文档介绍：1 中国供销集团南通国际棉花有限公司中棉集团南通棉花有限公司档案管理制度一、总则 1、为了规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。 2 、本制度适用于公司及所属各部门档案管理。各部门包括经营部、财务部、综合部、仓储部、设备部、安全办。 3 、本制度最终解释权归公司综合部办公室,综合部办公室负责本制度的修订完善。二、档案管理机构的设置及基本要求(一)档案划分及管理部门 1 、档案是指本公司过去和现在,在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。 2 、公司设立档案室,隶属于办公室,并设置档案管理员, 负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责,档案管理员必须严格履行职责。 3 、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级, 公司级档案应按标准规范进行分类, 有规范的档案编号和标签,并建立电子与纸张分类目录。 2 (二) 各部门资料管理 1 、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员,制定明确的资料管理员岗位职责, 规范部门档案管理, 对日常工作中形成的重要文件进行保管。实行部门档案与公司档案归口管理。 2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法, 实行统一的标准分类管理。 3 、资料管理员在归档期填写《部门档案移送清单》, 将资料移送至档案室。《部门档案移送清单》一式两份。(三) 档案归档期 1 、公司的归档资料实行“年度归档”制度。即每年二月份至四月为公司年度归档期,归档以前年度档案资料。 2、在档案资料归档期内,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。 3 、各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。三、档案分类(一)档案质量 1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写, 字迹要工整, 清晰, 封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。 3 2 、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。 3 、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。 4、档案盒表面为《档案目录》,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。 5、档案盒封面应注明立卷人,审核人,立卷时间。(二)立档 1、档案文件材料按照批复在前, 请示在后, 正件在前, 附件在后, 印件在前, 定稿在后, 重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。 2 、跨年度的请示与批复,有批复的在批复年立卷,无批复的放在请示年立卷; 跨年度会议文件放在会议开幕年立卷; 跨年度的规划放在第一年立卷; 跨年度总结放在最后一年立卷。 3 、档案文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前, 收文在后; 内部制发文件, 发文正稿在前, 依次为公文处理用纸,发文底稿。(三)密级 1 、绝密:一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害 2 、机密:一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害 3 、秘密:一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害 4 4 、内部资料: 一旦泄密会使公司利益遭受一般损害 5 、公开资料:公开有助于公司利益(四)分类 1 、公司档案按照部门分类,归集各部门的文件。大致分为以下几类: (1 )综合部:营业执照及各类证