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中国国企企业业管管理理培培训训学学院院副副教教授授
美国国培培训训与与发发展展协协会会高高级级训训导导师师
西奥奥多多企企业业管管理理顾顾问问有有限限公公司司首首席席咨咨询询
舒晓晓东东博博士士
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方法法之之一一::消消除除电电话话干干扰扰
原因因分分析析
电话话是是必必须须的的,,设设法法对对次次做做出出评评价价,,也也不不认认为为电电话话是是浪浪费费时时间间的的重重大大因因素素,,所所以以处处理理起起电电话话来来没没有有计计划划。。
喜欢与与下属属或公公司各各部门门进行行电话话交往往,电电话多多表示示自己己不可可缺少少和繁繁忙
总想与与下属属或上上司及及时沟沟通,,对细细节或或小事事感兴兴趣。。
缺乏有有效的的授权权,下下属依依赖性性太强强,总总是不不断的的请示示和汇汇报,,不厌厌其烦烦地请请求指指导和和帮助助。
接听和和打电电话没没有时时间限限制、、事实实不完完备、、未列列出讨讨论项项目、、谈话话内容容涉及及范围围广,,不着着边际际或详详尽答答复政政策。。
缺乏自自我约约束、、惟恐恐得罪罪和冒冒犯别别人,,无法法有效效的结结束电电话。。
改进方法
首先做一次次电话记录录,记下电电话来源、、内容、接接听时间等等,分析电电话的重要要性及其对对正在做的的事情的影影响,正确确对待电话话和做出处处理计划。。
客观看待电电话的作用用和自己的的地位,有有些电话对对工作没有有任何意义义。重要与与否是要与与你的工作作相关。
你是经理不不再是业务务员,有效效的沟通是是必须的,,摒弃对小小事和细节节的过分关关注。
培养和锻炼炼下属的能能力,分配配其职责,,实施有效效的授权,,适当的指指导和帮助助是有其一一定限制的的,不是无无限的。
着手制订电电话计划,,对时间、、需要事实实、讨论项项目、谈话话内容的范范围、答复复的方式等等做出严格格的规定并并执行。
严格按照计计划行动,,采取有效效的交谈技技巧,简洁洁明确地进进行电话交交谈,使用用谈话的一一些结束技技巧。
无法有效的的管理秘书书,让其代代为接听一一些无效或或不太重要要的的电话话。
阻挡电话无无效。
没有秘书。。
打错的电话话。
职责不清。。
落后的电话话系统。
明确秘书或或助手的职职责,提醒醒需要注意意的重要事事项、终止止无效的电电话、训练练秘书等接接听并过滤滤电话。
分析电话、、制订阻挡挡电话,与与同事或下下属及秘书书共同阻挡挡无用电话话。
是否需要秘秘书做出研研究,如果果工作量大大马上配备备。不需要要则自己拟拟定处理电电话的计划划,按照上上述有关方方法加以改改进。
配备人员名名单及相关关的电话号号码本,规规定电话的的时间和各各相关人员员的职责和和答复方式式,说明自自己接听电电话和解决决问题的范范围。
与上司、同同级、下属属明确每一一个人的职职责和详尽尽的工作分分工,以防防打错电话话、职责纠纠缠。
改进和完善善电话系统统及设备,,使之符合合高效优质质的工作需需要。
方法之二::消除不速速之客
原因分析
来者不拒、、经常被打打扰,不能能认识到其其严重的后后果,所以以处理来访访无计划。。
过高估计自自己的作用用、爱热闹闹、喜交往往,有较强强烈的会客客欲望。
想保持消息息灵通,事事事过问导导致下属事事事请示,,没有躲避避计划。
缺乏授权,,权力欲望望过重,不不相信下属属、要求下下属多汇报报,自己多多签字,其其实总是在在替下属背背猴子。
无法结束来来访,不切切实际的时时间估算,,会谈经常常跑题,抓抓不住关键键。
不愿意说访访谈结束或或拒绝之类类的话。
改进方法
