文档介绍：工具名
接待工作管理方法
检索编码
CM030924
页码
11-1
作为社会这个大网络中的网结,企业与外部、上下、左右有着密切的交往与联系。企业内部各部门之间、领导与员工之间更是紧密地联系在一起,其中有许多内外联络,都要通过企业行政办公室这个枢纽部门,因此接待就成为企业行政办公室的一项日常事务工作。
接待的规格主要指接待的条件及领导的陪同,企业应根据来客的情况确定。接待规格包括高格接待、低格接待和对等接待三种形式。上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见;相关企业领导派员工到本企业商谈重要事宜;下属企业人员来访,有重要事宜要办等情况下,都要本企业主要领导出面作陪,采用高格接待,即陪客要比来客职务高的接待。在上级领导来本企业视察,搞调查研究;上级领导路过本企业,短暂休息;外地参观团来本企业参观等情况下,可采取低格接待,即陪客职务可以比来客职务低。对一般性业务来往,企业可采用对等接待,即陪客与客人职务、级别大致一样的接待。
一、做好接待工作的技巧
邀请方式可分为口头邀请、电话邀请、书面邀请、登门邀请及邮信邀请等。口头邀请多在一些活动较为简单的场所中应用。为表示重视,常采用登门邀请的形式。正规的邀请为书面邀请形式,它有特定的格式,通常有请柬、“广告”邀请、(没有具体被邀请者姓名的普遍性的邀请)、邀请信。
邀请的方式很多,采用哪一种方式应根据企业与被邀请方的亲疏关系和实际情况而定。有时是这几种方法综合运用,发了书面邀请后,又用电话邀请,然后再登门邀请。
工具名
接待工作管理方法
检索编码
CM030924
页码
11-2
接待的准备工作很重要,它是整个接待工作中的重要一环。准备工作做得好,就使接待工作有了良好的基础;否则,接待工作就很难达到应有的工作质量和接待效果。因此,从一接到来宾通知,就应立即着手做好准备工作,以求主动。
(1)弄清来宾情况。来宾情况,主要包括来宾的单位、人数、性别、身份,必要时应掌握来宾的年龄和健康状况,来宾的目的和要求,还有抵离时间、乘坐交通工具和车次航班等。然后,将上述情况及时向企业主管领导报告,同时通知有关部门和人员,认真做好接待的准备工作。
(2)拟定接待方案。接待方案的内容主要包括:来宾的基本情况,接待工作的组织分工,陪同人员,食宿地点及房间安排,伙食标准及宴请意见,安全保卫,交通工具,费用支出,活动方式和日程安排,汇报内容的准备及参与人员等。接待方案报请本企业领导批准后应认真落实。
(3)落实接待方案。按照拟定的接待方案,通知各有关方面做好接待准备工作,如通知宾馆安排好房间和用餐,落实交通工具,通知本企业保安部门,落实警卫措施等。
来宾抵达后,就要认真做好正式接待工作。接待人员除按接待工作方案逐项落实以外,还要根据情况的变化,随时采取应变措施。
(1)迎接来宾。要根据来宾的不同身份迎接来宾。如果是上级领导或外地重要客人到达,应安排本企业有关领导前往车站(机场、码头)迎接;如果是一般来宾到达,可由办公室负责人前往迎接。迎接人
工具名
接待工作管理方法
检索编码
CM030924
页码
11-3
员要在来宾所乘车(机、船)到达之前到场等候,宾主见面,第一礼节就是握手,然后,进行身份介绍。身份介绍有两种情况,一种是自我介绍,一种是引见介绍。一般小型的会见,或者是主宾两个人的会见多采用自我介绍,而相对比较大型的会见则多采用引见介绍。现在多数企业都采用交换名片的方式,可免去过多的口头介绍。
(2)安排生活。来宾到宾馆后,应把来宾引送到事先安排好的房间。如果来宾较多,一时房间难以落实,可先请来宾到客厅休息,再联系房间。来宾全部住下后,应把就餐的时间、地点告诉他们。对重要来宾,应安排专人带他们到餐厅就餐。
(3)商议活动日程。来宾食宿安排妥当后,应向来宾进一步了解来访意图,商议活动日程。把活动的内容、日程、方式、要求及时通知有关方面,以便顺利进行工作。
(4)组织活动。这项工作比较复杂,接待人员一定要按照日程安排, 精心组织好各种活动。如果来宾要听取汇报或召开座谈会,要安排好会议室,通知参加人员准时到场,并把与会者名单及汇报材料提供给来宾。如果来宾要下去视察、参观、游览,应安排好交通工具和陪同人员,并把到达的准确时间通知所去的部门。
(5)安排看望和宴请。安排好本企业领导前往宾馆看望客人。如果要宴请客人,应按照有关规定,根据来宾的情况,确定宴请的时间、地点、标准和陪同人员。一般情况下,只安排一次宴请。
(6)听取意见。在来宾活动全部结束时,要安排一定的时间,请企业领导与来宾会面,听取来宾对企业工作的意见,交换看法。特别是上级企业派来的视察团、组、检查团、组,更要认真听取他们的意见。
(