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质量手册编制的基本程序
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ZLWB001
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编制质量手册涉及组织结构、职责权限的划分及调整理顺,以及各生产、服务过程环节、质量活动内容的控制办法,是一项十分复杂的系统工程。要使这项工作有计划、有步骤、按期、按质、按量地完成,就必须加强组织领导。尤其是组织管理者,具有不可推卸的责任。管理者不参与手册编写这件事本身,就已经违背了标准的规定。自然也不是要管理者事必躬亲,可成立质量手册(质量文件)编写领导小组,其成员由各主管领导组成,其主要任务是:
(1)成立手册编写小组,任命组长,挑选、决定编写人员名单。编写小组采取专、兼结合的方式较好。由3~5人组成专兼结合的手册编写组。
(2)决定质量手册的编写要求和基本原则。
(3)决定质量手册编写计划及进度。
(4)审定手册总体方案及纲目。
(5)解决编制过程所需经费及必要资源。
(6)最终审定手册,提交领导批准。
●学习和培训
编写人员名单确定后,应就如下一些内容,进行学习和培训:
(1)ISO9000系列标准
对于该系列标准应进行全面系统的学习,对于标准理解的偏差将直接影响手册的编写质量,不对标准进行系统的学习就生编硬造的质量手册不仅毫无使用价值,还会带来负面影响。培训方式可自行组织,或聘请质量咨询机构、质量认证机构协助进行,也可选派人员参加有关学习班。根据组织决定采用培训方式,力求保证培训效果。
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(2)我国标准化工作导则的有关规定。
质量手册是企业标准,应遵守我国标准化工作导则中有关标准编写和出版的规定。因而要在培训中,对编写人员进行标准化知识教育,-87《标准化工作导则标准编写的基本规定》。
(3)与质量管理及建立质量管理体系有关的国家质量法规、法令、政策、条例等,国内外有关质量审核认证的大纲等文件。
(4)全面质量管理的新理论、新概念、新方法。
(5)国内外同行组织,通过质量管理体系认证组织的质量手册资料。
●组织现状调查
在经过培训学习,掌握了有关质量手册编写的基本知识之后,下一步就要充分调查、了解组织目前现状。内容包括:
(1)组织规模、性质。
(2)组织质量水平,生产量水平。
(3)组织所处的环境。
(4)组织质量管理发展的历史,其中的经验教训。
(5)组织原有规章制度、质量文件的收集、归纳和整理。
虽然编写者为组织职员,对组织状况基本了解,但根据编制质量手册的需要,进行一次组织现状调查,还是很有必要的,尤其是原有质量文件的收集和整理,更是非做不可的。
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●决定ISO9001标准条款的剪裁
决定编写质量手册以后,下一步就要决定是采用该标准的全部内容还是裁减部分条款、是否需要增加内容等。该系列标准允许各单位根据实际情况进行剪裁,确定采用程度。比如某组织没有设计职能,就可以取消该条款;某组织在安全卫生方面有特殊要求,虽然标准中没有该项内容,也应该加上去。总之,根据组织质量管理和质量保证工作的需要来决定。