文档介绍：办公室内务管理方法
一、院办 处理
㈠接
时必须问清单位、姓名，重要通话内容应做好记录，并提出拟办意见。
，应问清对方单位并记录部门、姓名、电文，然后及时报告院办主任，转有关领导。
来
办理部门或人员
催办情况
备注
山东外贸职业学院会议管理方法及组织程序
一、学院大型会议的筹备
㈠大型会议的类别
学院大型会议包括党代会、教代会、校庆、团代会、经验交流会等。
㈡会议的组织与筹备
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会前组成秘书班子，分设文字组、行政组、组织组、宣传组和保卫组。总称会议秘书处。
①文字组，负责撰写工作报告、决议、决定草案、会议总结报告的初稿、会议典型的选择、发言稿等，安排日程表及文稿打字、校对、印刷、装订、分发、印发大会手册、简报、文件袋、发言目录、会议名单等。
②行政组，负责印制会议代表证、列席(特邀)代表证、工作人员证、会议通知、安排食宿、医疗、车辆、会场、文娱活动等。
③组织组，负责印制选举名单、选票、准备票箱，起草选举主持人主持词，组织实施选举等。
④宣传组，负责新闻报道、会场音响，书写并张挂(贴)会标，散发会议宣传材料，注意调查研究，使会议更具有针对性。
⑤保卫组，负责会议的平安保卫工作。
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①预案制定，即拟定议题内容、会议规模，向主管部门报送召开会议的请示、起草会议预算、发出会议通知和向来宾发送请柬等。
②会场布置，主席台座次要事先标明或印知名单表，并通知有关人员。同时准备好会场音响、照明设施、应用的国歌等录音带、通风保暖、场地划分、进出路线等。
③议程安排，秘书人员应根据初定的议程拟出日程表，应注意安排好食宿、车辆、医疗、保卫、文娱活动等。
④文件准备工作，起草开、闭幕词、工作报告、决议以及会议须知、作息时间表等。
⑤其它，如准备入场卷、代表证、工作证、投票箱、选票，以及发奖仪式、集体摄影等活动的组织工作。
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应重点检查：文件材料、会场布置、主席台、音响效果、平安保卫、出席人员的落实等情况。
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①安排好会议时间、用车、行车路线、停车地点、来宾住房；
②接待报到、登记；
③安排来宾伙食、文娱活动，协助主席团或主持人及时掌握会议动态，主要是大会报告之后各组的反映；
④整理代表的提案、批评、建议，送交大会研究处理；
⑤协助主持人组织确定大会发言，做好大会决议、决定、规定、条例等文件的修改工作等。
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①根据会议情况写出会议纪要，编发新闻报道稿件；
②总结会务工作，撰写会议日志；
③安排院外代表的离校，假如是省外来宾应提早了解登记其返程日期，并代购车、机票；
④各类文件该归档的归档，该收回的收回。记录要及时整理、承办、交办、转办、催办，特别是教代会的决案、提案的办理工作，应将有关文件及时归口分类办理。
二、学院党、政工作会议
㈠会议的种类
学院党、政工作会议一般有：
、党政联席会议、院长办公会议。会议内容一般为讨论决定学院的重大开展、改革、增减机构等重要事项；
、教师职称评审委员会等会议。会议内容一般为研究咨询审议学院的校务、教学、科研、教师职称等方面的重大问题；
(处长)工作会议。会议内容一般为传达上级文件或会议精神，布置和研究系、处的工作；
、院长分口召开的专门性会议。会议内容一般为研究或解决某方面的专门问题，或协调处理某些具体问题；
。内容一般为了解信息、调查研究，处理一些基层的实际问题。
㈡会议的组织工作
学院每周主要会议(活动)安排的程序
①党、院办每周五下午下班前向党委书记、院长征集下周所要召开的会议内容、要求，提出下周会议安排意见。
②落实会议地点，通知有关人员出席会议。
㈢会议的准备工作
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一般由党委书记、院长或其他院领导提出议题，另外也可由院办将各职能处、系需提交会议讨论决定的问题进展审查提出建议。各职能部门必须在每周五前将本部门需要在党委会、院长办公会议上讨论的问题，书面提交党办、院办。注意：
①对所提议题，有关系、职能部门是否按要求履行完规定的程序；
②对所提议题，有关职能部门是否提出处理意见或建议(有争议的问题最好提出两项或两项以上的方案供领导抉择)；
③重要议题是否经有关咨询机构论证并提出方案；
④主管院长是否同意所提议题在这些会议上讨论。
手续齐备前方可排入会议议程。
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由各职能处、系提交上会讨论的问题，假如需人手一册，一般应由各职能处筹办，院办文书督办。需会议上研究的文件，如学院规划、年度工作方案、院长工作报告、