文档介绍：word
南京农业大学办公自动化系统(xìtǒng)
需求(xūqiú)说明书
〔第一(dìyī)局部(júbù)〕
编制人员：
杨红兵
编制部门：
金智教育
审核确认
金智教育
南京农业大学
签字：
日期：
发文签发：拟稿部门秘书将文件送给会签部门电子公文秘书，再由相应会签部门电子公文秘书将文件送给本部门领导审签。相关部门领导填写部门会签意见，修改文稿并保存修改痕迹。
文件发送：将文件发送到各部门相关人员。
意见查阅：只要流转过程中用户都可以查阅文件处理过程中别人签署的意见。
版本保存及查阅：可以保存及查阅发文正文的各个历史版本。
文件查询：通过各种条件组合，实现查询。
全文检索：通过模糊查询的方法在发文文档中〔不包括正文和附件〕进展全文检索。
流程跟踪：自动跟踪并显示文件的流转过程，可以查看流转的情况，文件流转时间，经手人，执行的操作，将要执行的操作。
发文传阅：校级秘书可以将文件传阅给校领导或相关部门电子公文秘书，各部门电子公文秘书可以将收到的发文传阅给本部门的相关人员。
自动编号：文件每年度按机关代字的流水自动进展编号，其中机关代字，系统提供可以维护功能。各部门的机关代字与各部门绑定，发文编号在各部门领导审批通过后由各部门电子公文秘书完成，各部门只能按自己部门的机关代字进展编号。
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签署意见：各部门秘书没有签署意见的权限，校领导、办公室主任、各部门负责人相关(xiāngguān)环节有签署意见的权限。
电子签章：流程中有用印权限的人员(rényuán)可以在正文〔Word〕文件加盖电子(diànzǐ)印章的功能。加盖电子印章(yìnzhāng)的Word文件不可再修改。如实在要修改，需要将文件撤消印章后才可再修改。修改完后再重新加盖电子印章。
模板(múbǎn)定义：管理员可自定义各类公文的红头模板，包括文件内容格式和排版格式。模板制作使用Word文档，方便易用。
发文登记簿：对于办理完成的文件，系统提供发文登记簿方便统计查询。
流程收回：供发送人收回已经发送的发文，防止由于接收人外出或有事的情况下延误发文过程。收回功能必须在提交的下一步处理人未将文件提交至下一环节时才可以使用。
返回功能：可以通过返回功能把该文返回到文件已流转的任意一个节点。
流程跟踪：自动跟踪并显示文件的流转过程，可以查看流转的情况，文件流转时间，经手人，执行的操作，将要执行的操作。
流程催办：流程管理员可以查看到所有在办的文件状态，流程管理员可以手工对相关文件进展催办。每催办一次，当前处理人会收到收到一条待办事宜提醒，并且待办事宜标题前会有“催办〞的字样。
文件(wénjiàn)转办：如果文件(wénjiàn)的当前处理人由于出差、休假等原因，不能及时处理待办公文〔事先(shìxiān)未作授权〕，为了保障(bǎozhàng)整个流程的流转畅通，流程管理员可以文件转给其他人处理。
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流程(liúchéng)定义：管理员可以对流程进展定义，可自己定义多个发文流程，如行政发文、党委发文等。可定义单独每个流程的发启权限、流程的管理监控权限、流程的默认查看权限等。
学校发文流程图如如下图：〔将图中的部门会签改为部门会核，图中的校办两字去掉或者改为两办〕
部门发文流程图如如下图：
工学院院办发文流程图如如下图：
工学院党办发文流程图如如下图：
工学院部门发文流程图如如下图：
收文管理〔校外来文〕
收文管理主要对学校收到的外来文件进展收文校办登记、主任拟办、校领导阅批、下发、归档、查询等功能。用户在登记收文的时候，首先需将纸质文件扫描。用户流程可以自行定义，文件按系统设置好的流程正常流转。用户可以查看、打印文件的流转过程记录〔包括办文的通知时间、办理时间、办理结果、意见、以及领导批示意见等〕；并对文档进展实时监控；主办和协办部门在网上的填写意见；同时系统对于文件的权限有严格的限制。
收文管理的主要功能组成如下：
收文(shōuwén)登记：机要员进展(jìnzhǎn)收文(shōuwén)根本(gēnběn)信息(xìnxī)和内容的录入。对于接收到的文字材料，可以通过扫描仪先扫描成电子格式〔PDF格式〕，然后通过文件引入的方式引入到系统中。登记内容包括文件标题、
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主题词、来文单位〔可选〕、来文字号、份数、收文类别〔可选〕、收文号〔格式为：校收[年份]+流水+号〕、来文日期、收文日期、登记人、办理期限、紧急程度〔可选：选项有“一般〞、“紧急〞、“加急〞〕、来文原文、备注。其中收文日期、登记人系统自动生成登记人员可以再进展修改；缓急提供选择功能，选择项为一般、急件、特急；
收文编号：编号规如此为按收文类类别年度流水、系