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四、盘点作业
货品因不断的进出库,在长期的累积下库存资料容易与实№数量产生不符的现
象。或者有些产品因存放过久、不恰当,致使品质机能受影响,难以满足客户的
求。为了有效的控制货品数量,而对各储存场所进行数量清点的作业,谓之盘点
作业。盘点结果的盈亏往往差异很大,若公司未能多加注意且适时、确实施行,
对公司的损益将有重大影响。
(1)为了确定现存量,并修正料帐不符产生的误差。通常物料在一段时间
不断接收与发放後,容易产生误差,这些误差的形成主因有:
(a)库存资料记录不确实,如多记、误记、漏记等。
(b)库存数量有误,如损坏、遗失、验收与出货清点有误。
(c)盘点方法选择不恰当,如误盘、重盘、漏盘等。
这些差异必须在盘点後察觉错误的起因,并予以更正。
(2)为了计算企业之损益。企业的损益与总库存金额有相当密切的关系,
而库存金额又与库存量及其单¤成正比。因此为了能准确地计算出企业实
№的损益,就必针对现有数量加以盘点。一旦发觉库存太多,即表示企
业的经营受到压迫。
(3)为了稽核货品管理的绩效,使出入库的管理方法和保管状态变得清
晰。如呆、废品的处理状况,存货周转率、物料的保养维修,均可藉盘点
发觉问题,以谋改善之策。
一般盘点必须依循下列步骤逐步实施,如图4-1。:.
图4-1盘点作业的步骤
(1)事先准备
盘点作业的事先准备工作是否充份,攸关盘点作业进行的顺利程
度,为了使盘点得在短促的时间内,利用有限的人力达到迅速确实
的目标,事先的准备工作内容如下:
(a)明确建立盘点的程序方法
(b)配合会计决算进行盘点
(c)盘点、复盘、监盘人员必须经过训练
(d)经过训练的人员必须熟悉盘点用的表单
(e)盘点用的表格必须事先印制完成
(f)库存资料必须确实结清
(2)盘点时间的决定:.
一般性货品就货帐相符的目标而言盘点次数愈多愈好,但因每次
实施盘点必须投入人力、物力、财力这些成本耗资不眦,故也很难
经常为之。事实上,导致盘点误差的关键主因是在於出入库的过程,
可能是因出入库作业传票的输入,检查点数的错误,或是出入库搬
运造成的损失,因此一旦出入库作业次数多时,误差也会随之增加。
所以,以一般生产厂而言,因其货品流动速度不快,半年至一年实
施一次盘点即可。但以物流中心货品流动速度狻快的情况下,我们
既要防止过久盘点对公司造成的损失,但又碍於可用资源的限制,
因而最好能视物流中心各货品的性质制定不同的盘点时间,例如,
在有建立商品别ABC管理的公司,我们建议:
·A类主要货品:每天或每周盘点一次
·B类货品:每二、三周盘点一次
·C类较不重要货品:每月盘点一次即可
而未实施商品别ABC管理的业者,至少也应对较容易损耗毁坏及高
单¤之货品增加其盘点次数。另外注意的,当实施盘点作业时,
时程应尽可能缩短,以2￣3日内完成较佳。至於选择的日期一般
会选择在:
(a)财务决算前夕──因便利决算损益以及表达财务状况。
(b)淡季进行──因淡季储货量少盘点容易,人力的损失相
对降低,且调动人力较为便利。
(3)决定盘点方法
因盘点场合、求的不同,盘点的方法亦有差异,为符合不同状况
的产生,盘点方法的决定必须明确以利盘点时不致混淆,至於其细
节於下节中加以叙述。
(4)盘点人员之组训
为使盘点工作得以顺利进行,盘点时必须增派人员协助进行,至於
由各部门增援的人员必须组织化并且施以短期训练,使每位参与盘
点的人员能适切发挥其功能。而人员的组训必须分为两部份:
(a)针对所有人员进行盘点方法训练。其中对盘点的精神程
序、表格的填写必须充份解,工作才能得心应手。:.
