文档介绍：第十四章物业纠纷与投诉处理技巧
授课内容
一、物业管理投诉处理策略
二、物业管理纠纷处理的防范与处理
【主要内容】
一、投诉类型
二、投诉的常规处理程序
三、投诉的常规应对策略
四、减少投诉策略
五、投诉利用技巧
六、他山之石
第一节物业管理投诉处理策略
投诉的情况是非常复杂的,业主的投诉也未必全部都有根据和理由。但是,通过我们预料的问题,确定合适的答复方式,可以更有效地处理顾客的投诉。
投诉的问题大致有以下几大类:
第一类、对设备设施方面的投诉
第二类、对管理服务方面的投诉
第三类、对收费方面的投诉
第四类、对突发事件方面的投诉
一、投诉类型
第一类、对设备设施方面的投诉
一是用户对设备设施设计不合理或遗漏及质量感到不满。如电梯厅狭窄,楼梯太陡,没有门厅,房屋漏水,墙体裂损,地板起鼓等。
二是对设备运行质量不满意。如电梯经常停电、停梯维修;供电供水设备经常出现故障等。产生投诉的原因主要基于用户所“购买”使用的物业与用户期望有差距。
用户使用物业、支付物业管理费,总是希望物业能处于最佳使用状态并感觉方便舒心,但物业在设计开发时,可能未考虑到或完全按照用户的需要来设计,设备的选型和施工质量也存在这样那样的问题,因而造成上述的种种不便和问题。
第二类、对管理服务方面的投诉
用户对物业质量的感觉来自七个方面:
安全:用户的财产和人身安全是否能得到切实保障;
一致:物业服务是否规范化、标准化,并具有可靠性;
态度:物业管理员礼仪礼貌端庄得体,讲话热情和蔼等;
完整:物业服务项目完善齐全,能满足不同层次用户的需要;
环境:办公和居住环境安静,人文气氛文明和谐等;
方便:服务时间和服务地点方便,有便利的配套服务项目,如停车场、会所、自行车棚、邮局、托儿所等;
时间:服务时间和服务时效及时快捷等。
当用户对这些服务质量基本要素的评估低于其期望值时,就会因不满而投诉。用户对服务质量的期望值来源于用户日常得到正常服务的感觉和来自物业管理公司的服务承诺。
当物业管理公司对某项服务“失常”时,如工作人员态度恶劣,日常运作出现小故障、信报未及时送达,维修人员未能尽快完成作业等,用户容易以投诉来倾诉自己的不满;当物业管理公司的服务承诺过高时,业主也易因期望值落差而投诉。
第三类、收费方面的投诉
主要是各种分摊费和特约维修费。如水、电、清洁、绿化、公共设备抢修等分摊费用及换灯、换锁、换门等特约维修费用。
物业管理的服务是某种意义上的商品。用户总是希望以最少的价值购买到最多最好的服务,而管理公司则希望服务成本最小化,这一矛盾集中反映在缴纳各类费用这一敏感问题上。
特别是小区居民虽然入住“商品房”,但认识还停留在“福利房”阶段,对缴纳管理费、支付维修费,总是处于能拖则拖的不情愿状态,即使很不情愿地交纳了费用,也动辄因一点小事而投诉。
第四类、对突发事件方面的投诉

因停电、停水、电梯困人、溢水及室内被盗、车辆丢失等突然事故而造成偶然性投诉。
这类问题虽有其“偶然性”和“突发性”,但因事件本身很重大,对用户的日常工作和生活带来较大麻烦而引致强烈的投诉。
二、投诉的常规处理程序
第一步
客户
投诉处
详细询问客户的意见
和要求,做好记录并
详细询问投诉人事件
情况,如有必要则亲
临现场了解情况。
管理处
主管部门
亲临现场
向投诉客
户了解情
况,进行
处理。
第二步
可以及时解决
的问题
将处理结果及时回
复客户,并征求客
户意见。
将处理结果送至
管理处存档
第三步
一时难以解决的问题
第四步
管理处做好每月投诉统计工作及投诉分析报告
向客户做好解释工作,并给
予客户解决问题的大致期限
及时上报
1. 物业管理处应设立专线投诉电话,电话在三次铃响之内接听,接听时必须做到礼貌用语规范,应认真、耐心接听并认真做好必要的记录。
2. 对客户的投诉,接听人员应表示感谢和歉意,并加以适当的安慰,并询问投诉人所属公司或房号、姓名及其联系的方法以便于回复。
3. 投诉处理人员应该在三分钟内到达现场,对于一时难以处理的问题,应向客户做好解释工作并及时上报。