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应收组工作手册
目录
目录..................................................................................................................................................1
简介..................................................................................................................................................2
第一章开票申请单审核...................................................................................................................3
....................................................................................................................................3
.....................................................................................................................3
..........................................................................................................................3
..........................................................................................................................5
.........................................................................................................7
第二章发票过账...............................................................................................................................8
...................................................................................................................................8
....................................................................................................................8
第三章收款核销.............................................................................................................................14
.................................................................................................................................14
..................................................................................................................14
...................................................................................................14
...............................................................................................22
第四章特殊账务处理.....................................................................................................................25
..................................................................................................................................25
..................................................................................................................25
........................................................................................................25
........................................................................................................27
............................................................................................29
第五章常用命令与文本规范.........................................................................................................31
..............................................................................................31
...........................................................................................................................32
第六章绩效标准.............................................................................................................................33
...........................................................................................................................33
...................................................................................................................33
1
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简介
本工作手册适用于上海斐讯数据通信技术有限公司-会计核算中心-账务处理部应收组
相关操作,主要涉及模块为开票申请单审核、发票过账、收款过账与核销以及特殊账务处理。
应收组织结构如下图所示:
主管
员工1员工2员工3员工4员工5
上海斐讯上海斐讯上海万得凯及香港斐讯&
深圳万得凯
(内销)(外销)其他子公司新加坡斐讯
应收组织结构图
本手册的相关章节将随应收组的实际操作更新,以便应收组所有人员参阅。
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第一章开票申请单审核
本章讲述开票申请单的审核,审核目的是为保证每笔开票申请资料齐全且开票信息正确
无误。开票申请单可分为两大部分,即内销和外销。其中,内销又可根据客户类型不同分为
普通客户、贸易客户、项目客户和电商客户,审核时根据各业务类型要求审核。开票审核流
程如下图所示。
财务部应收组开票及过账流程
业
务提交开票申请
领取发票
单
部
会
计
接管登记不符合情
单登记开票申请
理况,并退回开登记开票情况装订归档
组单
中票申请单
心
-
会
计
应管
收理审核开票申请不符合记账联过账打印凭证
发票联记账联
组中
心
-
符合
财
务
税管
务理税务开票
组中
心
-
(一)普通客户
,分别为开票申请单、销售合同或销售订单以及
有签名和日期的仓库出库单或签收单。
、销售合同或者销售订单以及系统里的开票信息,包括产品名称、
3
:.
产品型号、销售数量、销售单价以及付款时间是否正确一致。
,进系统做二级审批。
T-code:ZGT02,输入申请单号,如图1-1
图1-1
回车,进入如下界面,此时审批状态显示为1,如图1-2
图1-2
点击左上角的绿色对勾,审核批状态变为2,再点击保存,如图1-3。
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图1-3
,盖上“已审核”章,移交给税务部门开发票。
(二)贸易客户
贸易客户是与斐讯有长期合作关系的客户,此类客户的开票申请单审核与普通客户基本一致,
只有在第一步中的审核开票申请单纸质资料时略有不同,“贸易客户”的开票申请单有时会
缺少销售合同或者销售订单和签收单,材料会在后期补上。除了第一步的不同之外,之后的
审核和操作步骤与“普通客户”的程序完全一致。
(三)项目客户
1、项目客户提交开票申请,需先在应收组项目开票登记本上登记,写明此项目属于那个BU。
2、将开票申请单提交到项目会计审核,项目会计审核后签字转到应收组。
3、其他审核参照内销普通客户执行。
(四)电商客户
电商客户的开票不需要财务事先审核,而是由商务部直接提交电商发票给财务,由财务
核对信息无误后直接过账即可。
,分别为开票申请单、销售合同、报关单、提单或签
收单。
-code:回车,在出具发票凭证栏中,输入发票预制号回车。如图所示
5
:.
,如图所示。审核净价值、和开票明细是否与开票申请单、合同、报关单、
签收单一致。
,一致点击放大镜回车,审核增值税登记号
栏里填的报关单号,是否与报关单上一致,所图所示。
v.“80”开头申请单号,参照内销普通客户审核执行。
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普通客户提交开票申请时,由于客户合同签章流程时间较长,需先发货开票。针对此类
客户经领导审批同意可以开票,提交人需在提交开票申请时,在应收组“缺省附件登记本”
上登记,后续跟进合同的附件放到相应凭证后。
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第二章发票过账
本章讲述发票过账,应收会计将开票申请单的上的发票预制发票号全部过账,生成应收
账款。此处的发票包括增值税专用发票、增值税普通发票和电商机打发票。发票过账流程图
参见开票审核流程图。
-code:vf02,输入发票凭证号,如图2-1
图2-1
,弹出界面如图2-2,核对数量和发票的不含税金额与否与发票一致。
注意:有可能是多个发票预制号,这种情况需多个预制号的金额累计起来核对。
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:.
图2-2
,弹出界面。核算开票日期,不相符的改为发票日期,核对是
否为国内收入,如图2-3
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:.
