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为了进一步步各分店的的进出货管管理,使各各分店的进进出货管理理规范化、制制度化、标标准化、统统一化。公公司收货部部编写了这这本进出货货管理手册册,帮助大大家共同提提高进出货货管理水平平,使公司司进出货管管理真正实实现“四化”要求。
二、部门组组织结构体体系及人力力配备
总部营运部总监
分店营运部店长
索赔员
仓库管理员
收货员
分店收货索赔主管
人力配备::总部营运运总监、分分店收货索索赔主管、收收货员、索索赔员、仓仓库管理员员。
三、部门工工作职能
1、商品验验收管理
、宣宣传、贯彻彻与执行国国家商品质质量、标识识、计量信信息等;
、规规定及各种种标志的识识别;
,为相关关部门提供供质量管理理方面的业业务支持;;
、出出货验收管管理工作;;
、出货验验收制度及及规定;
。
四、部门业业务操作原原则
1、收货部部的任务
加快快商品流转转,消除和和减少商店店财产和利利润损失。
2、收货部部操作总则则
严格把关、高高效验收、精精确库存、严严控损耗
即:收货作作业高效运运行、专业业验收、票票据审核严严格准确、数数据录入精精确无误、库库存控制实实时清点核核查、控制制损耗及索索赔、出清清。
3、收货部部操作原则则
,,并对所验验收商品的的数量、质质量、保质质期进行负负责;
;严厉厉禁止多收收少收的现现象发生;;验收货时时如遇特殊殊情况须报报公司总部部业务部门门,由业务务部进行确确认是否追追加订单,否否则拒收送送货商品或或退回其供供应商;
,只只能暂存收收货区;
,不不得重复使使用或分次次使用
,应应根据订单单号打出验验收单,加加盖收货专专用章后,,将结算联联交付供应应商留存,会会计联交付付给财务留留存,仓库库联由店收收货办存根根(采购通通过电脑可可查询收货货信息)
4、收货部部员工工作作原则
:
收货员必须须做到诚实实,如实记录录收货数据据,不得收收受供应商商馈赠礼品品、索取有有价物品、回回佣及小费费等。
:
收货的数据据必须是正正确的,收收货数据必必须保持与与实际送货货数据一致致。错误的的单据或数数量必须及及时行更正正。
:
收货必须执执行优先原原则:任何何时候冷冻冻食品、生生鲜食品都都要比其它它类商品优优先收货。具具体的优先先顺序是::活鲜、冷冷藏食品、冷冷冻食品。
退货优先原原则:即先先输退货后后,再进行行收货程序序。
紧急优先原原则:仓库库已缺货并并等待销售售的商品,可可以考虑优优先收货。
:
即未收货区区域、已收收货区域、退退货区域一一定划分清清楚
:
收货部整个个区域必须须执行安全全原则,包包括:叉车车的运用、商商品的存放放、商品的的堆放及运运输等等,都都必须遵守守安全原则则
:即所有有当天的收收货、退货货、调货、配配货、数据据录入、数数据出库等等当天的工工作必须在在当天完成成,特别是是数据不能能推迟录入入、录出和和确认
五、仓库的的管理原则则
1、对应原原则:商品品的存放与与商品的陈陈列原则上上要相互对对应
2、分类原原则:商品品的存放符符合商品分分类的原则则,与商品品陈列的分分类原则相相同
3、标志原原则:所有有商品的存存放都必须须粘贴存货货卡标志,做做到一货一一卡;
4、安全原原则:商品品的存放必必须符合安安全原则,如如存放的高高度和稳定定性等
5、调整原原则:仓库库内各种存存放的商品品库存是不不停变化的的,必须定定时进行调调整,以增增加空间的的利用;
6、先进先先出原则::所有商品品的发货必必须遵循“先进先出出”的原则
六、仓库的的管理要求求
1、各部门门必须在指指定的区域域内分类、分分区、有序序的存放商商品;
2、库存商商品的陈列列,参照卖卖场商品的的陈列原则则;
3、建立库库存卡,做做到一货一一卡,掌握握仓库库存存情况;
4、无仓库库货架及无无货架底层层的区域,必必须放上卡卡板后才能能存放商品品
5、仓库内内必须保持持通道畅通通,空气干干爽,地面面干燥,还还要做好日日常的防火火、防潮、防防爆、防虫虫、防鼠等等工作;
6、仓库内内不得存放放私人物品品和其他杂杂物,严禁禁有毒有害害的物品存存放在仓库库内;
