文档介绍：行政公文的写作
2010年10月
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一、公文的概念
广义的:指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料。
它包括以下三类:一是行政机关公文,又称法定公文。
二是事务文书,又称常用文书。这两类文书均有较强的通用性,适用于不同的行业领域,所以合称通用文书。
三是专用文书,如财经应文书、法律文书、公关文书、生活文书等。
狭义的:专指国务院2000年8月24日发布的《国家机关公文处理办法》列出的13类公文。有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
它是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
二、公文的特点
(一)法定性法定机关制发的有法定的权威性和约束力。
(二)政策性内容必须完全符合党和国家的各项方针政策,
(三)实用性每一份公文都有具体的制发目的和公务职能。
(四)时效性公文的制发和实施有严格的时间要求,效用也常常有时间的限制。
(五)规范性从文种名称到行文关系,从制发程序到构成体式,国家有关部门都做过严格规定。公文的撰稿人不得随心所欲的写作。
三、公文的分类
按照行文关系和行文方向分类可将公文分为上行文、平行文和下行文三类。
上行文:下级机关向所属上级机关呈送的公文,主要有报告、请示。
平行文:向同级机关或不相隶属的机关送交的公文,主要有函。
下行文:上级机关向下级机关发送的公文,主要有命令、决定、通报、通知、批复等。
四、公文的构成要素
《国家行政机关公文格式》将公文的构成要素划分为眉首、主体、版记三个部分。
眉首部分
又称文头部分,由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人诸要素构成。
主体部分
又称行文部分,通常由公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等构成
版记部分
又称文尾部分,通常由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间、反线等项目组成。
眉首部分
发文机关标识
又称版头,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成。如,国务院文件、××市人民政府文件等。
发文字号
简称文号,又称公文编号,是发文机关同一年度公文排列的顺序号,由发文机关代字、年份和序号组成,如“国发〔2007〕2号”。
签发人
在上行文中,要标识签发或会签公文的机关领导人的姓名,平行排列于发文字号右侧。
主体部分

(1)发文机关名称、发文事由和文种组成
如《国务院关于大兴安岭特大森林火灾事故的处理决定》
(2)发文事由、文种两个要素构成
在冠有红色版头的文件中比较常见。如,在“国家教委办公厅文件”的版头下《关于印发〈教育类公文主题词表〉的通知》。
(3)发文机关名称和文种构成
在公开发布的公文中比较常见,如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》
格式红色反线下空2行,用2号小标宋体字,成一行或多行排布,回行时要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
标题中一般不得使用标点符号书名号只限于引用法规、规章名称

是负有公文处理责任的受文机关
上行文一般只写一个主送机关,如果还有其他机关需要掌握有关情况应以抄报的形式发送公文。
下行文有多个主送机关,要合理排好顺序。
涉及多个主送机关,其内部用顿号将其隔开,如果涉及不同的机关,而同一类机关又分为两个以上的机关,可分别用逗号、顿号将其隔开。例如:“全国人大各专门委员会,全国人大常委会办公厅、法工委:”。
格式标题下空一行左侧顶格用3号仿宋体,回行时仍顶格,最后用冒号。

这是一份公文的核心部分,公文质量的高低,能否产生应有的效用,主要取决这部分。拟稿人的工作能力和文字水平也主要体现在这部分的撰写中。
在一份比较复杂的公文中,正文包括开头、主体、结尾三部分。
格式开头空2格。

是附在主件之后,对文件内容起说明和补充作用的文字材料,
格式正文下一行左空2字,用3号仿宋体标识“附件”二字,标冒号和附件名称

公文上标注的成文时间应以机关负责人签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关负责人的签发日期为准。
格式要用汉字标注,并将年、月、日标全,零写为○.位置右侧空4格