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一、目的
为规范企业文件编制、保证公函办理的标准化,特拟定本规定。
二、范围
本规定适用于企业对内、对外公函的管理。
三、职责
1、企业行政人力资源部负责企业公函归口的管理部门,为内部行业的一致编号
及内外公
文的一致归档;
2、各部门领导负责本部门的公函拟稿;
3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审察;
4、总经理负责企业对内、对外行文的签批。
四、发文分类
企业内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。各项规章制度:企业
在管理中依照执行的各项制度(规定/方法/准则/政策/措施)等;
公务文书:请示(申请)、报告、通知、通知、通知、决议、决定、函、会议
纪要等;事务性文件:说明、各样统计报表等。
企业外面文件为接到的信函、公函、传真等。
1、规定/方法/准则/政策/措施:对特定范围内的工作和事务拟定拥有拘束力的
行为规范、规章制度;
2、请示(申请):用于下级向上级或政府部门央求批阅、赞同、批的事项;
3、报告:向上级报告工作、反响情况、提出建议或建议,答复上级的咨询;
4、通知:传达企业指示、要求,见告各部门办理中需要的事情;
5、通知:企业认定的,表彰先进、好人好事、或责怪错误、或传达情况;
6、通知:公开宣告、全体员工应当遵守或周知的事项;
7、决议:经过会议谈论经过,要求贯彻执行的事项;
8、决定:对重要事项或重要行动做出安排,对相关部门及人员的奖惩,组织变
更或人事任免等;
9、函:于对外沟通,用于对外沟通、和外面业务单位相互商洽,联系工作的,
或称公函(可不受行文规定拟定);
10、会议纪要:用于各样会议的记录、整理与总结;
11、说明、表格:用于平常势务工作,由撰写部门领导决定可否受行文进行制
定;
五、发文格式
1、,,表格排版上下左
右侧距为2cm;
2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中,正文为小四、宋体;格版标题为二
号、宋体加黑,表内文字为五号、宋体;
3、;段落设置一般为首行缩进2个字符;
4、文本中全部的符号、数字、英文均采用TimesNewRoman体;
5、页眉页脚:对专家文页眉靠左“云南超彦汽车贸易有限企业”
靠右“XXX管理文件CY-XX-001(编号格式见本规定附录)”;页脚格式均为“第
X页,共X页”,页眉、页脚均使用宋体小五号字,不加粗、带格式线;对外行
文页眉靠右“云南超彦汽车贸易有限企业”;页脚同对专家文;
6、落款为4号、宋体、加黑,发文单位写在公函下边偏右,写全称;发文日期
在发文单位下边向右错开,写全年月日,日期为发文宣告日为准;
7、发文中有附件,应在正文后、落款前,注明附件数及附件名称;
六、行文要素要求
1、标准发文即为红头文件的形式,除第五条的各项外,包括发文部门、奥秘等
级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。其中:文
件按密级分为一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级,具
体划分(详见附件3);涉及企业保密的文件应当注明密级,其中密件、机密文
件、极机密文件与绝对文件还应当注明份数、序号。关于企业保密文件的执行
属于保密协议中的一项要求,企业人员严格遵守保密协议中提及的各项;文件
按紧急程度分为:“急件”、“一般”;急件需马上办理;一般文件可依照岗
位工作进展调整办理时间;发文字号以企业要点字缩写、年份、发文序号组合
在一起:超彦[20XX]XX号(字体:宋体;字号:5号,其他符号用TimesNewRoman
体5号)各部门宣告公函时,应向行政人力资源部申请文件编号;
2、主送、抄送部门,属上级的列入主送,平级或下级列入抄送;
3、全部宣告文件,除封皮隐蔽页码外,其他页数一律设置页码,页码设置在每
页的右侧。
七、发文管理
1、发文依照编制→审察→赞同→发放→学****与执行→作废的程序进行管理。↓
保存
2、文件编制、审察、赞同流程:制度→所属部门领导编写→主管领导审察→总
经理赞同→行政人事部宣告;通知、通知、通知、决议、决定→行政人力资源
部编制→主管领导审批→行政人事部发放;会议纪要→会议纪要员编制→会议
主持人赞同→行政人事部保存。
3、企业内部行文,各项规章制度归属于领导批复分别属密件、机密文件、极机
密文件与绝对文件范围;相关于通知、通知、通知、决议、决定等不用全员查
阅但当下一段时间内比较重要的,应以红头文件的形式;
4、关于企业出台的各项制度、通知、决定等,企业行政人事部对见效公函(加
盖公章)进行签字保存;
5、公函作废时,需向总经理进行申报请示,获批后,进行一致整理销毁。
八、其他注意事项
1、所拟稿件的密级等级,应先通知总经理进行初步定级;
2、公函在谈论时期需要打印时,均应先使用单面使用过的荒弃纸张,包括呈送
企业相关领导的纸质文件。
1部门文件格式:1、行政管理文件:CY-XZ-001
2、人事管理文件:CY-RS-001
3、售后管理文件:CY-SH-001