做出每周的的来访计划划、实行预预约,把公公事和私事事以及预定定和未预定定的回谈加加以区别,,深刻认识识不速之客客干扰的破破坏性。
客观分析自自己的重要要程度,会会谈的必要要性,控制制性格的缺缺点,区别别公事和私私人交往。。
制订躲避和和拒绝计划划,用适当当的方式保保持信息沟沟通,改变变事事过问问的不良********惯。
有效授权,,不把持过过多的权利利,培养提提高下属处处理问题的的能力,简简化工作程程序,防止止下属的反反授权。
必须事先提提出会谈时时间,对会会谈内容实实施有效控控制,抓住住主要和关关键内容。。
学****拒绝和和结束会谈谈的有关技技巧,走到到门口或作作些提示性性的动作及及语言;或或让秘书做做出提醒之之类的举动动,表明你你有要事离离开。
实行开门办办公,招致致顺路来访访者增多,,公司或部部门已经养养成随时访访谈****惯。。
助手或秘书书阻挡来访访无效。
没有配备得得力的助手手或秘书。。
走错门或找找错访谈人人的访谈者者。
各部门或下下属人员职职责不清,,办公室设设置职责冲冲突,导致致相互影响响和干扰。。
开门办公公不是真真正的打打开门使使不速之之客随意意来访,,重新颁颁布公司司或部门门劳动纪纪律,不不允许随随便访谈谈。
培养、训训练助手手和秘书书,有效效实施阻阻挡计划划,或由由他们直直接处理理一些事事情。
根据需要配备备训练助手和和秘书,充分分发挥下属的的职责和发挥挥作用。
室外有明确的的标志及指示示,杜绝次类类现象的发生生。
明晰下属及部部门之间的职职责、管辖范范围,办公室室设置要合理理、分清职责责,减少人为为制造的访谈谈干扰的障碍碍。
方法之三:消消除无效会议议
原因分析
开会成了惯例例,会前不制制订计划、预预期效果、加加以贯彻和实实施,即经常常是没有任何何目的的开会会。
没有会议议程程,对会议的的组织或控制制没有计划和和决策。
开会时间和地地点选择不当当,与会者与与会议内容关关联很少或无无关联,会议议通知不全面面。
召集会议过多多或过滥,或或会议缺乏有有效沟通,与与会者三但两两两进场。
改进方方法
重新审审视每每次确确定会会议的的必要要性,,事先先预定定会议议计划划、会会议议议题、、会议议目的的、预预期效效果等等相关关内容容,没没有这这些请请不要要开会会。
没有事事先的的会议议控制制和充充分组组织就就不要要开会会,做做出计计划期期望结结果和和决策策的拟拟定,,确定定会议议的功功能。。
根据会会议内内容、、与会会人员员状况况等选选定合合适的的地点点和时时间、、相应应的会会议设设备等等,会会议通通知要要全面面,包包括与与会者者要准准备的的材料料、会会议的的议题题、预预期的的建议议、时时间、、地点点、具具体要要求等等。
适当减减少会会议次次数,,精简简会议议内容容;有有效的的会议议不仅仅起到到决策策的作作用、、还是是正式式沟通通的一一种有有效方方式,,并重重申开开会纪纪律,,惩罚罚迟到到者。。
偏离离会会议议主主题题和和议议题题,,经经常常跑跑题题,,偏偏离离会会议议内内容容,,扯扯远远话话题题,,对对会会议议没没有有有有效效的的控控制制和和组组织织。。
干扰扰不不断断,,会会议议混混乱乱缺缺乏乏会会议议纪纪律律。。
没有有规规定定会会议议时时间间和和各各个个议议题题的的时时间间分分配配,,属属于于自自由由论论坛坛,,时时间间拖拖得得很很长长而而没没有有实实际际内内容容。。
要求求不不相相关关的的人人陪陪会会。。
会议议时时没没有有收收集集到到足足够够的的资资料料和和信信息息,,决决策策不不当当。。
不按按时时结结束束会会议议,,听听任任表表现现欲欲望望强强的的人人长长篇篇大大论论,,没没有有会会议议总总结结和和记记录录等等,,不不对对会会议议任任务务和和期期限限进进行行核核定定。。
