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酒店内部管理规定
酒店内部管理制度
目录
1、公文处理规定
2、印章、介绍信管理规定
3、办公电话管理制度
4、办公用品管理规定
5、劳保用品管理规定
6、合同管理制度
7、“一卡通”使用管理办法
8、重点岗位人员离职审计制度
9、会议制度
10、夜间总值班制度
11、用车管理规定
12、内部招待标准及规定
13、客房折扣权限的规定
14、差旅费报销规定
15、医务室工作制度
16、钥匙安全管理制度(待拟)
17、应急卡管理规定(待拟)
18、公共场所卫生包干管理规定(待拟)
19、宣传工作管理规定(待拟)
20、酒店设施设备维修保养管理规定(待拟)
酒店公文处理规定
(初稿)
为使酒店公文处理工作制度化、规范化、科学化,制定本规定。
1、酒店的公文,是酒店经营管理过程中形成的具有行政管理效力的文书,是企业发展的历史记录,是依法行政和开展经营活动的重要工具。
2、公文处理指公文的办理、管理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
3、行政办公室负责酒店的公文处理;各部门应明确一名工作人员兼部门文员(或内勤)工作,负责部门公文的处理。各部门负责人应重视、加强对本部门公文处理工作的领导和检查。
4、酒店的公文处理:
4-1拟文。根据总经理的指示和会议决定,行政办拟制文稿,经总经理签批后印文盖章下发。
4-2发文。发文应予登记签收,以示明责。
4-3收文。收到上级或地方政府职能单位来文,行政办办应先办理收文登记,根据文件的性质、内容,在收文处理单中签署处理意见,呈有关领导阅示后,按照领导批示对文件作进一步处理(如传阅或转某一部门或领导承办),行政办应对文件承办过程及结果进行督办,文件承办结果应在文件处理单的
“处理结果”栏中注明。
4-4归档。公文处理完毕,应及时收回,妥善保管。年末,对一年的收文、发文进行整理,对具有存查保留价值的文件,应整理清楚,打印目录和页码,装订归档。
4-5借阅。借阅文件,应办理借阅登记,注明借阅用途、归还日期。借阅密级文件,须经行政总监同意。
5、部门的公文处理:
5-1拟文。通常情况下的部门拟文有三种类型:一是部门为加强内部管理和经营制订的岗位责任、目标考核办法及相关管理制度;二是向酒店报送的请示、报告、汇报或工作总结、计划、方案及酒店或行政办要求上报的有关材料;三是部门与部门之间需通过文书形式协调、帮助办理的有关工作。上述三类公文,由部门兼职文员或部门领导拟制。
5-2收文。部门收到行政办下发或其他部门的来文,兼职文员签收后应当即逐一登记,注明收到的日期,急件应注明收到文件的月、日、时、分,以备查考。在文件上附上文件处理单,签署处理意见送部门总监或经理阅批,按部门领导要求做好文件在办的催办、督办工作。办理结果应填入文件处理单相关栏内。
部门收到酒店行政办或其他部门标有时效要求的公文后,应按时效要求在规定的时间内完成并予以报告或回复。
5-3发文。部门有需要通过酒店行政办发文在酒店内告知或协助的工作事项,可拟文稿报总办审核后拟报正式文稿经总经理签批印发;部门与部门之间的某项工作协调,由部门自行拟文发至相关部门。
发文时,部门兼职文员应办理签收、发送登记。
6、注意事项:
6-1对标有“密级”的公文,行政办文秘和部门兼职文员应严格保管,防止丢失、印制或泄露。
6-2公文被废止,自废止之日起不产生效力。
6-3公文销毁,统一在年末交行政办进行销毁;机密级文件的销毁,应由两人以上负责监销,保证不丢失,不漏销。销毁文件,应经过鉴别经行政办总监批准。
6-4负责公文管理的文员(兼职文员)工作调离,应当将本人管理的公文按规定移交、清退,办理移交手续,建立移交清单。
2008-5
酒店印章和介绍信管理规定
(初稿)
为加强酒店印信的管理,确保印信使用安全、规范、准确、及时,制定本规定。
1、新印章在使用前,由各部门根据工作需要,向有关单位发送启用通知。
2、有下列情况可使用印章:
2-1签署合同、协议等;
2-2对外联系、商洽业务工作的介绍信、证明信等;
2-3对外发出的公文;
2-4酒店员工办理私事,确需酒店出具证明等。
3、使用酒店印章须由酒店领导批准或授权行政总监审核批准,使用部门印章须经部门领导批准;文件用印,由签发该文件的领导人签字为准;常规用印由部门经理提请,行政总监审核后办理。
