文档介绍：招采部部门职责及工作流程
一、总则
目的和意义
(1)为了促进项目总体目标的实现、合理控制工程成本、优化资源配置,特制定本工作职责及流程。
(2)通过本流程明确采购部的内部职责和范围,以求提高工作效率。
适用范围
(1)本流程适用的项目管理阶段是:从“获得土地使用权益”起,到“工程竣工决算完成”止,项目的全过程管理。
(2)管理范围:公司所有开发项目所涉及的工程招标、工程服务招标(工程监理、工程检测、工程咨询等)、工程物资(材料、设备、设施)的采购、工程造价管理与成本控制。
工作内容
计划管理工作
按照需求部门要求,编制招标采购实施计划,并纳入“项目总控进度计划”范畴。
招标、采购及合同管理工作
(1)组织进行资格审查,负责组织本地区建筑材料设备价格信息的市场调研,建立、完善和维护资料信息库;
(2)主持编制招标文件;
(3)统一发布招标信息和招标文件发放;
(4)主持答疑会议、组织现场踏勘;
(5)组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质量、历史工程(供应能力)等进行考察,依据项目公司提出招标要求,推荐选择入围投标单位;
(6)组织和参与评标、评审和合同谈判;
(7)组织商签合同;
(8)编制合同台帐,建立采购部招标采购档案。
工程造价管理及成本控制工作
(1)负责工程方案的造价对比分析;
(2)负责设计变更、签证的造价管理;
(3)负责工程项目的预算、结算工作;
(4)编制付款台帐,并定期与财务核对。
二、工作职责
招标、采购及合同管理
(1)按照需求部门提供的工程实施进度计划和需求部门的招标要求,主持编制招标文件,组织招标、评标、定标工作;
(2)发布招标信息和招标文件的发放;
(3)主持发标、答疑会议,审核投标单位资质;
(4)组织对拟选入围单位的技术实力、管理水平、资信状况、价格、质量、历史工程(供应能力)等进行考察,依据需求部门提出招标要求,推荐选择入围投标单位报总经理批准;
(5)组织和参与评标、评审;
(6)组织签署《评标报告审批表》报总经理批准,以最终确定中标人;
(7)组织和参与合同谈判,进行合同分析和合同交底;
(8)组织和参与样板封存;
(9)组织商签合同和发中标通知书;
(10)负责收集归档有效招标资料;
(11)负责编制合同台帐;
(12)组织收取和退回投标保证金;
(13)在通用合同范本的基础上规范工程合同条款;
(14)参与工程“甲供”物资的到货验收工作。
工程造价管理
(1)项目成本测算,制定目标成本;
(2)工程标底的编制与审核,编制施工图预算,进行工程进度的支付审核,工程变更及签证,工程结算的造价管理;
(3)参与施工现场的实测实量工作;
(4)审核工程竣工结算;
(5)建立工程造价档案,进行工程造价分析;
(6)编制工程款支付台帐,并定期与财务核对。
三、组织机构
总经理
运营副总
材料设备采购工程师
造价管理工程师
工程
招标
合同管理
材料采购
设备采购
土建造价管理
安装造价管理
招采部部长
工程招标工程师
招采部组织机构图
四、工作方法和程序
工程招标工作
严格按照公司《招标管理规定》(试行)执行:
(1)根据需求部门的需求计划,编制招标采购工作计划。
(2)组建招标小组。
(3)编制招标文件,组织招标文件在招标小组中进行会签。
(4)组织和参与资格审查,推荐符合要求的投标人报总经理批准。
(5)发放招标文件,并组织收取招标文件费、图纸押金以及投标保证金。
(6)组织和参与开标、评标及定标。
(7)组织和参与样板封存。
(8)组织和参与商签合同和发中标通知书。
(9)进行资料归档。
(10)招标过程中涉及的表格包括:
招标文件审批表
投标人资格预审情况汇总表
考察报告及考察情况会签表
评标报告审批表(中标候选单位推荐表)
中标通知书
合同审批表
(11)需求部门和管理部应在以下时间对下列文件资料完成签认(超过以下时间未进行书面确认,应视为默认,相关资料文件自行生效):
资格审查文件:收到后48小时内;
招标文件:收到后48小时内;
招标答疑会会议纪要:收到后24小时内;
对投标人考察报告:收到后24小时内;
招标文件的补充通知:收到后24小时内。
(12)由于需求部门的需求计划提交迟于“工程招标采购需要时间表”,而影响了工程实施,责任由需求部门自行承担。
合同管理工作
(1)合同谈判
①负责起草合同,组织招标小组成员参加合同谈判。
②负责招标文件实质性条款