(b)针对复盘与监盘人员进行认识货品之训练。因为复盘与
监盘人员对货品大多数并不熟悉,故而应加强货品的认识,
以利盘点工作之进行。
(5)储存场所之清理
(a)在盘点前,对厂商交来的物料必须明确其所有数,如已
验收完成属本中心,应即时整理归库,若尚未完成验收程序
属厂商,应划分清楚避免混淆。
(b)储存场所在关闭前应通知各求部门预所之物项。
(c)储存场所整理整顿完成,以便计数盘点。
(d)预先鉴定呆料、废品、不良品,以便盘点时之鉴定。
(e)帐卡、单据、资料均应整理後加以结清。
(f)储存场所的管理人员在盘点前应自行预盘,以便提早发
现问题并加以预防。
(6)盘点工作
盘点时,因工作单调琐碎,人员较难以持之以恒,为确保盘点的正
确性,除人员组训时加强宣导外,工作进行期间应加强导与监督。
(7)差异因素追查
当盘点结束後,发现所得数据与帐簿资料不符时,应追查差异的主
因。其著手的方向有:
(a)是否因记帐员素质不足,致使货品数目无法表达。
(b)是否因料帐处理制度的缺点,导致货品数目无法表达。
(c)是否因盘点制度的缺点导致货帐不符。
(d)盘点所得的数据与帐簿的资料,差异是否在容许误差
内。(e)盘点人员是否尽责,产生盈亏时应由谁负责,
(f)是否产生漏盘、重盘、错盘等状况。
(g)盘点的差异是否可事先预防,是否可以降低料帐差异的
程度。:.
(8)盘盈、盘亏之处理
差异原因追查後,应针对主因适切的调整与处理,至於呆废品、不
良品减¤的部份与盘亏一并处理。
物品除了盘点时产生数量的盈亏外,有些货品在¤格上会产生增
减,这些变迁在经主管审核後必须利用货品盘点盈亏及¤目增减更
正表(表4-1)修改。
表4-1货品盘点数量盈亏¤目增减更正表
年月日
货货单帐面资料盘点实存数量盈亏¤目增减差负备
盘盈盘亏增¤减¤
品品位异责注
数单金数单金数量金额数量金额单¤金额单¤金额
编名因人
量¤额量¤额
号称素
就像帐面库存与现货库存一样,盘点也分为帐面盘点及现货盘点。
所谓「帐面盘点」又称为「永续盘点」,就是把每天入库及出库货
品的数量及单¤,记录在电脑或帐簿上,而後不断地累计加总算出
帐面上的库存量及库存金额。
而「现货盘点」亦称为「实地盘点」或「实盘」,也就是实№去点
数调查仓库内的库存数,再依货品单¤计算出实№库存金额的方
法。:.
因而如要得到最正确的库存情况并确保盘点无误,最直接的方法就
是确定帐面盘点与现货盘点的结果要完全一致。如一旦存在差异,
即是产生「料帐不符」的现象,究竟是帐面盘点记错或是现货盘点
点错,则须再多费一层工夫来找寻错误原因,才能得出正确结果及
赋予责任归属。
(1)帐面盘点法
帐面盘点的方法系将每一种货品分别设帐,然後将每一种货品之入
库与出库情况详加记载,不必实地盘点即能随时从电脑或帐册上查
悉货品之存量,帐面盘点法的记载型式如表4-2。通常量少而单¤
高的货品较适合采用此方法。
表4-2货品总帐
品名编号:
请购点:经济订购量:
日期订购入库出库现存附注
月日数量请购单数量单¤¤值数量货单数量总¤
(2)现货盘点(实地盘点)法
现货盘点依其盘点时间频度的不同又分为「期末盘点」及「循环盘
点」。期末盘点系指在期末一起清点所有货品数量的方法,而循环:.