图2-3
,点击保存,弹出界面,依次点过账,如图2-4所示,再点,
弹出凭证界面,如图2-5所示。
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图2-4
图2-5
,弹出界面如图2-6,点击,进如文本编辑状态,如图2-7
所示,添加文本格式为“应收-单位名称+空格+发票号+空格+发票类型”。
注:发票类型包括“专票”、“普票”和“电商”三种。
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:.
图2-6
图2-7
,把每一条分录的文本都写好,如图2-8所示。再点返回到凭证界面,
再次核对会计分录是否正确,无误后将凭证编号写在发票上,点击保存完成。
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图2-8
图2-9
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第三章收款核销
本章讲述收款过账并核销,收到货款主要分为银行电汇和银行承兑汇票两种形式。主要
操作步骤为整理应收日记账、确认收款订单和系统入账。收款流程图如下图所示。
财务部应收组收款业务流程
商财
出务发出日报表
纳务
部-
按订单核销应
财有应收收
>务
能-归并各自负责确认系统应收
职应打印凭证
收银行收款项目未清项
<无应收按订单做预收
组
>商确认系统订单
能
职务号
部
<
财
务
-综
单
组合凭证归档
管
理
接
首先,银行日记账整理和订单确认:依据出纳每日提供的“银行收款日记账”更新收款
信息至当月的“应收日记账”报表,并每日发送给商务部确认订单号码和订单金额。
再根据商务部反馈回来的订单信息,更新收款信息后再进行系统入账,详细操作程序如下:
进入T-code:F-30,弹出界面,如图3-1所示
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:.
图3-1
记账码中输入40,点击科目栏右侧小方框,如图3-2所示
图3-2
弹出对话框,在“G/L详细注释”栏中输入银行全称或使用模糊查询“*银行代码*”,再点
绿色对勾或按回车键,如图3-3
图3-3
15
:.
回车,进入界面,在金额栏输入金额,如图3-4
图3-4
回车,在原因代码处输入101(101代表销售商品、提供劳务收到的现金),如图3-5
图3-5
贷方分录分为两种情况,一种情况是到期款直接冲销应收项目,另一种情况是做预收账
款。分别做如下处理:
a)“到期款”
“到期款”直接冲销应收项目,点击“选择未清项”,如图3-6
16
:.
图3-6
进入界面,点击科目右边的白色框,如图3-7,弹出对话框,在名称栏输入客户全称或模糊
查询,如图3-8所示。
图3-7
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:.
图3-8
回车,点击“处理未清项”,如图3-9所示
图3-9
进入界面,依次点击“部分支付”、和,再根据左列的分配号和商务反
馈的订单分配号一一对应核销,点击“净值金额”进行销账处理,如图3-10所示。
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:.
图3-10
,再点击界面左上角“凭证——模拟”,如图3-11
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:.
图3-11
弹出界面,在凭证分录上双击,如图3-12所示,
图3-12
弹出界面,修改文本和分配号,再点击,补齐每一行的分录的文本,如图3-13所示
20
:.
图3-13
再点击,弹出界面,点击保存完成,如图3-14所示。
图3-14
b)“预收账款”
输入记账码、客户代码和特殊总账标识“a”,如图3-15所示
21
:.
图3-15
回车,输入凭证信息,如图3-16所示
图3-16
同理,再点击,修改其他行项目文本,保存完成。
收到银行承兑汇票后,首先,更新“银行承兑汇票明细表”,登记票据基本信息;
再次,将收到银行承兑汇票的信息发送给商务部确认收款类型和订单号码(原理同银行收款),
最后,根据商务人员的反馈信息做账,详细操作程序如下:
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:.
T-code:F-36,回车,进入界面,输入凭证基本信息,如图3-17
图3-17
ii借方分录
输入记账码、客户代码和特殊总账标识“W”,如图3-18所示
图3-18
回车,弹出对话框,输入票据信息,如图3-19所示。
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:.
iii贷方分录
贷方分录同银行收款,分为“到期款”和“预收账款”,
中的贷方分录步骤。
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:.
第四章特殊账务处理
本章节讲述特殊的账务处理操作,涉及线下开票立账、项目收入调整、其他应付冲应收
及部份账务调整问题。
1)综述:
该类开票货物由研发仓出货,线下开票。手工输入分录立账。分录如下:
借:应收账款-客户
贷:其他业务收入
货:应交增值税-销项税金
2)操作程序详述:
-code:F-30,录入基本信息。如图4-1所示:
图4-1
ii借方分录
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:.
