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编写说明
根据中国电力投资集团公司文件《关于开展集团公司工资制度改革试点工作的通知》(中电投人资〔2008〕113号)精神,为了保证黄河公司工资制度改革试点工作的顺利进行,为领导决策提供依据,决定安排各试点单位编写《岗位说明书》(模板见附件),请各单位根据公司工作布置积极组织,认真编写,现将《岗位说明书》编写要求说明如下:
一、概念、重要性及用途
:
岗位说明书,是人力资源管理中最为重要的文件之一。是在工作分析基础上,对岗位信息、任职资格、职责、权限等进行描述的成果文件。
•阐明在公司内谁应该负责什么工作
•有助于在职者了解该岗位的责任
•帮助管理阶层分析并改进公司的组织结构
•作为岗位评价、薪资调查以及建立薪资结构的基础
•为公司人力资源规划、人员招聘及甄选、人员任用及配置提供依据;
•为企业薪资调查、薪酬结构调整、绩效评估提供依据;
•为企业做好员工培训与发展、职业规划提供依据;
•为企业工作评价、职位分类、目标管理计划、工作流程分析、组织研究提供依据。
二、岗位说明书编写流程
编
写
讨论
并修
改
0
编
写
三、填写说明
《岗位说明书》中一律用仿宋5号字填写
♦单位名称:公司全称(与公章相一致)
♦岗位名称:明确、具体,填写公司规范的岗位名称,不能使用含糊、通称之名称。
♦隶属部门:岗位所在部门♦岗位定员:该岗位定员数
♦直接上级:该岗位直接上级的岗位名称
♦直接下属:该岗位直接下属的定员数
♦工资等级:留空白,由人力资源部门填
♦岗位代码:按照岗位编码规则(附件)自行编制
♦批准人:留空白,由人力资源部门填
♦批准日期:留空白,由人力资源部门填
,在什么样的范围内行使自己的职责,概括性的表述该职位的工作职责,通常用以下方式撰写:
为了(…目的)
结果、市场占有率、利润、销售额、数量、质量、服务•••••在(…范围内)
政策、原理、准则、制度、日常监督
做什么(…动作/行为)
组织、指导、推荐、计划、操作活动……
也可以撰写为:
在(…范围内或约束条件下)
政策、原理、准则、制度、日常监督
做什么(…动作/行为)
组织、指导、推荐、计划、操作活动……
已达到(…目的)
结果、市场占有率、利润、销售额、数量、质量、服务•••••
例子:
例一:营销总监目的:为了完成销售额、实现利润及获得市场占有率,范围:在公司的营业发展方向和产品政策指导下,包含动词的主要工作活动:制定营销策略,建立和维护营销部门的组织结构,提高部门绩效,完善服务质量。
例二:分厂厂长约束条件:根据公司的生产计划安排,包含动词的主要工作活动:管理和调配工厂的全部设施,目的或结果:以按照质量标准的要求,在一个安全的工作环境下生产出预定的产量。
♦编写原则:PDCA原则
P(Plan)--计划,确定方针和目标,确定活动计划;
D(Do)--执行,实地去做,实现计划中的内容;
C(Check)--检查,总结执行计划的结果,注意效果,找出问题;
A(Action)--行动,对总结检查的结果进行处理,成功的经验加以肯定并适当推广、标准化;失败的教训加以总结,以免重现,未解决的问题放到下一个PDCA循环。
例子:
原则
职责模块
职责细则
备注
P
生产计划编制
根据销售计划和生产能力制定3个月滚动生产计划
根据公司外协规定,生产能力及品质要求等制定外协加工计划
分析物料需求量,并编制物料需求表
D
计划跟进
跟进米购进度,确认米购的交货期
跟进外协加工进度,确认外协加工交货期
检查生产进度,分析和预测生产计划的完成情况,并及时向部门经理汇报
C
计划调整
召开生产协调会,检讨生产计划,制订应对方案
根据调度指示修订生产排期
跟进、检查有关生产排期决议的执行情况
A
培训
协助部门经理制定培训计划
组织相关人员编写培训课程、教材
组织安排培训并跟进培训的实施
评估培训效果
♦编写技巧
标准的工作职责描述格式应该是:“动词+名词+结果”。
动词:参照工作职责动词使用规范表;名词:表示该项任务的对象,即工作任务的内容;结果:表示完成此项工作所要实现的目标,可用“确保、保证、争取、推动、促进”等词连接。
例:人力资源部经理:“组织制定人力资源战略和人力资源规划,保证为公司的发展战略提供有效的人力资源支持”。
♦表述要领
准确使用描述行为的动词以明确角色;揭示工作流程以及信息的流向;指明工作活动的目的或所要产生的结果;♦动词的使用
一般情况下,动词从《岗位职责动词使用规范表》(见
下表)选择:
岗位职责动词使用规范表
层级
管理职责
业务职责
决策层
主持、制定、筹划、指导、督管、协调、委派、考核、交办
审核、审批、批准、签署、核转
管理层
组织、拟定、提交、制定、安排、督促、布置、提出
编制、开展,考察、分析、综合、研究、处理、解决、推广
执行层
