文档介绍：The Standardization Office was revised on the afternoon of December 13, 2020
公司文件管理规定
档案管理制度
名称
档案管理制度
借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过一周。借阅的档案要妥善保管，不得遗失。
第六章电脑档案的管理
第二十条所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作
人员专用文件夹，使用电脑的工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
第二十一条各部门主管为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本部门的电脑按照登记存放区域进行检查。
第七章档案的鉴定与销毁
第二十二条行政部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
第二十三条档案鉴定工作由行政部主管主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
第二十四条需销毁的档案材料由鉴定小组审定，并经公司领导批准后，方可销毁。销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
第八章各部门档案保管员职责：
第二十五条了解本部门的工作业务，掌握本部门资料的归档范围，做好本部门档案资料的日常归档工作。
第二十六条认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件档案平时收集归卷，分类保管，并于每季度最后一
天以前将上季度办理完毕、批复存档的文件材料整理、立卷，向行政部提交备份。
第二十七条承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，办理好档案借阅登记手续并及时清点、催办文件的借阅情况。
第九章各部门档案管理
第二十八条行政部日常档案管理
（一）归档范围
1、公司日常行政文件：日常通知、备忘、报告、批复、会议资料、外来文函等。
2、公司管理制度：公司运营、行政、财务、业务管理制度、公司章程、实施细则、程序文件等。
3、公司人事资料：人事结构、录用考核文件、任免文件、员工花名册、薪资结构、奖惩记录、保险计划、劳动合同等。
4、公司图书、杂志：公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志。
5、行政办公设备档案资料：说明书、合格证、三包凭证、维修记录等。
6、宿舍管理文件：住宿人员登记、宿舍设备登记、宿舍纪律文件等。
7、其他部门文件档案备份。
（二）公司日常行政文件及管理制度由行政部统一编制，经上级领导批准后进行签发。行政部根据文件签
发份数进行复印后发放给各部门，并填写《会签单》，收文部门需在《会签单》上签字确认。
（三）于每季度最后一天以前督促各部门上交需要备份的档案资料。
第二十九条财务部日常档案管理
（一）归档范围
1、公司财务资料：各类总、分帐册、报表、单据、凭账、付款申请、工资单等。
2、公司法律文件：营业执照、组织机构代码、税务登记证、验资报告、审计报告等。
3、客户服务合同、协议：与银行的合同、各部门涉及金额的合同及协议等。
4、收文：收到的其他部门发文。
（二）公司财务资料按要求装订成册，妥善保管，涉及保密的，严禁他人随便翻阅。
（三）公司法律文件要及时送去年检，借阅时需经财务经理同意办理借阅登记后方可借出。
各部门涉及金额的合同及协议原件交财务部保管，未经财务经理同意严禁外借。
第三十条营销部日常档案管理
（一）归档范围
1、公司宣传资料：公司介绍、业务流程介绍、产品介绍及宣传画册等。
2、公司经营战略规划：客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销战略、实施计划及结果等。
3、公司客户档案：合作客户的完整档案，包括服务过程中与客户沟通产生的往来函、协议书、合同书、客户资料以及潜在客户的相关资料等。
4、销售数据文件：每日、每周、每月、每季度、每年销售报表，数据分析等。
5、业绩考核文件：业绩考核标准、员工业绩提成等。
6、会议培训资料：部门会议资料、内部培训资料、外出学****参展、考察带回的资料等。
7、行业资料：同行业服务成果、产品资料等。
8、收文：收到的其他部门发文。
相关说明
编制人员
审核人员
批准人员
编制日期
审核日期
批准日期
档案管理制度
名称
档案管理制度
编码
yv-rr-dagl
版本
页次
2/5
修改状态
0
（二）公司客户档案、经营战略、销售数据属于公司机密文件，严禁他人随便翻阅，内部人员借阅需
经营销总监同意办理登记后方可借出。
（三）与客户涉及金额的合同及协议、业绩考核文件需交一份原件给财务部备案。
第三十一条水晶部日常档案管理