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一、采购服务流程规范
熟悉并执行采购规格标准
一般来说,餐厅应该对所需的各种原料制定采购规格标准,而采购人员必须熟悉这些规格标准并谨慎遵照执行,以避免盲目采购。采购人员还必须及时掌握餐厅当前的营业量预报及各种原料的库存,因为菜单决定了采购内容,而营业量却决定了采购的数量,库存的食品原料则往往必须先行消耗,这样才能避免过多地采购,造成原料积压,资金占用,或采购不足而影响餐厅正常营业。当然,采购者还应该及时掌握市场信息,了解供应情况,懂得各种食品原料的季节性特点,随时注意或因气候、运输等原因对食物原料供应所可能产生的影响。
做好原料分类
从食品原料采购的角度出发,餐厅所需的食品原料大体上可以分成两类::鲜货类原料和干货类原料。
鲜货类原料。
鲜货类原料指不能长期保存的各类原料,如新鲜蔬菜、乳制品、水果、面包、新鲜肉类、禽类、鱼类等。这些原料有的必须当天采购当天消耗,有的也必须在短暂的有效保存期内使用,冷冻食品原料如冻肉、冻鸡、冻鱼或者蔬菜可以有一定的储藏期,但与干货类原料相比,仍然容易变质得多。要充分利用鲜货类原料的新鲜质量
,必须随时采购,随时消耗。
干货类原料。
干货类原料指那些可以久藏的食品原料,如食盐、食糖、大米、面粉、罐头食品及各种调味品等,它们往往是箱装、袋装、瓶装、罐装的原料,可以在常温下储藏数月或经年之久而不变质,因而可以较大批量地进货。但从占用资金和机会成本的角度分析,大量储藏干货类原料以减少采购次数也非明智之举。
鲜货类食品原料采购数量控制
鲜货类食品原料不可久存的特点决定了餐厅必须遵循先行消耗库存原料、然后才能进货的原则。因此,采购的第一步工作便是掌握原料的现有库存量,并根据营业量预报,决定下一期营业所需的原料数量,然后算出采购数量。采购鲜货原料常有两种方法。
日常采购法。
且常采购法适用于采购消耗量变化较大、有效保存期短暂因而必须经常采购的鲜货类原料,如新解鲜肉类、禽类、水产海解鲜类原料。要求食品管理员每天巡视储藏室和冷库,对各种有关原料进行盘点,记录实际库存量,并根据营业量预报和具体情况决定所需原料的采购数量。
长期订货法。
某些鲜货类食品原料,如面包、奶制品、某些水果、蔬菜等
,其消耗量一般变化不大,因此可以采用长期订货的方法进行采购。长期订货法有如下两种形式:
餐厅与某一供货单位商定,由供货单位以固定的价格每天或每隔数天向餐厅供应规定数量的某种或某几种食品原料。例如,餐厅可与某食品公司签订采购合同,由食品公司每天供应5箱鸡蛋,餐厅不再每天进行采购联系。价格预先商定,数量固定不变,直到餐厅或食品公司感到有必要增加或减少时再重新协商决定。
要求供货单位每天或每隔数天把餐厅的某种或某几种原料补充到一定的数量。这就要求餐厅对所有有关原料逐一确定最高储备量,而为了防止补充超过最高储备量,餐厅通常使用一种“采购订量卡〞,借以对每次进货的数量加以控制,而这又需要有专人负责进行每天盘点。记录各种原料的实际库存量,然后在供货单位前来送货时通知其各种原料的需求量。
干货类食品原料采购数量控制
定期订货法。
定期订货是一种订货期固定不变,即订货间隔时间不变,如一周一次或两周一次或一月次,但每次订货数量任意的一种方法。订货间隔时间通常根据餐厅关于原料储备占用资金
的定额规定来确定,每到订货日期,管理员对库房进行盘点,然后决定采购订货数量,计算方法如下:
订货数量二下期需用量-实际库存量+期末需存量
其中期末需存量是指每一订货期末餐厅必须剩下的足以维持到下次送货目的原料储备量。决定期末需求量时,必须考虑该原料的日平均消耗量及订购期天数。即发出订购通知至原料入库所需的天数。另外还应考虑因天气情况或交通运输等原因可能造成的送货延误,以及下期内可能突然发生的原料消耗量增加等因素。为了在特殊情况下确保原料供应,餐厅一般还在期末需存量中加上保险储备量,通常是增加订购期内需要量的50%。所以期末需存量实际上是:
期末需存量二(日平均消耗量X订购期天数)X150%
永续盘存卡订货法。
永续盘存卡订货法也称为订货点订货法或定量订货法。永续盘存卡订货法比定期订货法能更有效地控制采购工作,但另一方面却又要求餐厅配备专门人员管理永续盘存卡。
每一种原料都必须建立一份永续盘存卡,用以登记进货和发放数量。每一种原料还都须有预定的最高储备量和订货点量。
续盘存卡由食品成本管理员保管,用以登记各种原料的进货和发货数量。由于每种原料都有订货点量、所以不必每天进行实际库存盘点,只要根据永续盘存卡账面数字,当结
余数降至或接近订货点量时,便可发出订货通知。订货数量的确定较简单:
订货数量二最高储备量-(订贷点量-日平均消耗量X订贷期天数)
货源选择
确定订货数量以后、采购人员就可以开始选择货源、即选择供货单位。
在选择货源时必须把原料质量和价格结合起来考虑。首先,原料的质量必须符合餐厅制订的规格标准,在此前提下,再选择供价最低的货源。但并不是每次都能或都必须以最低的价格进货。诸多因素如供货单位的信誉、原料质量和使用率差异等等都可能使餐厅宁可选择价格较高的货源。