七、仓库的的存放标准准
1、充分利利用空间,最最大程度的的减少空间间压力;
2、商品的的存放设置置要便于补补货、存取取、液压叉叉车的进入入等营运操操作
3、补货频频率高的商商品要优先先存放在容容易拿取的的位置;
4、商品的的码放不能能超高,超超重,承重重和受力要要均匀,适适当的进行行货架分层层,考虑
安安全系数;;
5、;
6、商品的的存放要有有适当的距距离,做到到隔墙离地地,与楼顶顶也要保持持一定的距距离,一般般要求离地地面不小于于20厘米,离离墙面不小小于15厘米;;
7、商品的的存放离灯灯源须保持持消防规定定的距离550厘米以以上,不能能阻碍消防防喷淋头和和其他电子子设备,同同时不能占占用消防器器材的位置置存放商品品
8、原则上上仓库只能能存放数量量大、整件件的存货商商品,零散散的商品尽尽量不要存存进仓库,要要摆上卖场场货架、NN架或堆头头销售
9、商品的的外箱要建建立库存卡卡,各项内内容要填写写齐全,还还要面朝外外
10、同一一卡板尽量量码放一种种商品,两两种以上的的商品要采采取纵向码码放方式
11、所有有存仓的商商品纸箱都都要封箱,封封底;
12、商品品的存放与与搬运必须须遵循上轻轻下重、上上小下大、上上虚下实的的原则;
八、处理仓仓管理标准准
1、处理仓仓为楼面退退至收货部部退换货商商品的仓库库
2、处理仓仓管理必须须按供应商商按分类用用纸箱陈列列
3、每个供供应商退换换货的纸箱箱必须标明明供应商名名称
4、仓库内内必须保持持通道畅通通,空气干干爽,地面面干燥,还还要做好日日常的防火火、防潮、防防爆、防虫虫、防鼠等等工作
5、楼面退退至收货部部符合退换换货条件的的商品
6、所有人人为损坏、偷偷吃、偷喝喝、偷用的的商品不得得随意退至处处理仓必须须部门确认认。
7、所有退退换货商品品应及时处处理,存放放不得超过过一个月
九、收货部部员工服务务要求
公私分明、秉秉公办事加加强沟通、团团结合作
以诚待人、言言而有信敬敬业爱业、钻钻研业务
苦干实干、实实事求是严严格把关、高高效验收
简化工作、提提高效率精精确库存、严严控损耗
十、收货部部员工工作作职责
分店收货索索赔主管
(一)工作作职责
1、负责规规范部门员员工日常工工作纪律、工工作安排、本本部门排班班工作、考考勤考核的的情况
2、负责所所有通过分分店收货部部的货物与与单据入库库、出库的的审核工作作。
3、负责与与供应商送送货预约及及收货员商商品的验收收工作情况况
4、负责监监督储存区区货物的整整理及库存存管理工作作。
5、负责分分店收货部部单据的流流转及审核核工作。
6、负责本本部门与供供应商的沟沟通与协调调工作。
7、负责本本部门与各各部门的沟沟通与协调调工作。
8、执行公公司政策、制制度、规定定的实施信信息反馈工工作。
9、负责部部门员工专专业知识培培训及现场场指导工作作。
10、控制制公用品的的开支费用用。
11、负责责部门员工工的评估及及考核工作作。
(二)工作作流程及工工作简要
1、商品的的验收、出出入库审核核工作;
2、叉车与与卡板,以以及箩框的的维护与管管理;
3、供应商商送货预约约及收货员员商品验收收工作情况况;
4、各类单单据的审核核及流转;;
5、员工的的专业知识识培训及指指导工作;;
6、负责本本部门与各各部门、供供应商的沟沟通协调工工作;
7、处理仓仓退换货商商品的跟进进处理
(三)周期期性及特别别工作内容容
1、每月11日对上月的收货数数据及问题题反馈进行行汇总并报报店负责人人及配送中中心经理处处;
2、每月225日前需需对部门人人员的排班班进行制作作并报分店店人事部;;
3、每月33日前需对对处理仓的的库存进行行分析并跟跟进处理;;
4、每周一一需对处理理仓的退换换货情况进进行跟进;;
5、每月22日前需对对上月的各各类单据进进行处理;;
6、每周一一需对上周周未送货的的供应商进进行汇总并并上报总部部业务部及及分店店负负责人处
分店收货员员
(一)工作作职责
1、负责送送货单、订订单的审核核工作。
2、负责完完成分店收收货部与楼楼面的收货货单据及货货物的交割割工作
