文档介绍：商务函电的写作技巧
——以外贸业务员
岗位为例
郑婷
（浙江工商职业技术学院国际交流学院应用英语0621）
[摘要]随着世界经济一体化步伐的加快，国际贸易不断发展，商务函电成为了国际商务交往中必不可少的联系工具。因此，写好商务函电withyou.
Atpresentweareinterestedinyourelectricgoods,
attached,andshallbegladtoreceiveyourlowestquotationASAP.
Wearelookingforwardtoyourreply.
Yoursfaithfully,
SalesManager
（选自檀文茹徐静珍编著的《外贸函电》）
我们有以上可以清楚地了解到，这封是进口商介绍自己的信函。它首先是自我介绍，接着明确提出了写信目的：自己的要货要求和希望。这些都显示了函电写作目的明确的，内容清楚的特点。
（二）用语简洁，准确
所谓一封简洁的商务信函，就是用最少的语言表达你想说的话，强调主要内容。例如"Weherebywish
toletyouknowthatwefullyappreciatethetrustyouhaveinus."
这其实是相当啰嗦的表达方式，这句话实际上就是要感谢你方对我方的信任，因此，我们其实可以
保留主要的信息，去掉不相关的材料，修改后的简洁表达式为：
"Weappreciateyourtrustinus."
在掌握了这些的同时，我们还要避免不必要的重复，以及老套的，不必要的表达方式等，用语准确。
例女口unexpectedsurprise就等于说surprisesurprise，因为unexpected就含有surprise的意思。这
样反复说同一件事，就显得啰嗦、枯燥。
例如，去掉老套的、不必要的表达方式：
老套的表达方式
自然的表达方式
Asper
Asstatedabove
State
Underseparatecover
Pleasefindenclosed
As,accordingto
Asl[have]said
Say
SeparatelyEnclosedis/are
当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等，尽可能做到准确。这样会使交流的内容更加清楚，有助于加快事务的进程。
（三）礼貌委婉，语气恰当
在你写信时，你要告诉对方你是礼貌的，你很在意并且体谅他们。即使是处理商务纠纷的信函时，你很生气时，也要注意发脾气这种方式并不会帮你达到沟通的目的，要保持冷静，注意礼貌，以理服人。
礼貌性表现在句法上便是，如：Wehavethepleasureofintroducingourselvesas...（很荣幸地向你方作自我介绍，我方是…）而在词汇方面则是礼貌惯用语的使用，如please,honor等。
熟练的沟通者会自然地用第二人称代词you/your，而不是第一人称代词l/we/us/our。不管我们的目的是提供信息、增加友谊还是说服别人，最能打动人的词就是you/your。对比下边的例子：
（1）Ourwarrantyforyoubecomeeffectiveonlywhenwerece