文档介绍：第一章:部门定位
要有全局思想
办公室是企业行政机构的有机组成部分,它所从事的管理活动同样是服务于企业总体目标,服务于企业整体利益的。这就要求办公室在工作时必须培养全局观念,从企业的整体需要出发,以不断提高企业经济效益为自己的工作宗旨。
要有高度的参与意识
办公室作为企业领导的参谋和助手,经常直接参与或间接服务于企业的经营决策。办公室人员必须具有强烈的参与意识,在企业的行政决策、经营管理、公共关系、信息沟通等各个方面当好领导的助手。
要有强烈的效率概念
只有讲究效率、讲究质量的企业,才能在激烈的市场竞争中获得成功。因此,办公室成员必须树立效率观念和时间观念,把工作效率和工作质量作为自己的首选目标,力求处理事情迅速准确,事半功倍。
第二章:部门职责
办公室文员
1、负责对进入公司办公场所的来访客人进行接待、登记、导引。
2、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。
3、保管登记和按规定发放公司办公用品。
4、负责公司电话总机的接线工作。对来往电话接听准确及时、声音清晰、态度和蔼, 恰当使用礼貌用语;对未能联络上的电话记录在案并及时转告;对紧急电话设法接通,未通者速报行政部领导处理。
5、负责传真收发与登记。
8、请购单、验收单之登记。
9 、完成其他临时工作。
二、办公室副主任
1、坚决服从总经理的统一指挥,认真执行其工作指令一切管理行为向总经理负责;
2、建立各项规章制度促进各项工作规范化管理;
3、协助总经理做好综合、协调各部门工作和处理日常事务;
4、负责汇总公司年度综合性资料其它综合性文稿,及时择写总经理发言稿和其他以公司名义发言文稿审核工作;
5、员工入职、离职过程中与人事相关的手续办理;
6、员工日常的考勤、加班、请假统计工作;
7、根据公司领导意见,负责召集公司办公会议和其他有关会议,做好会议记录,按择写会议纪要,并检查督促会议决议的贯彻实施;
8、负责公司行政文书的处理,做好收支的登记、传递、催办、归档、立卷和发言的登记、打印、存档,以及行政文书档案的管理工作。
9、负责公司对上级主管部门联系,公司有关业务咨询和联系工作;
10、及时收集和了解各部门的工作动态,协助总经理协调各部门之间有关的业务工作,掌握全公司主要活动情况,编写公司年度大事记;
11、协助参与公司发展规划的拟定年度经营计划的编制和公司重大决策事项讨论;
12、完成公司领导交办的其他工作任务。
第三章:部门流程
编号: BG-11 流程名称:办公用品申请采购流程
详细步骤
备注
步骤 1
各部门于每月二十五日前编写采购计划,并提出办公用品采购申请。
急采购需总经理特批
<<特批请购单>>
步骤 2
部门负责人填写<<办公用品请购单>>统一交到办公室。
新进人员或特殊用品
文具之申领不受此限制
步骤 3
办公室将各部门采购计划汇总,交给总经办审批。
步骤 4
审批完成后,办公室递交<<办公文具请购单>>给采购部。
步骤 5
采购部次月4日采购完毕,办公室负责验收。
相关的制度<<办公室文具管理制度>>
相关的表格:
[BJYP-01]文具用品一览表
[BJYP-02]办公用品请购单
审批人:吴佩霖采购人:吴艳验收人:禹葵
编号: GB-02 流程名称:办公用品验收流程
详细步骤
备注
步骤 1
采购人员将采购物品送到办公室
步骤 2
办公室管理人员对物品的品种、规格、数量与质量进行验收
步骤 3
确保没有问题,在<<物资入库验收单>>上作好登记,对于有问题的采购物品,不列入入库手续,财务一律不给报销
相关制度<<办公室文具管理制度>>
相关的表格:
[BJYP-01]文具用品一览表
[BJYP-04]办公用品入库验收单
检查人:吴佩霖发放人:李美丽签收人:各部门负责
编号:GB-03 流程名称:办公用品领用流程
详细步骤
备注
步骤 1
办公室通知各部门负责人领取办公用品。
新进人员或特殊用品文具之领用不受此限制
步骤 2
部门负责人填写《办公用品领用表》注明领用日期、品名与数量等,领用人签名确认。
步骤 3
办公室负责发放办公用品。
步骤 4
办公室做好相应记并负责出库手续登记。
相关制度<<办公室文具管理制度>>
相关的表格:
[BJYP-01]文具用品一览表
[BJYP-04]办公用品领用表
检查人:吴佩霖发放人:李美丽签收人:各部门负责人
编号:BG-04 流程名称:名片印刷流程
详细步骤
备注
步骤 1
印制名片申请者填写<<名片印刷申请单>>,经总经理签字后交给办公室。
步骤 2
名片印制前办公室负责人需和申请人确认名片职务、职称、部门是否相符,