文档介绍：如何开好会?
大漠长河
会议中一般会发生什么问题?
开会时的几种情况
开会时间拉的很长,但会议的内容又和大多数人关联不大,人工费用浪费很大;
开会时没有议题,想到哪里说到哪里,最终也没有任何决议;
开会时说了一堆工作,会后任何行动都没有,最终不了了之!
140多年前,美国南北战争期间,因废奴主义陷入激烈辩论。享利·马丁·罗伯特主持的会议失败了,他思考并完善了议事程序。
罗伯特针对议而不决、独占发言、野蛮争论等等会议误区,从实用角度出发,综合研究了前人各种会议经验,摸索出一套行之有效的议事规则,据此编写出一本指导怎样开会议的书,名字就叫做《罗伯特议事规则》(以下简称《罗伯特规则》)。
1876年,他出版《议事规则袖珍手册》时,从未预期这本书会成为日后美国国会、各州议会与其它各种美国组织的议事规范。最终此规则成为了全球各国遵循的典范
“半数通过”、“起立发言”兼听则明,偏听则暗,规则将对事不对人等道德的内化要求,落实为具体的实际行动。
罗伯特研究了上下几千年中有关开会讨论的资料和可以找到的相关记载,得出了一个结论:
人会说话,是世界上最爱争论的一个动物,人是一种最难被道理说服的动物,争论中的分歧一旦出现,很难在短时间内靠语言交流说服对方。吵个几天几夜都不会有结果。而且越吵越觉得自己有道理,最终认为对方都是一个笨蛋。所以,如果要促进双方找到共同点,达成一个结论,就一定要有一个会议的机制,大家都要遵守这个机制。
我国革命先行者孙中山曾亲自翻译参考了此书,写出《民权初步》。有学者评价说,孙中山的《民权初步》的重要性远胜过《建国方略》、《三民主义》,“夫议事之学,西人童而****之,至中学程度则已成为第二之天性矣,所以西人合群团体之力常超吾人之上也。”
《罗伯特规则》在中国
高效会议是高效工作的开始
有效率的会议能够提高公司整体工作的效率
有效率的会议能够对工作起到导向作用
有效率的会议有明确的决议和最终的结果
有效率的会议给人紧张但充满干劲的感觉!
哪些情况不开会讨论
设立会议前要确认,可以采用更简单的处理方式则不召集会议!单独沟通可以解决的不召集会议;问题涉及的双方事前没有任何沟通不开会。
公司已经有流程规定,或者已经有过会议决定的问题,再次提出会议讨论必须有一个以上同级部门以及同级人员附议,否则不能进入会议程序。
会议中提出议题以外的额外动议,需要有一人以上附议此议题,方才由主持人考虑是否会议讨论。
会议中要注意的事项
一:避免以下误区:
议而不决:只有议论而无结果;
独占发言:一个人独占发言席一直发言;
野蛮争论:双方直接针对不同意见争论,谩骂。
兼听则明,偏听则暗,不允许一两个人一直发言,其他人只是旁听的做法,每人每轮都要表态。
开会前一定要有准备
永远不开没有准备的会议,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。
提前发放会议通知,明确目的议题及时间? 1H
参会人员提前确认议题相关内容,准备资料。
会议资料提前准备好,电话确认与会者。
有会议确认的事项,提前发给关联人准备。