在记账码中输入01,在科目栏右侧点击小方框。如图4-2所示。在“客户”栏中输入客
户全称或使用模糊查询“*客户名称*&客户关键字*”查询客户,输入后回车至下一页。
输入含税发票金额后回车。同时在下面的“文本”框中输入文本。如图所示
iii贷方分录
贷方分录:其他业务收入,在下一项目“记账码”中输入50,在科目栏右侧点击小方框。
科目中点击小方框,在详细注释中输入“其他业务收入”查询科目,然后回车确认。
输入发票不含税金额后回车。同时在下面的“文本”框中输入文本。
贷方分录:应交增值税-销项税金
操作同上,在下一项目“记账码”中输入50,在科目栏右侧点击小方框,在细注释中输入
“*科目全称或简称*”查询应交增值税-销项税金科目,然后回车确认。输入发票税金,选
择对应税码X1或X3。同时在下面的“文本”框中输入文本,保存完成此分录,将凭证号
写在对应附件上。
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:.
———按项目合同分期确认收入
1)综述:
项目合同一般会有一个服务期间,按期间开票收款。对分季度或按合同需先开票收款而
服务有时间周期的情况,系统在开票过账后会按发票全额确认收入,基于这种情况需对收入
做调整。每月项目会计会发送<调整项目客户收入金额表>到应收组,应收组根据此表调整项
目的收入。调整分录如下:
借:主营业务收入–客户
贷:应收账款&预收账款
或做相反分录。
2)操作程序详述:
-code:F-30,录入基本信息。输入凭证基本信息,如图。
,在“记账码”中输入40,在科目栏右侧点击小方框。
科目中点击小方框,在详细注释中输入“主营业务收入”查询科目,然后回车确认。
输入需调整的收入金额,同时在下面的”文本”框中输入文本。
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:.
iii贷方分录应收账款或者预收账款
在下一项目“记账码”中输入17,在科目栏右侧点击小方框。(注:预收的情况下才在SGL
标识中输入“A”,应收账款则不输入。)
同前,在“客户”栏中输入客户全称或使用模糊查询“*客户名称&客户关键字*”,输入后回
车至下一页。输入调整收入的金额。同时在下面的”文本”框中输入文本。
保存凭证完成分录,将凭证号写在对应的附件上面。
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:.
1)综述:
针对某一客户有费用、保证金、待确认转出等需要支付,同时欠有货款。经客户同意,
对此类客户调整冲账,分录如下:
借:费用或其他应付账款—保证金
贷:应收账款-客户
2)操作程序详述:
-code:F-51,录入基本信息。输入凭证基本信息,如图。
ii借方分录:其他应付账款—保证金
在“记账码”中输入29,在科目栏右侧点击小方框。科目栏右侧点击小方框,在名中输入
“*客户全称或简称*”查询客户,然后回车确认。如图所示。
输入保证金冲货款的金额。同时在下面的“文本”框中输入文本“其他应付款冲应收-客户
名称”。
29
:.
iii贷方分录:应收账款
点击,点击“科目”栏右边的小框,在“客户”栏中输入客户全称或使用模糊
查询“*客户名称&客户关键字*”,输入后回车。在科目类别中选D,代表客户。如图所示。
回车后进入核销界面,参照收款核销操作完成分录。将凭证号填写到附件,完成。
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第五章常用命令与文本规范
表5-1常用命令
序号命令功能说明
2F-30清账
3F-36汇票清账
4F-51过账并清账
5FAGLB03查询科目余额
6FB02修改凭证文本
7FB03显示过账凭证
8FBL1N供应商明细账查看
9fbl3n总账科目行项显示
10FBL5N客户明细账
11FBRA冲销
12FD10N客户余额显示
13FK10N供应商余额显示
14S_ALR_87012172借贷项显示
15S_ALR_87012277科目余额查询
16VA03订单查看
17VF02发票过账
18VF03审核销售单据
19VF11冲销
20VFX3列出冻结出具发票清单
21VKM4销售订单凭证
22VL03N显示向外发货
23ZFI001资产负债表
24ZFI004凭证打印
25ZFI020发货单执行统计
26ZFI024存货库龄分析
27ZFI031客户余额明细表
28ZFI039批量修改凭证
29ZFI048客户账龄分析表
30ZFI049客户信息表
31
:.
31ZFI059批量修改付款条件
32ZFI063发货执行表
33ZFI067实际收款明细表
34ZFI068关联公司对账
35ZFI071A客户对账单
36ZGT005发票查询
37ZGT02开票申请
38ZGT03查看开票申请状态
39ZSD017订单执行统计表
40ZSD020发货明细表
表5-2文本规范
序
业务类型文本格式举例
号
应收—**公司发票号发
1发票过账应收-天音通信技术有限公司01105276普通
票类型
2收款核销收到货款-**公司,例如:收到货款-天音通信技术有限公司
收银行承兑收到银行承兑汇票—**公收到银行承兑汇票—上海盛景科技有限公司
3
汇票司银票号**银票号52148921
4预收冲应收预收冲应收-**公司预收冲应收-天音通信技术有限公司
待确认项转出凭证号(之前
待确认项转待确认项转出凭证号100005784-
5入账凭证号)-
出到天音通信技术有限公司货款
收到**公司货款
费用&保证金
6其他应付冲应收-**公司其他应付冲应收-天音通信技术有限公司
冲抵货款
凭证号***与凭证号***互
7凭证冲销凭证1