文档介绍：酒店采购部采购程序
高星级酒店
制度与标准作业程序编号： FD/PRO/002
内容：采购程序
部门：采购部
生效日期： 2006年 1月 1日批准：
之《印刷品报价单》（表格 ACF025），作出成本分析，以便采购部比价和成本控制的价格检查。
请购单
经采购部经理核准后，报财务总监与总经理批准的请购单方可落实采购，才可向
供应商发出定货通知。
对于在审批流转中的请购单应建立收、发登记记录，对已完
成采购任务的请购单应注明完成日期，并妥善保管。请购单一式四份：
第一份采购部（白色）
第二份应付款（红色）
第三份收货部（黄色）
第四份请购部门（绿色）
采购合同
除巨额采购或需供应商保证对某些资源作长期或稳定供应外，一般情形不需定立采购合同。
定约前，按一般程序申请，试样、报价、比价与审批。采购合同由财务总监与总经理签订后交采
购部执行，我方合同三份，采购部自留一份，一份交收货部作为收货依据，另一份交财务部，另
复印一份交申请部门存档。凡采购合同规定供应商分期送货者，采购部负责督促通知对方按期送
货。
现金采购
采购部须建立足够的采购渠道，了解市场情形与变动，保证酒店所需物资的供应不断。原则上供应商均采用月结形式支付货款。但对于某些非经常性而金额在人民币壹佰元以下的杂项采购，可以用采购部备用金支付。采购员须定期进行报销以维持备用金，报销前所有收货记录与发票须通过应付款会计审核。
凡属于非实物之请购单或合同，申请部门无须办理验收记录即可送财务部办理付款。
遇特殊情况，如本地市场缺乏之货品，或供应商提供之货品与价格或质量偏高或不稳定，
影响酒店营运时，总经理或财务总监可决定运用现金于本地或外地市场先行购买，直至情况改善。
2、注意事项
供应商之报价经审批落实后，如因特殊原因需调整价格者，需取得供应商书面调价通知，
由采购经理批示意见后呈交财务总监与总经理认可后方可执行采购。
供应商若不能如期送货，采购部须跟进原因，通知请购部门并与供应商重定送货时间或取消请购单。如属取消请购单，采购部须向请购部门及收货部收回请购单，将整套单据盖上作废章，注明取消原因，完整保存以便翻查。
采购部员工须经常了解市场情形，通晓供应渠道并作价格比较，对酒店常用物料的品质具
备相当认识，以便于对供应商及物料取舍的判断，提高工作质量。采购部负责不断引进符合酒店对物料质量、价格、服务等要求的供应商，为酒店拓展货源，惟供应商之取舍均须取得财务总监与总经理的核准，采购部不得私自更换供应商。
为便于采购部档案管理工作，采购部须对全部有业务往来的供应商进行编号并建立档案及
供应商登记本。
3档案管理
供应商编号档案
为每家供应商进行编号并建立“供应商资料卡”（ ACF022），内存供应商基