4、印章管理人员须对需要盖章的文件、信函等进行检查,须有关领导的签发或签署,文件、信函格式须合适、文字须通顺、无错漏字,标点符号须妥当等。开具印制好的介绍信时,须确认已将存根所列项目填写清楚;如需领导签字的,须有关领导在“批准人”一栏签字,一切合格后方可盖印;使用信笺开信,须按领导批准的底稿抄清后再盖印。
5、盖印位置要端正、清楚,不可斜、侧、偏、模糊不清。
6、行政办公室对用印有监督监印权,对不合手续的用印有权提出异议并拒绝盖印。
7、用印、使用介绍信应予登记。登记内容包括用印和用信人、事由、时间、批准人、经手人和印数等。
8、酒店各部门的印章,须由各部门的负责人保管,负责人不在时,应指定专人保管。酒店印章、总经理个人印章、酒店介绍信均有专人管理和保管,存放安全可靠。未经批准,不得把印章和介绍信交他人管理和使用。
9、印章须妥善保管,随用随取,用后立即存入原处,并及时上锁,严禁将印章携出办公室。
10、各部门作废的印章须及时上交行政办封存。
11、严禁未经批准擅自用印和使用介绍信。非法用印,非法使用介绍信,应根据情节和后果严肃处理,直至依法惩处。
本《规定》从发文之日起,由行政办督导施行。
2008-5
酒店办公电话管理制度
(初稿)
为规范办公电话管理,降低办公费用,制定本制度。
1、酒店建立办公电话虚拟网,各部门按照统一设置的权限使用办公电话,不得私自调整和改动。
2、全体员工必须自觉树立节约意识。内部通话使用“小号”,不得使用“大号”。对内部通话使用“大号”而产生的费用,由通话人承担,在本人工资中扣回;查找不到通话人时,该费用由办公电话所在部门的负责人承担。
3、使用办公电话要注意以下事项:
3-1使用前应对通话内容稍加构思,或拟出提纲。
3-2通话时应简明扼要,避免耗时占线、浪费话费。
3-3接听电话应注意礼貌,以体现我店员工良好的文化素养和精神风貌。
3-4因重要工作而通话后,应及时记录通话记录,以避免再次通话。
3-5业务一线工作人员不得在接待客人时,拨打和接听与该事项无关的电话。
3-6禁止用办公电话挂用私人电话。
4、对长途电话和发传真实行统一管理。因工作需要,使用长途电话或发传真时,应填写《长途电话记录簿》,由部门负责人审核,行政办总监批准后,统一到商务中心使用办公电话。未经批准擅自使用长途电话或者发送传真,其费用由当事人自己承担。当事人不清的,费用由商务中心负责人承担。
5、酒店办公电话的费用按月与电信部门结算。结算前,行政办要逐一进行严格审查,对出现的差错要及时与电信部门交涉解决;对属于个人承担的费用,要通知计财部扣回;对电话费明显偏高的,要及时向有关当事人发出警告。
6、各部门应加强电话机的维护与管理。电话机丢失或者人为损坏的,由当事人赔偿;自然损坏的先报工程部维修,维修不好时再购买新机。
本《制度》自颁布之日施行。
2008-5
酒店办公用品管理规定
(初稿)
为加强办公用品申购和领用的管理,本着节约支出,降低费用的原则,视各部门办公用品的使用情况,规定如下:
一、办公用品的申购
1、各部门于每月月底前,将本部门下月所需办公用品的名称、数量及用途填写“部门办公用品申购表”(见附件一)报行政办审核。
注意:在“用途”一栏中要写明具体何人因何事而用,以便审核。表中未找到本部门需要的办公用品,可在空栏中自行添加。
2、行政办根据各部门上月申购数量、使用情况及人均费用标准(见附件二),给予审核,认为可压缩的,则与部门协商后确定。
3、经审核确定后,行政办统一制定“办公用品申报统计表”报总经理审批。
4、行政办将审定后的“部门办公用品申购表”复制一份交总仓留存,以便总仺发放时有依据。
5、采购部根据总经理审批的“办公用品申购统计表”于5日前将当月办公用品采购完毕。
6、每月5日各部门分管人员到总仓领取本部门当月的办公用品,总仓根据留存的各部门申购表核发。
二、办公用品的使用
1、部门的办公用品必须有专人妥善保管,控制发放,节约使用。当月内不再受理额外的办公用品申购。
2、如遇突发事件或临时性大型活动需要添置办公用品时,须填写“计划采购单”交总经理批准后,方可采购领用。
3、珍惜和爱护办公用品,对重要的办公用品要妥善保管,如有损坏,须以旧换新;如遗失,则由个人赔偿。
4、办公用品的支出将计入每个部门的管理费用。
本《规定》自下发之日起实行。
2008-5
附件:
1、《部门办公用品申购表》
2、《办公用品人均费用标准》
附件2
办公用品人均费用标准
序号
部门
人均费用
备注