文档介绍：Word长篇文档排版
引言
在写作长篇文档的时候,经常需要根据特定的格式要求对文档进行排版,使文章更加的规范、整洁、美观。Word是广为使用的文档排版软件,使用Word能够对文章进行专业排版,并且操作简单,易于使用。在实际排版使用中,有一套较为实用的排版流程,现总结成文,同时以Word2013为基础,对Word长篇文档排版中经常遇到的问题加以说明。
Word长篇文档排版的一般步骤为[1]:
1、设置页面布局;
2、设置文档中将要使用的样式;
3、制作各章标题;
4、设置页眉页脚;
5、正文中图片、表格和公式的自动编号及正文引用;
6、参考文献的标注及引用。
设置页面布局
基本设置
文档的页面页面布局是排版的第一步,利用它可以规范文档在使用哪种幅面的纸张,文档的书写范围,装订线等信息,设置文档的页面布局在Word2013的【页面布局】选项卡,如图 2 1。在图中1区可以分别设置页边距等信息,需要更详细的设置单击2区的右下箭头,打开【页面设置】详细对话框,如图 2 2。
图 2 1 设置文档的页面布局
图 2 2 页面设置常用选项
【页边距】选项卡中,可以根据需要设置上下左右边距及装订线位置,页边距各参数的含义如图 2 3,【纸张】选项卡中可以设置页面纸张类型,一般选“A4”即可,【版式】选项卡可以设置有关节的相关信息及页眉页脚的布局。
图 2 3 页边距各参数含义
让文字更清晰
长篇文档一般很多文字,年纪大的人阅读起来比较吃力,为使用文字更清晰,一般采用增大字号的方法,但效果并不理想,其实在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距,即使不增大字号,也能使内容看起来更清晰,具体步骤如图图 2 4。
图 2 4 设置文档网络让文字更清晰
定义文档中将要使用的样式
样式是文档中文字的呈现风格,通过定义常用样式,可以使相同类型的文字呈现风格高度统一,同时可以对文字快速套用样式,简化排版工作,而且,Word中许多自动化功能(如目录)都需要使用样式功能。对于常用的样式,还可以先定义到一个模板文件中,创建属于自己的风格,以后只需基于该模板新建文档,就不需要重新定义样式,让写作者更关注文档内容本身。
样式的设置
Word2013中已经定义了大量样式,一般在使用中只需要对预定义样式进行适当修改即可满足需求。样式的设置方法为,【开始】选项卡中,在需要修改的样式名上【右键】|【修改】,即可进入修改样式对话框,如图 3 1。在修改样式对话框中,可以修改样式名称,样式基准等,单击左下角的格式,可以定义该样式的字体段落等格式,常用的设置如图中序号所标,可以根据具体要求进行适当修改,其中,可以为某样式设置快捷键,以后只需要选中文字并按快捷键即可快速套用样式。需要指出的是,“正文”样式是Word中的最基础的样式,不要轻易修改它,一旦它被改变,将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。另外,尽量利用Word内置样式,尤其是标题样式,可使相关功能(如目录)更简单。
图 3 1修改样式
样式的保存与载入
所有常用的样式定义好以后,为避免以重复工作,可以将样式保存起来,一般的方法是保存到模板,方法为【文件】|【另存为】|文件类型选择“Word模板(*.dotx)”,重命名为一个自己熟悉的名字保存到适当位置。以后要使用这个模板,只需要双击该模板文件,即可基于该模板快速建立一个新文档,并且可以使用之前定义的相关样式。
制作各章标题及页眉页脚
带编号的多级标题
一般论文等长篇文档需要在各章节前加上编号,形如本文档标题结构,定义章节编号的功能可通过【开始】|【段落】面板中的按钮|【定义新的多级列表】打开定义新的多级列表对话框,如图 4 1。
1、在1处单击“更多”按钮,展开右侧面板;
2、在2处选中级别1;
3、在3处设置级别的编号样式;
4、在4处设置编号的对齐方式;
5、在5处设置级别1链接的样式为标题1;
6、类似设置好级别2,级别3等,一般到级别3即可,这样就能在开始面板上看到如图 4 2中定义好的带编号的多级标题,以后,只需要对标题文字应用相应的标题样式,即可自动编号。
图 4 1定义新多级列表
图 4 2 带编号的多级标题样式
小技巧:有的论文要求一级标题为“第一章……”,二级标题为“……”,这个可以在定义多级编号的时候,选择编号样式为“一,二,……”即可,但会出现图片题注中出现“”这样的别扭显示,一般的作法是在定义多级编号的时候仍然选择“1,2……”样式,并在标题1样式中将前面的编号设置为隐藏文字,然后手动敲上去第一章等字样,可解决此问题。
利用定义好的多级标题生成目录
很简单,【引用】|【目录】|【自定义目录】,打开目录对话框,如图 4 3。
图 4 3