3、负责货货物数量的的清点工作作
4、负责货货物的质量量控制工作作
5、负责收收货区域的的整理工作作
6、节约公公用品的开开支费用。
7、与供应应商、各部部门、员工工之间的沟沟通与配合合。
8、遵循“日落”与“日清”原则。
(二)工作作流程及工工作简要
1、商品的的验收;
2、商品的的退换货处处理;
3、各清场场、清退、退退货、调拨拨商品联络络函的执行行;
4、各营运运道具的清清洗与维护护工作;
5、负责收收货区域的的整理工作作;
(三)周期期性及特别别工作内容容
1、每周日日需对处理理仓内退换换货困难的的进行汇总总上报部门门主管处;;
分店索赔员员
(一)工作作职责
1、负责所所有退收货货部处理仓仓货物的核核查工作。
2、负责索索赔商品分分类与供应应商联系工工作。
3、认真负负责与供应应商协调、沟沟通商品的的索赔工作作。
4、负责索索赔商品陈陈列、安全全、卫生及及索赔区域域整理工作作。
5、节约公公用品的开开支费用。
6、与供应应商、各部部门、员工工之间的沟沟通与配合合
7、遵循“日落”与“日清”原则
(二)工作作流程及工工作简要
1、商品退退换货的跟跟进处理工工作;
2、退换货货商品的分分类及供应应商的沟通通协调工作作;
3、分店退退货、清场场、清退的的商品跟进进及向上的的汇报工作作;
(三)周期期性及特别别工作内容容
1、每周一一对处理仓仓的不可退退换货情况况进行汇总总并向上级级汇报;22、每月1日前需对对分店退换换货情况进进行汇总并并向上级汇汇报
十一、商品品验收、入入库文字说说明
总部或分店营运部制作订货单传真给供应商
供应商凭有效订单送货(提前预约)
收货员接单并审核订单是否有效
有效无效效
先检查是否有退货
无有有
通知营运部延期或重下订单
收货员、防损员、供应商一起清点退货
收货员、防损员、供应商一起验收
电脑员凭有效的数据及签名手续齐全的单据录入系统打印入库单、退货单
供应商签名确认
收货员对打印出来的入库单、退货单核对签名确认后交防损员签名
交仓库主管签名确认并加盖收货专用章
交回供应商到财务部复核
财务部复核并加盖财务复核单
商品验收完毕
1、总部或或分店营运运部对所需需商品进行行订货,将将订单传真真给供应商商,分店营营运部将原原件订单统一移移交给收货货部负责人人签收
2、分店收收货部负责责人须对楼楼面交来的的订单进行行检查,是是否有相关关人员的签签名及加盖盖订货专用用章后方可可给予签收收,并按部部门分开存存放,如发发现有修改改、签名手手续不全、无无加盖订货货专用章的的订单将一一律退回,不不予签收。
3、供应商商根据传真真件订单将将货送到分分店收货部部,收货员员接单并审审核订单是是否在有效效期内,如如果订单过过期或无订订单将拒绝绝收货,特特殊情况可可找商品采采购部或营营运部相关关人员延期期或重下订单单签名确认认后方可收收货
4、除工业业面包、鲜鲜奶可不用用订单,但但必须经营营运部门负负责人确认认送货数量量方可收货货外,其他他商品一律律凭有效订订单收货
5、供应商商根据订单单并按要求求将商品分分别卸到卡卡板上并拉拉至指定的的收货区。
6、商品验验收主要检检查的内容容有:数量量、质量、商商品条码、日日期、名称称、规格、包包装等,进进口商品必必须有商检检标签、中中文说明、防防伪标签;;并将实收收的数量写写在订货数数量旁边的的“实收数量量”空白处,如如果送货数数量大于订订单数量,则则按订单数数量验收,如如果送货数数量小于订订单数量则则按送货数数量验收(生生鲜蔬菜称称重商品可可上下浮动动10%)。
7、在验收收过程中,对对于不是原原包装箱的的必须全部部打开,1100%检检查数量;;对原包装装箱的,要要进行数量量和质量抽抽检。数量量抽检:220箱内抽抽检30%%,20箱以上上50箱以下下的抽检要要达到200%,50箱以上上的抽检110%;质质量抽检::10箱以内内20%
抽检检,10箱以上上的10%%抽检。
8、对于商商品有“利是”的,必须须一起全部部拆下,并并交收货部部负责人登登记再上缴缴财务部。
9、商品验验收完后,核对数量无误后,收货员、防损员、供应商在订单上签名,并将商品拉至指定的已收货区域