盘点则是在每天、每周即作少种少量的盘点,到了月末或期末则每
项货品至少完成一次盘点的方法。
(a)期末盘点法
由於期末盘点是将所有品项货品一次盘完,因而必要全体员
工一出动,,每组盘点
人员至少要三人,以便能互相核对减少错误,同时也能彼此
牵制避免流弊。其盘点方法程序如下:
步骤1:将全公司员工作分组。
步骤2:由一人先清点所负责区域的货品,将清点结
果填入各货品之盘存单之上半部(盘存单如表4-3)。
步骤3:由第二人复点,填入盘存单的下半部。
步骤4:由第三人核对,检查前二人之记录是否相同
且正确。
步骤5:将盘存单缴交给会计部门,合计货品库存总
量。步骤6:等所有盘点结束後,再与电脑或帐册资料进
行对照。
表4-3盘存单
日期
盘存单号码
品项号码
存放位置
数量
盘点人
日期
盘存单号码:.
品项号码
存放位置
数量
查核人
(b)循环盘点法
循环盘点既是将每天或每周当作一周期来盘点,其目
的除了减少过多的损失外,对於不同货品施以不同管
理亦是主要原因,就如同前述商品别ABC管理的作
法,¤格愈高或愈重要的货品,盘点次数愈多,¤格
愈低愈不重要的货品,就尽量减少盘点次数。循环盘
点因一次只进行少量盘点,因而只专门人员负责即
可,不动用全体人员。
循环盘点法最常用的单据为「现品卡」,形式如表
4-4,其使用方式为:每次出入库一面查看出入库传
票,一面把出入库年月、出入库数量、传票编号、库
存量登记在现品卡上,主要目的在於:
。,并在错误发生时能
立即调查。
。
表4-4现品卡
货品编号001
货品名称肥皂交货单位
存放位置A1包装单位箱
月日出入库地点传票编号入库数出库数库存数
6/1转入N123100200
6/5转出N20050150:.
然而现品卡的必要与否见仁见智,一般若不采用现品卡,只
以单纯点数核对的方式进行循环盘点,其步骤如下:
步骤1:决定当天欲盘之货品。
步骤2:由专门人员负责,利用空档至现场清点这些
货品之实№库存数。
步骤3:核对盘点货品之电脑库存数。
步骤4:对照的结果,如发现两库存数没有差异,则
维持原状,若发现有差异,则调查原因,并马上作修
正。
而若使用现品卡者,其除了在每一次货品出入库都要予以记
载外,对於在盘点时的点数核对工作亦较详细,虽作法上较
麻烦,但对於盘点差异原因的追溯却较为快速、正确。以下
为使用现品卡的循环盘点方式:[15]
R:实№库存量
r:现品卡上的库存量
K:上月底的电脑库存量
k:上月底的现品卡库存量
步骤1:决定将要进行循环盘点的品项,并把上月底
的电脑库存数K记录下来(记录於表4-5之循环盘点
单)。步骤2:前往盘点货品的位置,记录现品卡中的上月
底库存数k(记录於表4-5之循环盘点单)。:.
步骤3:清点盘点货品,将实№库存数R以及现品
卡中的库存数r记录下来。(记录於表4-5之循环盘
点单)。
步骤4:进行R-r的运算。当R-r=0→步骤6R
-r≠0→步骤5
步骤5:检查现品卡的出入库及库存数的记录中是否
有计算错误:
(Ⅰ)若有错误,则修改。
(Ⅱ)若无错误,再次计算实№库存R。
步骤6:计算上月底的电脑库存数K与同为上月底的
现品卡库存数k间的差(K-k):
当K-k=0→步骤8
K-k≠0→步骤7
步骤7:调查上月底现品的出库是否转入次月,假如
是,以F表示其数量。
步骤8:利用以上步骤对照下式:
(Ⅰ)(R-r)-(K-k)-F=0→盘点无误差
(Ⅱ)(R-r)-(K-k)-F≠0→盘点有误差,应实施误差原因再调查
步骤9:作修正记录
表4-5循环盘点单(异常出入库单)
循环盘点单
No.
年月日
项目记号初次再检查误差理由:.
