文档介绍：对新修订“归档范围和保管期限”的初步认识
李维瑜 判断机关文件材料是否属于归档范围、确定归档文书档案的保管期限是整理工作的最早最基本的环节,也是国家档案资源建设的基础性工作。国家档案局从1999年开始启动对1987年国家档案局印发对新修订“归档范围和保管期限”的初步认识
李维瑜 判断机关文件材料是否属于归档范围、确定归档文书档案的保管期限是整理工作的最早最基本的环节,也是国家档案资源建设的基础性工作。国家档案局从1999年开始启动对1987年国家档案局印发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》、《机关文件材料归档和不归档的范围》三个业务文件的修订工作。经过7年反复慎重研究,终于以“国家档案局令”的形式发布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,并作为行政规章执行。“规定”是新时期机关档案工作的一项重要基础业务规范,对于各级机关文件材料的流向和档案的处置,合理配置各级国家档案馆的馆藏结构具有重要指导意义。
新旧“规定”的比较
1987年国家档案局修订1983年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》,与《机关档案工作业务建设规范》、《机关文件材料归档和不归档的范围》一起作为几个业务文件印发执行。此次“规定”将机关文件材料归档范围和机关档案保管期限的规定合并成一个文件。既减少了文件数量,也符合在归档时一并考虑保管期限的工作规律。两文合一使归档和不归档范围的表述简洁,主题突出,简明易记。而且《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》正文由分点式改为条款式,简明扼要,便于各级档案行政管理部门转发、宣传,体现了减少文山、易于执行的精神。
制定归档范围的规定性文件、确定归档内容,是文件和档案管理的重要基础性工作。归档使文件材料的基本属性发生变化,使其具有档案的属性和使命。只有建立科学的归档制度,明确相对准确的归档范围,保证归档范围的宽窄适度,才能确保档案保管单位的质量,并有效地贯彻我国档案工作“统一领导,分级管理”的原则。新修订的“机关文件材料归档范围” 增加了对电子文件元数据、背景信息等的归档要求;增加了反映重大活动的文件归档要求,充实了行政管理、执法,纪律检查、资产管理、产权关系和维护国家、集体、公民权益等方面的凭证性文件材料归档要求,体现了与时俱进的改革精神。新修订的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》提升了本级、本机关文件的保管期限,对联合办会、办文分“主办”、“协办”确定不同的保管期限,突出了立档单位的主体地位,有利于合理配置国家档案资源,解决文件材料重复归档和进馆问题。
规定科学的档案保管期限划分方法,制定列举档案来源、内容和形式并指明其保管期限的保管期限表,确定划分档案保管期限的依据和标准,才能统一思想认识,保证档案价值鉴定工作的质量、效率,防止任意销毁档案,保证馆、室藏档案齐全、精练。1987年国家档案局印发的《关于机关档案保管期限的规定》从“确定机关档案保管期限的原则”的角度表述三种保管期限的含义和主要内容,过于“原则”、抽象,概括程度太高,难以涵盖复杂的档案类型、范围。同时,档案保管期限表中的条款有很多“重要的”、“一般的”区分,这种区分表述模糊,界限区分弹性大,对其理解随意性较大,在划分保管期限时,会因人而异出