会议议中中严严格格按按照照会会议议议议题题进进行行,,偏偏离离后后要要及及时时返返回回,,对对会会议议实实施施组组织织和和控控制制,,不不允允许许闲闲谈谈和和其其他他与与会会议议无无关关的的活活动动。。
不允允许许会会议议期期间间任任何何的的内内在在和和外外来来干干扰扰,,重重申申会会议议纪纪律律、、严严格格会会议议管管理理,,提提高高与与灰灰者者的的积积极极性性。。
事先先确确定定会会议议的的时时间间及及各各个个议议题题的的分分配配,,要要与与会会议议及及议议题题的的重重要要性性紧紧密密相相连连,,围围绕绕会会议议主主题题,,防防止止空空、、大大、、假假、、夸夸等等。。
及时时清清除除无无关关人人员员。。
会议议是是一一个个良良好好的的收收集集信信息息和和资资料料、、制制订订决决策策的的时时机机,,充充分分利利用用,,使使信信息息提提供供者者尽尽量量提提供供准准确确可可靠靠的的资资料料供供决决策策者者使使用用。。
在规规定定时时间间内内结结束束会会议议,,控控制制表表现现力力强强的的人人,,进进行行会会议议总总结结和和记记录录并并保保存存,,以以便便随随时时查查找找和和对对比比、、检检查查实实施施等等功功效效,,重重申申会会议议任任务务、、期期限限、、人人员员。。
会议议记记录录没没有有备备份份,,不不给给与与会会者者发发放放会会议议记记录录。。
会议后没没有有效效的贯彻彻和实施施会议内内容,缺缺乏监督督的工具具,实施施的步骤骤、任务务的执行行等。
当会议任任务完成成后或目目标达到到后,会会议所设设立的委委员会等等机构仍仍然存在在,善后后工作没没有人去去处理。。
当天发放会议议记录,明确确与会者的职职责、完成的的期限等。
任务或职责下下达后要实施施有效的监控控,组织实施施,配备实施施的设备工具具、资源、条条件等,保证证所有的议程程得到贯彻和和执行。
对会议设定的的项目、内容容、任务等及及时总结,工工作结束后,,相关人员的的职责相应解解除,设立的的委员长会等等机构职能撤撤销,不要浪浪费人力和物物力。
方法之四:有有效计划
原因分析
不明白计划的的重要性。
没有制定和形形成一套计划划的系统。
总觉得没有时时间制订计划划。
缺乏自我控制制,放任自己己的懒散。
害怕对自己许许下承诺,不不能保证完成成。
改进方法
周全的计划不不仅仅节省时时间,还能使使工作圆满、、优质地被完完成,良好的的计划是成功功的一半。
建立包括计划划目标、完成成标准、最后后期限、优先先顺序的一套套计划体系。。
必须在刚开始始时花费一定定的时间去计计划,才会对对工作做到心心中有数,起起到事半功倍倍的结果。
严于律己,对对自己有奖有有罚,经常激激励和要求别别人监督和检检查,只有严严格要求自己己才能成就大大事,放任和和懒散只会毁毁了自己的事事业。
对自己的事业业和能力充满满信心,敢于于承诺和保证证,也才能知知道自己的事事业到底能做做到多大。
制订计划没有有相应的目标标和标准。
没有指定工工作的优先先顺序,把把所有的工工作都排上上并试图都都完成。
计划赶不上上变化。拟拟定计划没没有用,或或几天就可可以完成的的任务没有有必要拟计计划。
不必计划,,一切由秘秘书负责安安排我的工工作。
有目标和标标准的计划划才是真正正的计划,,才是可行行的实际的的计划。
必须把所有有的计划按按照紧迫性性、重要性性等进行划划分,制订订自己的优优先工作次次序,与要要实现的目目标紧密相相连。
每天的计划划都有一定定的预留时时间来处理理变化或危危机、偶然然事件等,,针对短期期的行为做做计划也是是必要的,,这些都会会减少经济济的损失以以及时间的的损失。
自己己最最清清楚楚自自己己的的目目标标和和标标准准,,秘秘书书只只不不过过是是提提醒醒你你、、帮帮助助你你。。最最终终的的计计划划还还是是要要自自己己决决定定。。你你的的时时间间安安排排、、工工作作的的重重要要程程度度,,只只有有你你才才能能与与你你的的目目标标挂挂钩钩。。