4、销售世博管理文件:CY-XS-001
5、销售九龙管理文件:CY-XJ-001
6、财务管理文件:CY-CW-001
2行文流转表格:
1、发文登记表
2、收文登记表
3、文件签阅表
4、文件销毁审批表
5、文件格式
发文登记表
序号发文日期文件名称文件编份数签收部门签收人签收日期备注
收文登记表
序号收文日期发文部门/号文件名称份数接收人备注
文件签阅表
文件名称
文件种类
文件份数
来文部门
来文时间
收文时间
传阅签字
时间
建议
传阅签字
时间
建议
传阅签字
时间
建议
文件销毁审批表
序号文件编号文件名称销毁时间销毁原因/份数赞同人销毁人备注
文件格式:
关于××××的请示/报告
正文
妥否,请批阅。
年月日
主送:
抄送:
云南超彦汽车贸易有限企业文件
字【20】号密级:签发:
关于*
的通知/
决定
正文
企业
年月日
主题词:
抄送:
会议纪要
会议时间:年月日会议主持:与会人员:内容简要:
会议地点:
会议记录:
会议主题:
会议主持人签字:
云南超彦汽车贸易有限企业
字【20】号密级:签发:
制度标题
正文
企业
年月日
主题词:
主送部门:
抄送部门:
发文部门:校订:印发份数:
企业文件机密等级的说明
为了加强企业内部的案宗管理,防备企业或客户商业机密落入竞争者手中,企业将对各样文件进行机密等级设置,详尽说明以下:依其属性分级划分为:一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级;除一般文件外,均属企业重要文件与拥有商业价值文件,也都列入受保护范围;
文件等级分类
1:一般文件
保存限时
3年或文件有效期
举例说明
管控要求
企业内部人员均有阅读
权限
2:密件5年或文件有效期相关部门负责人有阅读权限
关授权人
阅读权限
理级以上有
阅读权限
5:绝对机密文件
50年或文件有效期
企业总经理
3、经过活动,使学生养成博览群书的好
<br****惯。
比率解析法和比较解析法不能够测算出各要素的影响程度。√
采用约当产量比率法,分配原资料花销与分配加工花销所用的完工率都是一致的。X
C采用直接分配法分配辅助生产花销时,应试虑各辅助生产车间之间相互供应产品或劳务的情况。错
产品的实质生产成本包括废品损失和停工损失。√C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本解析的首要程序是发现问题、解析原因。×C成本会计的对象是指成本核算。×
成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
当车间生产多种产品时,“废品损失”、“停工损失”的借方余额,月尾均直接记入该产品的产品成本中。×
定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×F“废品损失”账户月尾没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不能修复废品的生产成本和可修复废品的修复花销。X
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月尾在产品数量变化不大的产品,可不计算月尾在产品成本。错G薪水花销就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造花销最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时薪水花销,应以考勤记录中的工作时间记录为依照。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点薪水既可能是直接计人花销,又可能是间接计人花销。√
J接生产工艺过程的特点,工业企业的生产可分为大批生产、成批生产和单件生产三种,
K可修复废品是指技术上能够修复使用的废品。错
X
可修复废品是指经过维修能够使用,而无论修复花销在经济上可否合算的废品。X
P品种法只适用于大批大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造花销必然要经过“制造花销”科目核算。X
生产车间耗用的资料,全部计入“直接资料”成本项目。X
S适应生产特点和管理要求,采用合适的成本计算方法,是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品花销等于月初在产品花销加本月生产花销减月尾在产品花销。对
Y“预提花销”可能出现借方余额,其性质属于财富,实际上是待摊花销。对
Y引起财富和负债同时减少的支出是花销性支出。X
Y以应付票据去偿付购买资料的花销,是整本性支出。X
原资料分工序一次投入与原资料在每道工序陆续投入,其完工率的计算方法是完好一致的。X
运用连环取代法进行解析,即使随意改变各构成要素的取代序次,各要素的影响结果加总后仍等于指标的总差异,因此更换各因
索取代序次,不会影响解析的结果。(×)
渐渐结转分步法也称为计列半成品分步法。√
A按年度计划分配率分配制造花销,“制造花销”账户月尾(可能有月尾余额
A按年度计划分配率分配制造花销的方法适用于(季节性生产企业)
/可能有借方余额
/可能有贷方余额
/可能无月尾余额
)。