文档介绍：档案数字化加工流程及规范
文档属性
文档名称
档案数字化加工流程及规范
文档用途
规范档案数字化工作,规范数字化部和技术部对接工作标准。
版本号
V1
文档号
JS121006001
制订日期
2015年7月8日
制订人
XXX XXX
修订日期
修订人
修订日期
修订人
修订章节简述
文档目录
一、操作流程 2
二、档案调卷 2
三、整理及著录 2
四、拆卷 3
五、档案扫描 4
六、影像处理 4
七、数据质检 5
八、档案装卷 5
九、完整归还 5
十、数据备份 6
八、数据挂接 6
一、操作流程
档案数字化加工业务总体流程包括:档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。
先后顺序为:调卷> 著录> 拆卷> 扫描> 处理> 质检>装卷> 归还> 备份> 挂接。没有特殊要求的情况下,务必安此流程进行操作,以便从总体任务中提高工作效率。
二、档案调卷
这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户(档案馆库房管理员)共同完成,将待加工的档案从库房搬运到加工现场,对档案要逐份清点,并办理档案交接登记,与客户做好交接记录,确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求:
1,我方指定专人负责。
2,填写《档案交接登记表》(附件一)。
3,在交接登记表上要有双方的签字。
三、整理及著录
档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件,如果没有正确的档案目录,会给后序工作带来很***烦,所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。
对于待加工的档案,要制作电子目录。制作途径有两种:
(一),使用数字化加工软件的数据录入功能,进行目录制作。
(二),使用Excel表格方式制作,目录模板使用《档案目录模板》文档(文档号为JS121006002)。
如果用户提供的有纸质目录或电子目录,我方要认真核对有无错漏现象,找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正,具体细则如下:
1,如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入,并删除错误信息。
2,著录项相关内容录入要完整,如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长,如果目录中要增加或减少相关著录字段,要与客户协商,并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少,且与纸质档案要一一对照:
以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。
以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。
3,如果目录内容有错(如主题内容,文号等),以纸质档案信息为准,并及时反应给组长,由组长与客户协商解决。
4,如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体,需向组长反应,不允许擅自解决,所有的繁体字在录入时应录入为简体字。
5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来,反应给客户协商解决。
6,关于顺页;整理著录的同时,检查案卷的完整性,是否有缺页、漏页、错编现象,正、副卷标注是否正确,有问题及时反馈。没有问题时,用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码,正面标注在右上方,背面标注在左上方,页码字体工整、大小适中。
7,关于分卷问题;档号保持不变,卷号采用“卷号-卷次”格式,如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13;如果纸质档案分多卷,但是客户没有分卷次的,我们要重新编卷次,增加一条案卷目录,每个分卷都要对应一条案卷目录(不能两个分卷对应一个目录)。
8,关于补卷问题;漏归档的档案作为补卷插入时,卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等,我们做目录时当保持不变。
9,档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠(\ ,/),如果发现要改成中划线(-)(注意:中划线录入时,要使用英文输入法下的半脚录入),日期格式统一采用8位数字,如20120206,不足8位时补0。
以上问题出现时,及时反馈给组长,由组长和客户协调。
四、拆卷
拆卷时要对照档案目录逐页检查档案原件同时检查档案纸质目录,发现错误或疏漏进行改正或做出正确标识。
1,按顺序进行拆卷,“年度> 保管期限> 案卷号>盒号”。拆卷过程中注意保护档案的原貌,以便于装卷、还卷时保持档案的原貌。
2,页码检查,页码检查过程中小于本卷其他页面的纸张用相同规格白纸进行裱糊。裱糊纸不得大于同文件其它纸型,裱糊位置适中。然后重新编写当前页码。若发现缺页、残页等问题及时做好记录,并反馈给组长。
3,拆开案卷,将案卷背面的封条小心撕干净,剪开装订线。
4,将案卷内页一页页分开,对特殊页做出标识提醒扫描人员注意。
5,拆卷过程中剔除生锈、易锈等金属物