中心区域能够与所有人联系
在活动结束后，你可以利用这份名单给相关人员写感谢信
工作单的信息应该是保密的
工作单的作用在于确认什么人做什么事
必须确保工作单上有任务的人必须能够在当天准时到达现场
活动开始前，必须让所有组委会成员回想一遍他们的职责
工作单
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避免活动冲突
选取一个好的日子是活动成功的第一个条件
一定要事先知道是否有其他活动和你的活动同时进行，并是否有冲突
节假日
当你在另外一个国家或者地区举办活动，一定要考虑到国际和当地的特殊假期
不要让你的活动与任何长假或者庆祝活动的时间相互冲突
选对日子最关键
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会议
要充分考虑到经销商的需求心理
新车和新产品发布会一般在秋季进行
筹款活动
客人和支持者是否同时在一个区域内
高端人士冬季一般将在国外待很长时间
奖励活动
你选择的时间是否对公司和个人都合适
是不是在传统的家庭团聚的时间里让大家参与活动
户外活动一定要考虑到季节和天气因素
一年中什么时候最适合
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会议、奖励活动
考虑到是否与与会者处理自己业务的时间相冲突
一定要保证与会者能够全身心的参加到会议之中
公司活动、筹款活动、特殊活动
举办活动的时间是在早上还是在晚上
什么时候开始，什么时候结束
活动要求着正装还是休闲装
如果与会人员从工作单位来，是否有时间更换衣服
志愿者是否有足够的时间来支持到活动
与会员工是都会携带家人
一天中某个时间或一周中的某一天
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主要的节日—清楚当地的和国际的主要节日
宗教庆祝活动—不要与任何宗教（当地主要宗教）活动冲突
学校假期—放假期间目标客人可能会出远门
大周末—很多人都希望在大周末能够好好休息一下
运动会—很多人是体育迷，也可以在活动中有所涉及
其他特殊活动—考虑到目标客户的特点和喜好，不要有和他们喜欢的事情冲突
其他考虑因素—需求量很大的东西，某个高峰期、舞会等等
日期选择
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3. 位置位置位置
地址的要求与选择
位置就是一切
找到最适合你活动情况的地点是最重要的因素
如果需要场地做出一些特殊的措施（停止营业等）考虑好预算
地点与活动
必须清楚在你的活动前这里安排了其他什么活动
开始和布置装饰会场的时间应该在合同上落实
如果在户外活动必须考虑到自然因素（天气、日出日落等）
如果你的活动需要移动地点应该考虑到交通和时差问题
位置的选择
地点与活动要求
策划时，应进行全面策划，必须清楚活动对地点的要求
根据你的活动流程，写出对活动地点和场所的要求
想象一下整个过程以便确定对时间和空间的要求
要不断的更新你的成本表，根据裱花增减项目
一定要关注你的供应商与合作伙伴，尽量提高他们的曝光度
地址的要求
活动
活动天数
当天流程



要求/预算
饭店与会场中心的区别
饭店举行能够便利的提供客房（如果需要住宿）
饭店举行节省了客人住所到会场的交通费用
饭店服务人员一般可以帮助搬运货物和布场
预算的控制
签订合同之前应该注意额外的费用
桌椅费用、宴会的额外准备、保洁费用、超时费用（计算方法）
与指定公司合作、水电费用
会场的特殊情况
是否隶属工会组织或其他组织、近期场地有无修正，是否存在劳资谈判情况
是否存在合同和工资的协商问题，是否存在其他影响活动的特殊情况
饭店和会展中心
租用会场的时间
租用时间一定要写清楚（包括超时）以放接洽人的变更
布置会场的时间
是否可以免费布场，或者有没有其他服务人员协助
如果需要收费，是哪些费用，包含什么服务
需要搬走/搬进场地物件
是否需要支付搬走物件的存储费用和其他费用
如果需要增加物件，是否需要支付其他费用
活动期间的服务
活动期间需要什么服务、服务的时间与标准或者是费用必须表明
常见问题1
场地可容纳的人数
控制场地人数不超标是会务组织的事情，不是场地提供者
分时/分种类邀请可以有效提高场地的利用率
场地的容量有时候取决于洗手间的数量，要合理搭配
区域划分情况
弄清楚什么事情能做，什么事情不能做，并通知与会者
弄清楚会场本身的情况，有哪些