11、其它它商品验收收流程
(1)、对对于商品信信息不符,即即实际商品品与订单商商品信息不不符的拒绝绝收货,主主要是商品品名称、价价格、条码码。
(2)、赠赠品的验收收如同商品品验收一样样,必须认认真清点数数量,检查查质量,除除赠品本身身无条码且且有赠品字字样或捆绑绑的赠品外外,所有的的赠品必须须粘贴公司司内部的赠赠品标签。
(3)、现现金采购的的商品凭送送货单验收收,验收完完后相关人人员在送货货单上签名名(注:清清点数量时时必须在单单据相应商商品后面写写上零装数数量,而非非件数)。
12、电脑脑员凭有效效的数据及及签名手续续齐全的单单据录入系系统,核对商品品入库单金金额、数量量无误并一一致后审核核出、入库库单,并根根据供应商商的结款方方式打印一一式三/四/五联的出出、入库单单后签名并并交回收货货员。
13、入库库时如果商商品为不在在系统中的的商品,必必须由供应应商去商品品采购部确确认修改信信息后,方方可入库,否否则拒收
14、入库库时如果送送货价格低低于订单价价格或电脑脑系统价格格,按供应应商的送货货价格入库库;如果送送货价格高高于订单价价格或电脑脑系统价格格的,必须须与供应商商沟通好,价价格为什么么不对,正正常情况下下按电脑系系统价格入入库,否则则拒收或作作为问题商商品通知商商品采购部部解决;
15、现金金采购商品品无条码或或条码无资资料时,须须通知商品品采购部先先录入新资资料再入库库,供应商商送货的商商品无资料料时拒入库库或由供应应商找商品品采购部相相关人员完完善信息后后方可入库库;
16、如果果赠品属免免费商品,商商品入库时时的进价为为“0”;
17、核对对商品入库库单金额、数数量无误并并一致后在在出、入库库单,并根根据供应商商的结款方方式打印一一式三/四/五联的出出、入库单单后签名并并交回收货货员。
18、收货货员、防损损员根据收收货订单的的数量对打打印出来的的入库单进进行核对,确确认无误
后后签名交给给供应商。
19、供应应商签名确确认后交仓仓库主管审审核,仓库库主管审核核签名并加加盖收货专专用章,并并将订单、入入库单、送送货单一起起交给供应应商到财务务部
20、财务务部对供应应商交来的的订单、送送货单及签签名齐全的的入库单进进行复核,无无误后签名名并加盖复复核专用章章,将结算算联红联交交给供应商,收收货部负责责人须在每每天晚上下下班之前到到财务部收收取入库单单黄联并装装订保管。
21、收货货完毕,对对于验收完完的商品,营营运部应根根据实际情情况及时拉拉至卖场销销售或存仓仓。
具体工作职职责及责任任划分如下下:
1、收货部部
(1)、收收货员要严严格按照订订单、验收收标准对供供应商所送送商品进行行验收清点点,对验收收完毕的商商品要及时时转移到已已收货区;;
(2)、收收货部不允允许在防损损员未到达达收货现场场的情况下下,单独对对供应商所所送的商品品进行验收收,否则一一切责任将将由收货员员承担。
(3)、收收货部对打打印出来的的入库单与与收货订单单的数量不不进行核对对便直接签签名盖章,且且出现错误误的,责任任将由收货货部负责人人承担。
2电脑部
(1)、电电脑员认真真核对收货货员所验收收的订单数数量、送货货单是否一一致,签名名手续是否否齐全,然然后再核对对收货数量量、电脑进进价与送货货单金额无无误一致后后方可入库库
3、财务部部
(1)、财财务部对供供应商交来来的订单、入入库单、送送货单须认认真复核,相相关手续是是否完备,数数量、价格格、金额是是否一致,无无误后方可可给予签名名加盖复核核专用章,对对复核完的的订单及入入库单黄联联须收回并并保管好;;
(2)、财财务复核对对验收订单单与送货单单、入库单单不进行核核对便签章章通过,且且出现错误误的,责任任将由财务务复核员承承担。
4、防损部部
(1)对收收货员验收收过程中,出出现不符验验收标准的的,要监督督好是否有有及时存放放到拒收退退货区域,不不允许出现现与其他已已收商品混混淆在一起起,对收货货部验收完完的商品,要要监督好是是否有及时时拉到已收收货区,营营运部是否否规定的时时间内将商商品转移