实№库存数R
现品卡库存数r
当日库存差R-r
电脑库存数K
现品卡库存数k
上月末差K-k
库存
上月未作出库指示,但在次月F
才出库数
对照公式(R-r)-(K-k)-F
判定=0无误差,不调查
≠0有误差,调查
异常过剩数不足数发现部门理由
出入库
我们将采用「期末盘点」及「循环盘点」的差异整理於下表(表4-6)。
公司以本身情况选择较适用的盘点方式,但大体而言,循环盘点较
能针对各货品须要作适时管理,且易收盘点成效。事实上,有些公
司是将两种盘点同时并用,平时针对重要货品作循环盘点,而至期
末再将所有货品作一期末大盘点,如此不仅循环盘点的误差能渐渐
减少,就算是期末的大盘点,其误差率也因循环盘点的配合进行而
有所大幅降低,同时期末盘点的所时间也会因平时循环盘点的整
理与管理改善而缩短许多。
表4-6期末盘点与循环盘点之差异比较
盘点方式期末盘点循环盘点
比较内容
时间期末、每年仅数次平常、每天或每周一次
所时间长短
所人员全体动员(或临时雇用)专门人员
盘差情况多且发现得晚少且发现得早:.
对营运的影响须停止作业数天无
对品项的管理平等A类重要货品:仔细管理
C类不重要货品:稍微管理
盘差原因追究不***易
进行盘点的目的主要就是希望能藉由盘点来检讨如今货品的出入库及保管状况,因而藉由盘点欲解的问题即在:
·在这次盘点中,实№存量与帐面存量的差异是多少?
·这些差异是发生於那些品项?
·平均每一差异量对公司损益造成多大影响?
·每次循环盘点中,有几次确实存在误差?
·平均每品项货品发生误差的次数又为何?
对於这些问题,我们可由以下六项指标来找到答案:
当「盘点数量误差率」高,但「盘点品项误差率」低时,表示虽发生误差
的货品品项减少,但每一发生误差品项之数量却有提高的趋势。此时应检
讨负责此些品项的人员有无尽责?以及这些货品的置放区域是否得当?
有无必要加强管理?相反的,若当盘点数量误差率」低,但「盘点品项误
差率」高时,表示虽然整个盘点误差量有下降趋势,但发生误差的货品种:.
类却增多。误差品项太多将使後续的更新修改工作更为麻烦,且避可能影
响出货速度,因此亦对此现象加强管制。
盘差误差金额
(4)平均每件盘差品金额=
盘差误差量
若一旦此指标高,表示高¤位产品的误差发生率较大,可能是公司未实施
物品重点管理的结果,对公司营运将造成很不利影响。因此最好的改善方
式是确实施行商品别ABC分类管理。
盘点误差次数
(5)盘差次数比率=
盘点执行次数
当此比率逐渐降低,表示不论是货品出入库的精确度或平时存货管理的方
式都有很大的进步。
盘差次数
(6)平均每品项盘差次数率=
盘差品项数
若此比率高,表示盘点发生误差的情况大多集中在相同的品项,此时对这
些品项必要提高警觉,且确实深入寻找导致原因。
(1)电脑与作业平行处理测试
国内许多业者现都已利用电脑来处理帐面库存问题,然而由於有些
公司作业面条件规定的繁杂,因而每当实№盘点库存与电脑帐面库
存差异甚大时,往往很难断定究竟是电脑原先设计与如今作业原则
不符,或是人员作业疏失所造成。因而对於究竟是电脑的责任或是
员工的责任,我们建议可选择一段时间采行「电脑与作业平行处理
测试」,也就是说在每星期或每月选定几项货品进行盘点,当盘点
发生差异(不论盘盈或盘亏)时即回头核对单据及电脑记录找出产
生原因,若是电脑问题则请配合的电脑公司协助解决,若是人为疏
忽,则要划分责任归属。:.
(2)盘差赏罚方式建议
如今国内业者对於盘差问题确实划分责任归属并施行赏罚者仍少,
以至於长久来的盘差状况都不得改善。事实上,当盘差问题一旦确
定是由人为引起後,要彻底降低盘误差,往後每次盘点所发生的误
差都要立即追究责任而後论赏计罚才行。而其赏罚的建议:在一改
善的过渡时期,以「前後期的盘差改善率」来计算赏罚,等到进入
稳定期後,则订定一盘差容许值,大於此值者即罚,少於此值者即
赏。