文档介绍：根据保密原则需要,由行政部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码
3. 员工在所属部门目录下设立个人子目录
4. 员工不得私设电脑密码
(二) 传真机、复印机:
1. 由公司行政部统一管理与使用
2. 建立严格的使用登记制度
3. 未经许可,个人不得自行操作使用
(三) 可运用状态维护
行政部负责电脑、传真机\复印机的检查、保养和维修,保证设备的可运用状态
五文书作业
(一)打印
1. 经理、各部门主管交由行政文员打印之文函、文件,需填写《文书委派单》,并标明文件之性质,如传真、公函、内部文件及保密级别,急迫性程度由行政文员根据其缓急确定先后秩序。
2. 打印完毕后行政文员先行校核并于《文书委派单》上签字,转交委办部门之经办人校核、签字
传真、公函行政文员须复印存档(参见收发文流程)
文书处理过程中,未经同意行政文员不得将受托文书传阅他人
文书作业流程
总经理/主管
文书委派单
文书委托
登记
行政文员
保密标志
文书委派单
委办校核
(二) 复印
1. 公司复印作业由行政部文员统一执行
2. 一般文件由各部门委托人员口头交托行政文员
3. 客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件,需填写复印委托单(文件名、秘级、用途、装订要求等)经高级主管批准后执行复印
行政文员于复印、装订作业后,须填写复印装订登记表(日期、内容、页数、
批准人、保密标识等)
复印流程
各部门
复印委托单
复印委托
核准
复印装订登记
行政文员
保密标识
各部门
六收发文
文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。公司的每一位员工都负有文件管理的责任或义务。
本公司对外文件之收发的责任者为指定专人----行政文员统一办理,她是各级文件管理的直接承担者。附《收、发文登记表》
行政文员在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记,并在公文上附“公文处理单”,分送有关部门或人员传阅承办,同时请传阅人或承办人在“收文签字簿”上签收,行政文员对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果,并对文本进行复印和留档。
公司的各类文件均属内部机密文件,行政文员不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任