商务电子邮件的规范使用.ppt

文档介绍：商务电子邮件的规范使用
| 工作总结 | 商务报告 | 项目展示| 商务展示 |
？这些主题恰当吗
1、无主题
2、**关于您*年*月*日提出的**问题的回复
3、王先生收
4、答复：关于**和**等相关问题
商务电子邮件的规范使用
| 工作总结 | 商务报告 | 项目展示| 商务展示 |
？这些主题恰当吗
1、无主题
2、**关于您*年*月*日提出的**问题的回复
3、王先生收
4、答复：关于**和**等相关问题的回复
5、RE： RE： RE： ……
二、邮件开头应写上称呼、开头结尾最好要有问候语
三、正文内容
四、附件
五、结尾签名
○对方可以清楚的知道发件人的信息
○签名信息不宜行数过多，可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息
XX
广西三原高新科技有限公司(）
总工程师办公室
地址：广西南宁高新技术产业开发区科园东十三路6号
电话号码：[phone]
邮件地址：sysokean_******@
○对内、对私、对熟悉的客户等群体，签名档应简化；对外、对公、对不熟悉的客户群体，签名档则应详细些。
○签名档文字字体应与正文文字字体匹配，字号一般应选择比正文的小一些。
为免出现乱码，字体
要匹配，统一选用：
简体、繁体或英文
可在邮箱中设置多个签名档，灵活
调用。
？这样的邮件恰当吗
1、直呼收信人全名
2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准”
3、邮件中文字拼写错误
抄送？密送？
一、区分收件人（TO）和抄送人（CC）还有密送人（BCC）
二、如何确定主送人和抄送人
寻求跨部门支持的邮件
一般主送给寻求支持的人，抄送给本部门的主管和对方部门的主管。
（如有必要应该抄送给主管的主管，一般情况下，不要抄送给主管的主管，可以由主管判断是否需要上报。如果不清楚是否要抄送给某一个相关者，应该向主管咨询。）
项目通报类的邮件
主送：项目小组成员
抄送：项目小组成员的直接上级、项目主要领导
工作计划类的邮件
主送：工作计划下达对象
抄送：直接上级、间接上级、部门内部相关经理人
三、邮件发送的时候应避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理
避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节
避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替
对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论
不能随便向群体邮箱发送不必要消息
四、邮件的回复
五、邮件发送的总体原则
慎选“群发”
慎选“抄送人”
慎选“全部答复”
请为对方节省时间
不要在邮件里讨论问题
把邮件信息发给最需要它的人
有条件的话，抛开邮件，强调“面谈”
六、发送邮件之前要依次确认
主题已添加
收件人、抄送人无误
附件已添加
邮件内容无误
个人签名档无误
？电子邮件的基本礼仪大家都懂
1、一定不要空白标题，这是最失礼的。
2、必须要有称谓，称谓要得当。
3、正文内容要措辞得当，多用敬语——您好！谢谢！请！…
4、开头结尾都要有问候语
5、行文通畅，不要出现错别字。
6、邮件有附件的要注意礼貌提示。
7、收到邮件应尽快回复，一般不超过24小时，特别是紧急邮件需2小时 内回复，暂时无法确切回复的可先确认一下收到。
8、若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。
9、电子邮件不要过于花哨。
10、结尾最好有问候语。
你写信时愤怒么？请先存为草稿，一小时后重新打开再决定是否发出~
？这些电子邮件正确吗
例一：
例二：
例三：
例四：
？您在使用电子邮件时做到了吗
经过这一系列的交流，大家对商务电子邮件的规范使用应该有初步的认识了。归结到底，两句话：
○只发有必要的邮件!
○让邮件为你的工作带来价值!
感谢聆听