文档介绍：第一章办公室实务概述
一、办公室的含义与职能
(一)办公室的含义
办公室:办公室是办公的场所。具体分析办公室有以下几种有同的含义:
(1)广义的:泛指一切办公场所,区别于用于教学的教室,用
于生产的车间,或是医疗室、实验室等。
(2)狭义的:是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场
所。
(3)特指的:党和政府机关、企事业单位内的文员、秘书人员、
机要员、打字员、接待员等文职人员的办公场所。
(4)专指的:某种专门的独立的工作机构。
第二章文员实务
一、文员的工作顺序
(一)文员工作指导思想:
先作计划、付诸实施,然后检查结果,围绕着“计划—实施—检查”这样一个滚动的过程。(这三个步骤并不是分开独立的,而是互相联系形成一个循环)
计划的步骤:1、充分了解即将开始的工作内容
2、思考以什么方法进行效率会最佳
3、上司分派两项以上工作时,要排定优先顺序
实施的步骤
检查的步骤:1、分析计划和实绩的差异;2、把以前做过的或别人做过的工作和目前自己所做相同性质的工作加以比较分析。
(二) 办公室的职能与特征
办公室工作有两大职能: 政务(业务)服务
事务管理:就是为确保有效、快捷的
政务(业务)而开展的辅助性工作,
它是办公室工作体系中不可缺少的。
重要组成部分
一是为上司服务
事务管理的特征(1)服务性二是为组织服务
三是为公众服务
(2)分散性一是工作分散
二是人员分散
(3)专业性一是事务管理涉及面比较广,需
的相对独立性和专业性
(4)主动性:
(5)繁杂性
二、办公室实务的范围和内容
(1)办公室实务:就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和秘书人员为主,所以办公室实务通常又被称为文秘工作或秘书工作。
(2)我国文秘工作可以归纳为15项 P3
(3)国际秘书协会确定秘书(包括文员)的工作内容22项 P5
(4)我国外资企业、合资企业办公室实务(文员工作)可以概
括为10项 P5
三、办公室环境的布置和管理
(一)办公室环境布置的目的
(二)办公室环境布置的内容与要求
(三)办公室的整理
(一)办公室环境布置的目的
文员进行办公室管理的空间位置:主要是上司及文秘人员的办
公室、问讯处、接待室或会议室等。
办公室环境布置和整理的目的:
1、创造舒适而又工作效率高的环境,
2、塑造组织形象;
3、建立挡驾制度;
4、有利于保密工作。
(二)办公室环境布置的内容与要求
1、办公室的配置:就是办公室的家具布置和空间设计,必须考
虑到符合各种沟通,确保守密、心理调适、情
绪切换以及休息等要求。
一般有三种情况(1)小办公室
(2)大办公室
(3)公寓式办公室
2、照明;3、色彩搭配;4、隔音;5、空气调节;6、盆景、挂画
(三)办公室的整理
1、上司办公室和接待室的整理
2、清理和清扫的方法
3、文员办公室的布置
四、办公器械的使用
五、办公用品的准备
文员使用的办公器械主要有:电话(固定、移动)、电脑、打印机、传真机、复印机、照相机、录像机、摄录机、幻灯机、投影机等,其中电脑、传真、复印机、录音机是最常用的器械。
传真机的使用
复印机的使用
录音机的使用
投影机的使用
1、办公用品的准备。办公室队了各种器械之外,还有桌椅等其他设备,以及经常使用易耗损的用品和用具。如桌椅、信封、纸张、铅笔、软盘等
2、订购和储备办公用品
六、办公室和接待室的管理
七、办公室零用现金管理
文员对办公室和接待室的管理注意事项:
1、要建立器具和备用品的台账,简明记载购入时间、修理经过;
2、器具和用品坏了、脏了应立即找有关部门安排更换或修理;
3、注意保持室内的清洁、经常打扫;
4、注意防止火灾,掌握灭火器及紧急电话使用方法等
5、保管好橱柜、房门等的钥匙,防止丢失,注意保密。
对某些小数额的开销不便使用支票来处理的,要1、建立零星收支基金;2、用零用现金付账(保存好收据与发票等);
3、补充基金;4、文员对待零用现金的处理要像对待任何其他财务记录一样,高度精确,细致入微。
第二章文员实务
一、文员的工作顺序
二、文员管理时间、费用的方法
三、文员的工作方法
一、文员的工作顺序
1、文员工作指导思想:先作计划、付诸实施、然后检查结果,围绕“计划—实施—检查”这样一个滚动的过程。(这三个步骤并不是分开独立的,而是互相联系形成一循环)
计划的步骤:(1)先充分了解即将开始的工作内容
(2)思考以什么方法进行效率会最佳
(3)上司分派两项以上工作时,排优先顺序
实施的步骤:
检查的步骤:分析计划和实施的差异;把以前做过的和别人做过的与目前自己所做的相同性质的工作加以比较分析。
2、按照“优先顺序”处理工作
第一阶段