在采购任何一种原料时,餐厅至少应与三个供货单位接洽,取得三种报价。
不论是采购鲜货类原料,还是于货类原料,也不论是使用长期、定期或水续盘存卡法计算订购量,都应当使用市场订货单,用以登记订购量及取得的各种不同报价,以便比较选择。
二、食品的验收
进货验收操作要求
凡是可数的订货,必须逐一点数,记录实收箱数、
袋数或个数。
以重量计量的原料,必须逐件过秤,记录正确的重量。
对照随货交送的发货单和发票、检查原料数量是否与实际数量相符;检查发货单原料数量是否与采购订货单原料数量相符。
对照原料采购规格标准,检查原料质量是否符合要求。
抽样检查箱装、匣装原料,检查原料是否足量,质量是否一致。
检查发货单原料价格是否与市场订货单记录的报价一致,或是否与采购订货单所列价格一致。
完成进货验收单,正确记录供货单位名称、收货日期、各种原料的重量或数量、单价和金额。
如果原料分量不足或质量不合标准需要退回,则填写原料退回通知单并取得送货人签字,将通知单随同发货单副本退回供货单位。
所有有关发票或发货单必须加盖收货章、验收员在规定地方签字。
在原料包装上注明进货日期及进料价格,或使用双联标签,然后尽快将所有收妥的原料送到各自储存的仓库、冷库或厨房作当天消耗,以免引起质量下降或损失。同时完
成进货日报表。
所有发货单、发票或有关单据及进货日报表应及时送交财务部门,以便登记结算。
验收的程序
依据定购单或定购记录检查进货。
在这个程序中,必须核实收受的项目是否与定购单相符,凡未办过定购手续的食品不予受理,这样可避免不合用的食品进入库存。其次要核实食品的质量是否符合规定的质量标准,为使验收既高效率又准确无误、验收人员应备置一份采购规格书,帮助验核对照,而不致凭猜测办事,保证食品的质量与规格书相符,不合质量的食品不予受理,对有怀疑的食品应请厨师长来判断。
根据发票来检查食品。
通常供货发票是随同食品一起交付的。发票是付款的重要凭证,供货单位送来或自已购运回来的食品数量是发票开具的内容,据此核实食品的数量和规格,核实的方法是过秤称量。对有商标外包装的食品,即使没有必要称重的也须清点数目;计重量的包装食品仍需过秤,核实是否与包装上标明的食品毛重相符;易腐食品必须逐一清点过秤,凡超出规定的规格或重量范围标准的食品不能接受。如果经过称重存在数量不足,应填写餐厅规定的凭单来调整发票上的数量和总价。如果由于某些原因,发票未随货一起送到,可开具餐
厅制备的备忘清单,注明收到食品的数量等,在正式发票送到以前便以此据充任。
受理货品。
当完成前两个程序后,验收员应在送货发票上签字并接受货品。
有些单位根据经营要求设计出发票讫章,用于所有进货发票的验签。
收讫章可包括收货日期、数量、价格、总金额、验收等项,加盖印记后验收员再填写签名。收受验收后食品就由仓储负责,而不再由采购员或送货单位负责了,这一点在接受时验收员应清楚。
送库储存。
验收后的食品由于质量和安全方面的原因,需及时送入库内存放,尤其是易腐食品,如需厨房接受的,应及时通知厕房来领取。食品入库应有专门人员搬运,不应随便请人搬运,随便让人进入仓库,是不妥当的。送入库的食品还应该做上标签,它有助于存货盘点和了解库存周转情况。
填写有关报表。
填写验收报表的目的是保证购货发票不至于发生重复付款的差错,还可用作进货的控制依据。
验收的方法
餐饮经营中的食品验收通常采用下面几种基本验收方
法:
按发票验收。
即验收人员按发票和定购单核对食品的项目和数量,这种方法较方便快捷,但要注意防止验收人员的大意疏忽,因为有发票在跟前就直接照着发票核对食品而不仔细核准其重量和数量。
填单验收。
企业可自制验收用的空白凭单,在验收时验收人员按购回的食品分别称重、计数、核价,然后分别将各项数字填进凭单,这种方法可减少差错,但较费时费工。
盲目查对验收法。
几乎所有的餐厅都使用这样那样的凭单验收方法。其标准做法是验收员根据发货单和发票内容,对照采购规格标准、市场订货单或采购订货单,逐一检查进料的数量、质量和价格。凭单验收比较简单、快捷、准确,如果验收员严格按照规程操作,乃不失为一种有效的验收方法。
验收品质控制
(1)包装。
在所有收货品管的程序中,如果该项货品有外包装,则首先须确定的是,其包装的完整性,例如有无破损、挤压或开封。
(2)气味。
正常新鲜的食品都会有其特定的气味,验收时可从气味上判定其品质有无异变。
色泽也是判定物品品质的一个方式,验收人员可多吸收这方面的专业知识。
温度。
食品类物料对温度差异的敏感度与要求很高,正确良好的低温配送与储存,对食品运送过程中的品质维持非常重要,因而验收人员绝不可忽略验收时的温度检验。
外观。
此为验收工作最简单,但也是最重要的品管方式,观其外表即可大致确认其品质。
口感。
某些特定的可食性物料,用其他方式无法确知其品质时,试吃可能是一最有效的方式。
制造标示。
这也是可供验收人员参考的一个方法,但该项产品必须是出自于较具规模与品牌形象的供应商,才具有参考价值。
有效期限。
有效期限的控制永远都是食品物料控制品质的重要方法之一,验收时有效期限的确认,必须和订货数量的预估使用期限相配合。