文档介绍：项目沟通管理
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1. 重要性
沟通是指人际之间传递和沟通信息的过程，对于项目取得成功是必不可少的，而且也是非常重要的。沟通的主旨在于互动双方建立彼此相互了解的关系，相互回应，并期待能经由沟通的行为与过程相互接纳及达成共录、外部信件
正式书面(项目章程或管理计划)
非正式书面(工程师笔记、备忘录)
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沟通方式的选择
当需立即采取措施时，书面和口头沟通是最好的方法
当解决争端或批评某一团队成员时，非正式口头沟通比较合适
大约55％的沟通是非语言沟通
体态语言、面部表情和声调在沟通中起着重要的作用
开放式问题问“什么”与“为什么”，这类问题可以促进沟通。
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有效聆听
沟通是两面的：说和听
沟通的核心是理解：不仅需要被理解，而且还需要理解
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有效聆听的常见障碍
假装聆听
注意力分散
偏见和固执
缺乏耐心
急于得出结论
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提高聆听技巧
集中精力听
积极主动地聆听
提问
不要打断
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沟通场合
会见
演讲
会议
谈判
调查
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常见问题及处理
早沟通、主动沟通，把握沟通原则
项目实施中最怕沟通得晚，问题暴露得迟。我们通常会由于在最后时刻才得知坏消息而感到愤怒和沮丧，因为这样已经来不及适应变化了的情况。比如客户提出的一些需求，我们的项目组实现起来非常困难，或者目前阶段难以解决，但项目经理只是一昧地承诺，将实情隐瞒下来，并未想办法解决，这样到项目的后期客户还是发现有较多的承诺未能兑现时，将非常的不满。导致项目的验收都会遇到较大的阻碍。
尽早沟通、主动沟通说到底是对沟通的一种态度，对于异于寻常的问题，特别是责任不在于已或责任真空的问题，不能够例行性提交反映就算了，由于角色不同，对同样问题各人理解不同，特别是决策层，对技术性问题可能敏感度和理解度都不够，如不进行主动和进一步的沟通，问题很可能就摆在一边，如果等到事态严重了再翻出这个问题，也许解决问题最好时机就过去了。沟通中积极、主动的态度，实践证明是非常重要的。
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输出件及发布。
会议纪要--项目组内部，知会到接口人，抄送部门经理。
评审会议输出件 – 放到配置库，知会项目组内部和接口人，以及有依赖的其他开发部门。
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成果的跟踪和执行。
会议产生的有效成果，包括遗留问题，需要整理成相应的跟踪文档，安排相关人员跟踪。
跟踪人负责跟踪执行情况，及时报告相关人。
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常用沟通方式和沟通工具
日报、周报、月报。
项目组内部通告。
会议纪要。
邮件、公司内部RTX、OA（公司内部通报）。
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日报
项目组成员和PM向上一级汇报每天的工作情况，进度，困难，需要的资源。
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周报
新入职员工和PM，汇报一周的工作进展和遇到的困难。
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月报
新入职员工，汇报一个月的工作进展和遇到的困难。
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项目组内部通告
PM负责向项目组成员，接口人，上一级领导和客户，通报项目的优秀实践，红黑事件以及项目进度和风险。
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会议纪要
主要是各种形式会议产生的会议纪要，要求必须整理放配置库，知会相关干系人。
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其他共同方式
邮件、公司内部RTX、OA（公司内部通报）。
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项目会议类型
晨会
周例会
解决问题会议
技术设计评审会议
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晨会
由项目经理主持，项目团队成员、客户参加。
主要由项目组成员汇报项目个人负责部分进度情况（是否有困难）。
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周例会
由项目经理主持，项目团队成员、客户参加
定期召开，每周一次
目的：通知项目进展情况、找出问题、制定行动方案
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解决问题会议
当项目团队成员发现存在的问题或潜在的问题时，立即与其他有关人员召开解决问题会议
目的：寻找好的解决问题的方法
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步骤解决问题法
Step 1： 描述问题
Step 2：找出问题的潜在原因
Step 3：收集数据并找出最可能的原因
Step 4：找出可能的解决方案
Step 5：评价可行方案
Step 6：确定最佳解决方案
Step 7：修订项目计划
Step 8：实施解决方案
Step 9：确定问题是否得以解决
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评审会议
对于包括设计阶段的项目，需要一次或更多次的技术设计评审会议
目的：确保客户同意或批准项目承约人提出的设计方案
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如何使会议有效—会前
确定会议是否真正必要
确定会议的目的
确定谁需要参加会议，说明会议目的
事先将会议议程表分发给被邀请者
准备会议材料
安排会议室
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如何使会议有效—会中
按时开始会议
指定记录员
评论会议的目的和议程表
督促而不是支配会议：项目经理不必主持所有讨论，而应让其他参加者主持相应主题的讨论
在会议结束时总结会议成果
不要超过会议计划召开的时间
评价会议进程：会议有效性检查