文档介绍：内部控制手册- 原材料采购
3 设备采购管理
概述
规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司(下属公司是指XX股份有限公司投资(参股或控股)或托管或由上海XX有限公司托管的公司)有关设备采购的管理要求,旨在规范设备采购管理,提高设备采购质量,降低设备采购成本,促进企业持续发展。
适用范围
适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。
相关制度
采购控制程序
采购作业指导书
固定资产管理制度。
职责分工
设备使用部门;提交设备采购申请等。
采购部:进行市场调查,编制设备采购计划,筛选合格供应商,编制采购合同等。
物流部:收货、验货、入库等。
财务部:支付货款、入账等。
流程图
控制目标
序号
内控手册唯一具体控制目标编号
控制目标
目标类别
1
-CT1
确保划定明确合理的采购岗位职责
经营效率目标
2
-CT2
确保采购成本效率最优化
经营效率目标
3
-CT3
确保采购价格合理
经营效率目标
4
-CT4
确保采购得到适当审批
经营效率目标
5
-CT5
确保设备采购货款支付安全可控
资产保全目标
6
-CT6
确保及时取得发票
经营效率目标
7
-CT7
确保采购合同严格履行
合法合规目标
9>8
-CT8
确保及时收到采购设备
经营效率目标
9
-CT9
确保采购设备满足公司实际要求
经营效率目标
10
-CT10
确保采购过程进行正确的账务处理
财务信息真实性目标
11
-CT11
确保设备资料及时归档
经营效率目标
控制矩阵
风险编号
风险描述
对应控制目标编号
关键控制措施编号
关键控制措施
不相容职务
控制活动类型
对应制度
控制痕迹
会计报表认定
会计报表项目
1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分摊;5表达和披露
1
2
3
4
5
-R1
采购流程职责划分不明确,导致舞弊风险,采购人员收受回扣,造成设备质次价高
-CT1
-CA1
设备管理制度中明确设备采购计划的制定、审批、执行及验收等重要环节人员职责分工、岗位责任人
预防型
采购作业指导书
设备管理制度
-R2
采购人员长期固定,导致采购人员与供应商暗中操纵采购成本,形成舞弊风险,给公司造成经济损失
-CT1
-CA2
明确设备采购人员岗位职责,将设备采购岗位列为高风险岗位、纳入高风险岗位管理
预防型
采购作业指导书
采购岗位职责
-CT1
-CA3
设备采购人员参照高风险岗位管理制度,实行定期轮岗管理
预防型
采购作业指导书
采购岗位职责
√
√
√
固定资产
-CT1
-CA4
采购相关人员实行定期轮岗,并签订诚信承诺书(或类似的行为保证书),承诺在采购过程中不接受供应商回扣或好处,避免发生与企业利益相冲突的行为,并在存在利益冲突时向公司及时报告
预防型
采购作业指导书
诚信承诺书
√
√
√
固定资产
-CT1
-CA5
要求金额超过10万或主要供应商签订廉政协议(或类似的承诺文件),在协议里明确禁止供应商给予公司所有相关人员现金或实物回扣、变相好处等
预防型
序采购作业指导书
廉政协议
√
√
√
固定资产
-R3
各直属单位进行设备采购未上报集团公司备案、审批,导致分散采购,增加采购成本
-CT2