文档介绍：项目内部审核管理制度
项目内部审核管理制度
1 目的
为了查明项目管理体系是否得到有效实施和保持,且符合规定的要求,特制订本程序,以便及时发现存在问题,采取纠正措施,实现持续改进。
2 适用范围
本程序适用于对项目管理体系各过程的审核。
3 职责
31>.1 管理者代表
负责领导内部审核工作,审批内审通知、审核计划和审批内审报告。
总师室
负责组织和实施内审工作,具体职责为:
在项目工作计划中提出内审工作的安排;
组建审核组,确定审核组人员组成;
发出由管理者代表批准的审核通知和审核计划;
安排实施审核计划,协调审核活动,报告审核结果。
被审核部门
配合审核人员工作,依据不合格项内容提出纠正措施计划,并组织实施。
审核组长
制订审核计划;
召开审核组成员准备工作会议,布置审核员工作;
审核由内审员编制的检查表;
主持召开首次会议和末次会议;
控制现场审核实施,使审核按计划和要求进行;
确认内审员审核发现和不合格报告;
编制内部审核报告;
整理审核实施中所有文件和记录,做好文件分发和归档。
内审员
根据审核要求和分工编制审核检查表;
按审核计划完成审核任务;
将发现的不符合项编制不合格报告,经审核组长确认后提请受审核方负责人确认;
确认受审核方制订的纠正措施计划,并实施跟踪审核。
4 实施要求
内审流程
提出内审
现场审核

成立审核组

末次会议
制定审核计划

编制审核报告

编制检查表

跟踪审核
首次会议

资料整理归档
图1 内审流程图
内审时机
全面的项目管理体系内部审核每年至少进行一次,总师室在每个项目工作计划中应对各阶段的内审时间作出安排,一般应安排在第三方认证审核或监督检查以前进行,当机构或职能有重大变更、发现严重不合格情况或董事长认为有必要时也可开展内审活动。
组建审核组
总师室根据项目工作计划中内审时间的安排,经管理者代表同意后,落实具体的内审日期,并提出审核组长和审核组组***员名单,经管理者代表批准后建立审核组。参加内审的人员必须经过内审员培训,取得内审员资格,并经董事长批准授权。
编制审核计划与发出审核通知
审核组成立后,由审核组长编制审核计划,内容包括:审核目的、范围、审核依据、审核组人员组成与分工,具体审核日程安排等。在安排审核组人员分工时应选择与受审核方无直接责任的内审员进行内审工作,以确保审核的独立性和公正性。
在审核计划经管理者代表批准后,总师室应发出审核通知,连同经批准的审核计划一起在审核开始一周以前发给各受审核部门,要求各部门作好准备接受审核。
编制检查表
审核计划确定后,内审员应根据各自分工编制《内部审核检查表》(格式见附录A)。检查表应按照标准的要求或过程的内容列出具体的检查内容。检查表应经审核组长的审查同意。
召开首次会议
现场审核前应召开首次会议,由审核组全体成员和受审核部门负责人及有关人员参加,会议由审核组长主持,与会人员应签到。首次会议时间一般不超过半小时,会议的主要内容包括:
向受审核部门介绍审核组成员分工;
说明审核范围、目的和依据;
简要介绍实施审核所采用的方式和程序;
在审核组和受审核部门之间建立联系;
宣读审核计划,澄清审核计划中的不明确内容。
现场审核
收集客观证据
内审员应根据审核计划和《内部审核检查表》客观、公正地进行现场审核,包括面谈,查阅文件、资料和记录,观察现状等有目的、有重点地收集客观证据。客观证据包括:
存在的客观事实;
与被审核的项目工作活动负有责任的人的谈话;
现行有效的文件和记录。
内审员应将收集的客观事实及时分析,形成审核证据(与审核有关的客观事实),并记录在检查表上,避免事后追忆。
编制不合格报告
内审组将审核中发现的不符合规定要求的事实整理后填写《不合格报告》(格式见附录B),并指出该事实不符合相关标准的哪一条款规定。不合格报告经审核组长审核后交受审核部门负责人确认并签字。
召开末次会议
审核结束应召开末次会议,由审核组全体成员和受审核部门负责人等参加。会议由审核组长主持,与会人员应签到。
末次会议时间一般不超过一小时,会议主要内容为由审核组长向各受审核部门报告审核结果,包括不合格项的数量和分布状况,并要求各相关部门制订相应的纠正措施。
编制审核报告
末次会议结束后,审核组长应即编制审核报告,主要内容包括:审核目的、范围、依据、审核组成员、审核日期、审核中发现的主要问题、不合格项分析、审核结论以及改进意见等。
审核报告经管理