策划、设计、提出、参与、协助、代理
编制、收集、整理、调查、统计、记录、维护、遵守、维修、办理、呈报、接待、保管、核算、登记、送达
亦可扩展使用以下动词:
负责制定批准审阅准备提出建议检查开发
指导评估编制实施审定监督审批指导接待走访收集确保审核制定编写承担拟订办理草拟计算统计督促起草购买检测决定建议分析设计回答汇总报告安排研究建立参与核对抄写传送确认提供确定考查总结协助布置调查完成巡查预测修改保持汇报发放验收整理保管登记签订
从PDCA角度划分
P和D角度:
指挥编制草拟指导接待执行组织落实收集
建立实施计算
C的角度:
检查监控监督督导
A的角度:
解决纠正改进改良改善
管理人员和非管理人员对于管理人员,多用概括性词汇,如组织、领导、进行审核、考察、决定、指挥、指导、建立、批准等;
对于非管理人员,多为具体动作词汇,如:操作、倾倒开动、填制、计算、发放、检查、运送等。
♦注意事项
使用的词语必须非常清晰,以保证使用该岗位说明的人能正确理解所说明的内容。
模糊不清或有各种理解的词语应避免使用。例如“进行”、“开展”、“做好”、“处理”等动词没有具体指出工作的具体内容。对于“尽可能多的”、“典型的”、“复杂的”、“困难的”一类的形容词,不同的人会有不同的理解。如:抓好企业文化建设,营造积极向上、团结奋进的氛围,增强企业的凝聚力和竞争力;反映青年的要求和呼声,维护青年的合法权益;做好安全保卫工作;尽可能多地收集市场信息。
尽量避免使用“负责+动词”的表述方法,“负责”一词要慎用。例如,“负责组织”,“负责组织领导”、“负责提出”一类的表述就不规范的,应当直接表述为“负责—”、“组织—”、“提出—”。
如:组织公司年度经营管理会议;组织质量管理体系ISO9001的内部审核工作。
以下动词可以和其他动词搭配使用:组织、协助、配合、参与,例如,“组织制定”、“配合制定”、“参与制定”。
如:组织对现场情况的调查,协助解决生产过程存在的问题。
尽量以动词开头
原表述
修改后的表述
对分公司提交的《需求计划表》
审核分公司提交的《需求计划表》
进行审核
客户分类标准的制定
制定客户分类标准
将各制造部退回的余料入库
保留原表述(非及物动词般不
以动词开头)
用语要简洁
原表述
修改后的表述
实施积压库存的处理
处理积压库存
冋销售公司财务部指定人贝起定
配合财务人员盘点库存,并出
期盘点库存,并出具《盘点表》
具《盘点表》
每半年主持次生产系统管理制度
定期组织生产系统管理制度
的修订、将新修订的管理制度下发
的修订、并下发
♦其他说明
每个岗位只需撰写一份岗位说明书,如果工作职责70%以上发生重叠且没有10%以上的显著不同,则可视为同一种岗位;
从事同一种岗位的多个人可共用同一份岗位说明书,而不用一人一份。
工作职责最好8-15条,占工作内容5%以下的工作职责可不必填写;
在岗位说明书中应当使用客观的描述性词汇,最好不要用过多的体现规范性要求的形容词;
最终的岗位说明书所描述的内容是该岗位应当承担的责任,而不是某个人当前实际承担的工作内容;
在岗位说明书中不应包括任职者个人的优点或缺点等诸如此类的信息
在临时性项目小组中工作的人不需撰写岗位说明书。
本岗位绩效考核指标
根据工作职责对其工作完成情况的基本评价。尽量做到既全面,又要表达简洁。
基本格式为:在一一工作中,达到一一效果
或,一一工作的结果如何(可量化的尽可能量化)。
岗位任职资格
任职资格是本岗位对人的最低要求,是对任职者需具备的最低要求,不是针对现职人员的要求;其作用是为岗位价值评估、人员招募、培训开发的提供重要依据,岗位说明书中的任职资格条件具有牵引和导向功能。
学历:初中、中专、高中、大专、本科、研究生等,对学位有特殊要求的,在学历后面紧跟学位;
专业:岗位对专业有特殊要求,则注明,否则填不限;年龄、性别:特殊岗位对年龄或性别的特殊要求,若无,责填写“不限”;
业务知识:“具有经济学基础知识”或“电路知识”等;技能要求:
专业技能,如会计证、律师证、特种作业上岗证、计算机、英语等级证书等;
通用技能,注明本岗位所需的能力素质要求,主要包括决策能力、计划或策划能力、组织与协调能力、研究和分析能力、创新精神、沟通能力、学****能力、文字和语言表达能力,结合本岗位实际进行选择。对各种能力的要求程度一般分为5个档次,即较弱、一般、较高(强)、很高(强)、极高(强),语言组织上可力求精练。如:如“应具备较强的协调能力、处理人际关系的能力”、“应具备较强文字表达能力”等。
工作经验要求:
同行业工作经验,如:电力行业管理行业工作2年以上;同岗位工作经验,如:从事财务经理岗位工作2年以上;其它特定公司的工作经验,如:2年以上XX行业工作经验等;
专业技能所必需的工作磨练,如:2年以上财务或证券或人力资源工作经验等。
大多为以上的结合:具有2年以上电力行业行业财务经理工作经验。