文档介绍：制度名
公司档案管理制度
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GLZD225
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4-1
第一条管理部门
,原稿由各文书管理部门归档,经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经文书管理部门主管同意后妥为保存,文书管理部门以影本归档,原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。
,由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。
第二条文件点收
文件结案移送归档时,依如下原则点收:
,如有短少,应即追查归入。
,应有管理部门主管的签认。
,如有遗漏,应即退回经办部门补办。
,应即退回经办部门。
,应退回经办部门,经办部门应送指定保管部门签收后,文件送归档。
第三条文件整理
点收文件后,应依下列方式整理:
,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
,左方装订则对准左上角理齐钉牢。
、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。
签发人
责任人签名
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4-2
第四条档案分类
、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。
。倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷使用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。
“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。

A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2
A1A2为经办部门代号,B1B2为大类号,C1C2为小类号。D1为档卷卷次,E1E2为档案目次。
第五条档案名称及编号
,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。
、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。
,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审慎研议,并拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆。

签发人
责任人签名
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4-3
第六条档号编定
,应就“档案分类编号表”,查明