文档介绍：办公自动化(OA)系统管理办法
为了提高公司工作效率率,保障信息传递畅通,根据据公司的实际,制定本要求
第一条OA办公系统是公司信信息传递的有效平台,它集合合了公司的文件信息,也是公公司实施企业管理、技术管理理,质量管理和其他管理的重重要工具,公司全体员工都要要关心、维护该平台。
第二二条
行政中心负责OA系统统的管理工作,其职责是:
1)OA管理员负责受理各各部门人员的注册、名称变更更、撤销;
凡需要使用OAA系统的部门及个人,由该部部门人员在OA系统提出申请请。经审核批准后方可办理注注册手续并取得系统使用帐号号和密码。
2)制定电子公公文与信息流转的具体工作规规范及制度;
3)征询各部部门的意见和建议,研究、协协调解决各部门在使用OA系系统中出现的问题,并提出处处理意见。
4)负责OA系系统及网络的运行、维护和日日常管理工作。
第三条收发发文件:
1)在OA系统中中流转的电子公文,其文种、、格式、内容等由发文部门
负负责审核把关。公文若带有不不方便进行电子化处理的附件件(如:书籍、图纸等),暂暂按原来纸质公文交换的方式式进行交换。电子公文的发送送由电子公文制作、电子公文文发送两个必要环节组成,须须指定一个或多个工作人员负负责。在发送电子公文时,必必须选择公文的主送、抄送单单位。在OA系统中公文的发发送时间以完成发送电子公文文操作的时间为准。应及时接接收电子公文,建议每天至少少四个时间段(9:00、111:30、15:00和117:00)登录系统接收电电子公文。接收电子公文后,,可进行打印或进入内部系统统公文流转,按常规收文进行行登记办理。打印后的电子公公文与纸质公文有同等效力,,可参照纸质公文的管理办法法传阅、归档等。电子公文接接收失败时,收文部门应及时时向发文部门请求重发;如果果是因OA系统故障造成的,,应及时向行政中心反馈。
第四条
根据公司特点,需需要保密的范围:管理成果、、技术资料、档案、规范、成成果、市场信息、客户名单、、合同价格。这些是企业实践践的结晶和资产,它的价值是是难以用金钱来衡量的。为确确保不泄密,保密工作应为企企业控制管理的重要环节。
1)原则上在OA平台严禁上上传涉密的文件、文章、报告
告和信息;
2)据不同工作作、不同岗位、不同团队的性性质,确定设限与设置团组要要求;
4)未经同意,任何何人不得随意让公司无关人员员及外部人员查看OA系统中中的内容,更不许下载受控的的内容;如发生泄密的情况,,将按《员工手册》及保密协协议的内容追究相关人员责任任
第五条
系统管理员要定定期检查、维护接入OA系统统的计算机网络,发现问题要要及时排除,确保系统正常运运行;使用人员必须对文件资资料的保密性、正确性、完整整性、发布范围负责,不得将将涉密信息、带毒文档录入该该系统。使用OA系统时,所所有涉密信息不得在该系统内内发布。对违反规定者将按照照“谁上网谁负责”原则,依依法追究部门领导及相关人员员的责任。
OA系统中的使使用人员应妥善保管好帐号和和密码,并定期(建议每600天)更改密码。使用人员取取得帐号和初始密码后应立即即修改密码,如忘记密码应由由系统管理员进行处理。如因因使用人员使用初始密码、简简单密码或者密码外泄等原因因造成不良后果的,追究使用用人员的责任。其他人员不得得使用系统用户的帐号和密码码