文档介绍：对电子文件归档与管理的几点认识
[摘要]在电子信息技术广泛普及的现代化办公条件下,对电子档案进行规范化管理显得越来越重要。加强对电子档案的归档管理工作,必须要转变观念,加强认识和日常管理,逐步实现档案资源数字化、服务网络化、管理规其次,从手工作业转变为计算机自动编目、电子检索、自动标引、自动统计等。
二、电子文件的独特作用
(一)改变办公方式,提高办公效率
电子文档与纸质文档比较有其独特的优势,作为高科技产物,随着计算机网络、通讯、多媒体等技术的迅速发展和广泛应用,使得“办公”远远超出了办公桌的范围,利用现代技术可以在网络上进行文件的制作、传递、处理和归档,实现办公自动化和信息化。使用电子文件不仅仅在文件存在方式上发生了根本变化,更重要的是从更本上改变了办公的方式,提高了办公效率。
(二)促进文档一体化的实现
利用计算机网络可以对电子文件从生成到归档进行一系列操作,统筹安排文件处理与档案工作,大量减少重复作业和滞后作业,使二者在网络系统中实现无缝对接,从而实现文件一次输入和多次、多途径输出,达到文件与档案资源的优化管理和最佳利用效果,使文件工作和档案工作成为一个有机体,实现了真正意义上的文档一体化管理。
(三)集成多元化信息
运用多媒体技术,将图、文、声合成在一个电子文件之中,真实地保存和再现历史演变的原貌。
(四)实现高度的信息共享
在电子文件的生成和处理中,可以借助计算机的高速处理信息能力,通过多种途径实现快速检索,可以实现全文检索和远程检索;借助计算机网络可以使不同地点的人员同步协作,也可以使电子文件的利用者不受时空、孤本和人数的限制,由系统软件来操作,节省人力、物力,实现了多角度、全方位的高度信息共享,这是计算机网络的最大优势,为档案利用者提供了准确、方便、快捷的信息。
三、电子文件的归档
根据《电子公文归档管理暂行办法》规定,电子文件形成单位应指定有关部门或人员负责单位的电子文件归档工作,将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文件的处理程序和相关人员的岗位职责之内。电子文件归档应从三方面抓起:
第一,电子文件在归档前应由文件的形成部门按照规定确定文件的归档范围,执行保管期限的划分,对电子文件归档进行全面、认真地检查。在内容方面,检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠,是否最终稿本;电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容是否一致;软件与文本是否一致等,确保电子文件的真实性、完整性、有效性及密级性。
第二,在进行电子文件归档工作时,应对电子文件硬件环境和软件环境的有效性及有无病毒感染、归档电子文件载体的物理状态、读出信息的准确性、记录信息格式的规范性与完备性进行检测。
第三,电子文件归档分为逻辑归档和物理归档两种形式。逻辑归档是指在计算机网络上进行,不改变原储存方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程;物理归档是指把电子文件按照一定规律集中下载到可脱机保存的载体上以后再向档案部门移交的过程。电子文件在归档前要按本单位的档案分类方案进行系统整理,同时,按照保证真实性、完整性和有效性的要求,补充电子文件特有的著录项目和其他标识,将著录结果制作成电子目录和纸质目录。
四、 制约电子档案实现的因素
第一,档案电子化改