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马迪·阿文哈尤马迪·豪卡
欧立雄教授曾说,“VUCA时代意味着变化、不确定性、复杂性和模糊性的加剧,我们在面临困难与挑战的同时也面临全新的机遇和无穷的可能性。如何管理机会将是一个值得关注的领域。以前我们强调应对变化,现在我们应该重点考虑拥抱变化;以前遇到变化,我们要考虑是不是项目出现了什么问题,现在我们要学会在变化中寻找机会”。PMI教育基金会董事会成员奥利维尔·拉扎尔(OlivierLazar)也强调在风险管理中要进行机会管理。由此可见,机会管理是大势所向、势在必行。
項目机会管理(ManagementofOpportunitiesbyProjects,MOP)这一概念是1992年提出来的,但如今仍不过时。过去的十几年中,现代项目管理的发展产生了新的方法论,我们可以通过战略项目集管理和项目组合管理,让机会管理这一概念从理论迈向实际应用。
项目机会管理的缘起
项目机会管理的概念缘起于这样的想法:在战略思维和规划中,我们必须认识到,变化是事物的永恒状态,传统的定期战略计划和预算没有为计划/预算期间的变化所创造的新机会留出项目融资空间,灵活性和反应速度跟不上市场需求。面对全球的巨大变化,在商业环境的变化速度与规划时间周期不成正比的情况下,所有传统方法都不适用,我们不得不思考如何更快、更好地进行组织、决策和战略规划。
项目机会管理的概念始于芬兰,人们将项目管理的快速跟踪方法应用于芬兰纸业投资。从创意到纸张生产的项目实施需要比竞争对手做得更快。最初的项目机会管理与当今敏捷方法有着相同的基本原则。
项目机会管理概念
项目机会管理是战略规划和实施的一种手段。战略规划的方式和概念已经改变,我们不总是去选择战略,有一些战略是在变化过程中自然形成的。虽然预算通常是每年提前制定的,但管理层不能因为没有预算而拒绝新的想法和机会。最好的战略家不仅擅长制定新战略,而且能够发现新战略。
项目机会管理能够帮助我们应对VUCA时代的挑战。项目机会管理将监控变化、发现机会、开发新的商业想法、选择最佳想法、规划及实施选定的想法以一种方式结合起来,这样可以以迭代的方法来进行项目规划,提高灵活性和反应速度。除了为严格定义的目标提前分配资源,我们还应该留出一部分可灵活使用的资源(包括金钱和人力),以应对变化、拥抱机会。这些资源应该在短时间内由管理层支配,因为速度决定胜负。
项目机会管理成功的前提
根据定义,项目机会管理要求管理层具备新的品质。过去人们很少因为忽视变化中的一个机会而被指责,管理层对抓住这个机会可能获得的利润不感兴趣。但是,“当有疑问时,什么都别做”和“如果你什么都不做就不会出错”这些旧的观念已经落伍了。
项目机会管理成功的前提条件包括:
(1)有远见的领导力。面对充满活力的环境,项目导向型组织需要新的方法,而获得新方法的关键因素之一是有远见的领导力。
(2)创造力和直觉。创造力和直觉同等重要。要看到变化中的机会需要有创造力,在面对不确定性和变化的时候,直觉也是有力的助手。
(3)接受人的多样性。这是项目机会管理成功的关键因素之一。我们要认识到人是不同的,在项目周期内,必须委派合适的人做适合的工作。
(4)承认错误的勇气。如果管理层想要从项目机会管理中受益,那他们必须有承认错误并重新开始的勇气。在项目机会管理中并不是每个想法最终都会成功的,即使在项目的后期阶段,领导者也要愿意重新考虑一个想法,甚至做好放弃该想法的准备。
(5)正确的态度。我们不能误认为所有的事情都永远保持不变。正确的态度应当是,把变化和不确定性作为管理和规划中最重要、最令人兴奋的部分,抓住机会就能给机会一个机会。
项目机会管理五阶段
项目机会管理由五个阶段组成:监控过程(跟踪变化并预测未来);创新过程(形成想法);筛选过程(选择要实施的想法);规划过程(项目、项目集规划,实施规划);实施过程。
这些阶段将使用迭代过程来执行,从而实现合理可行的想法。管理层必须接受这样一个事实:有时候后退一步是实现目标的必要条件,有时候必须重新考虑一个新想法。
监控变化和预测未来需要有经验和阅历。这一阶段必须由经验丰富的管理者来执行,他们可以根据自己的经验发现变化。愿景和趋势是预见未来的重要组成部分。
分析和预测运营环境及其变化的重要组成部分是战略规划。战略思维有几种不同的思想流派和方法。在早期阶段让相关方参与进来是至关重要的。一方面,战略目标设定要与分析到的变化相对应;另一方面,所有发展必须与战略目标保持一致。项目组合管理应该确保这种兼容性。
创新过程中,利用前一阶段的结果需要团队合作。团队成员应该非常有创造力,能够产生最疯狂的想法,不要因为不可行而摒弃任何想法。这一阶段的结果应该是一系列大胆、积极、富有想象力的想法。由芬兰项目研究所有限公司
开发的敏捷精益(Agilean)模型“概念沙盒”(ConceptSandbox)使实验性地开发想法组合成为可能。
筛选过程中,在做出选择之前,必须进一步阐述每个想法。这个阶段包括可行性研究、营销研究等。必须由精于算计、善于怀疑且不易被带偏的人来执行最佳想法的选择。
接下来就是利用项目和项目集进行规划和实施的阶段了。领导层要意识到,即使到了这个阶段,如果想法不可行,也要有取消的勇气。
这五个阶段可使用的工具和方法如表1所示。
结语
这个时代的基石是接受人的多样性、尊重创造力、提高反应速度、系统和敏捷规划,项目机会管理的理念是系统创新与现代项目管理相结合的产物,能够打破不知如何应对变化的现有文化壁垒。在“项目机会管理”这一概念的基础之上进行项目、项目集、项目组合管理和治理,我们将能够更加敏捷地应对挑战。
 
-全文完-