文档介绍：人
事
行
政
管
理
制
度
三和自选商场有限公司综合部(总经办)

第一编
行政管理制度
第一章文件管理制度
第一节总则
一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。
三、公司全体员工都应发扬解放思想、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。
四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由综合部统一发放、传递、用印、保管和立案归档。
第二节文件分类
一、规定。发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用“规定”。
二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。
三、通知。转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用“通知”。
四、通报。表彰先进,批评错误,传达重要信息,用“通报”。
五、请示、报告。向上级请求批示与批准,用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”。
六、批复。答复请示事项用“批复”。
七、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用“会议纪要”。
第三节文件格式
一、文件一般由标题、发文单位、发文字号、发文时间、签发人、核准人、密级、紧急程度、正文、附件、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。
二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。
三、发文字号包括代号、年号、顺序号。
四、公司发文代号分为两种:①“总(特、综、财xxx)字”、②“店(xxx)字”。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力(门店发文除外),对外发文应代表公司的整体意志。
发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。
五、文件必须盖章或签字。
六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。
七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。
八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
九、发文单位必须注明全称。
十、多页文件应标明页码。
十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。
十二、文件纸一般使用A4或B5型。
第四节收文
一、收文一律使用《三和企业xx分店文件收阅单》。
二、外单位来文均由综合部指定专人收文,并统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。
第五节办文
一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。
二、办文由综合部统一安排,包括文件的分送、传递和催办。
三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。
四、文件的催办由综合部负责,防止漏办或延误。
五、严格按照时限要求完成。
六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。
七、文件办理完毕后,统一交由综合部指定专人保管、立案归档。
第六节发文
一、发文一律使用规范纸张,即A4或B5型。
二、发文程序如下:
公司内部发文:
拟稿人→部门经理核准→综合部统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案
对外发文:
拟稿人→部门经理审核→总经理核准→综合部统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案
第七节其他
一、时限要求:
1、特急:限4个工作时内完成。
2、急:限8个工作时内完成。
3、平:限16个工作时内完成。
二、文件的保密要求:
1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。
2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。
3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。
三、文件立案归档按照《档案管理制度》执行。
第二章档案管理制度
档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法,各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。
第一节档案范围
公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立案归档。
其中,文件包括:规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。
第二节档案分类及编号
一、档案按其内容及关联部门可分为五大类:
1、行政类
2、财务类
3、人事类
4、业务类
5、工程类
二、机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。
三、档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。
四、归档后须