文档介绍：文件控制程序
1、目的
使环境管理系统所使用之文件迅速、正确,以确保各相关部门都能适时获得适当且有效之最新文件,避免不适用文件与资料之误用。
2、适用范围
适用于全厂或厂区直属部门范围内生效的文件管理,分厂范围内生效使用的文件,依分厂有关管理规定进行管理,不适用于本程序。
3、定义
:指环境管理手册
:指程序文件
:指工作指导文件,包括作业标准、技术文件、检验标准等。
:指包括检验记录、矫正记录、测试记录/报告、熟练记录等。
:相关法律法规、外来标准、环境投诉等。
:对环境管理体系运作起指导作用的文件,在公司内,受控文件通常加盖“受控文本”印章。
:文件的发放、接收、修改、回收、版本更新、保存等管理活动。
4、职责
:环境管理手册―――总经理或共同服务委员会。
程序文件―――总经理或共同服务委员会
标准指导书―――厂区直属部门负责人。
各项表单―――部门主管。
ISO执行小级负责草拟全厂区环境管理手册及环境管理程序,总环境管理委员会负责审查,最高管理层负责审批核准。
、回收、销毁及管理:文控中心。
、修订及废止:原制订部门主管。
:由该文件的最终核准人决定,该分发的单位。
5、程序
:(如附件一)
:各类文件之制订、修订均需由文件控制中心依文件编码系统编号管理。
Z
Y
Y
E
Z
:
X
(1)E表示环境管理系统之文件。
(2)X为个位数字,表示文件类别(“1”表示一级文件,“2”表示二级文件,以此类推)。
(3)一级、二级文件,YY为流水号,表示不同文件;三级、四级文件,YY为部门名。
(4)对于一级、二级文件不用ZZ,对于三级、四级文件,ZZ为流水号表示不同文件。
:第一次制定为第一版,,修订时代码递增1, ……, 。
:
E
A
B
B
C
C
D
D
(1)E表示环境管理系统使用表单记录;
(2)ABB表示对应程序文件编号,A为文件类别,BB为流水号。
(为流水号表示不同表单。
(4)DD表示版本。
:第一次制定为第一版,以01表示,修订版本时代码递增1,即0102,以此类推。
、修订、废止作业:
,按文件编码系统编号并文件分发单位,呈权责人员核准后,由文控中心发行;文件审查、核准、颁布发行等阶段,若有任何异议由原拟案单位修改之。
:文件若有需要修改、增订者,得由提议单位提出,并填写《文件制定/修订/废止申请单》交原拟单位会审,修改完成后之文件审查、核准、颁布发行作业内容,同文件制订作业。
:
(1)文件废止之申请、审查、核准、颁布作业同文件修订作业。
(2)文件废止后,原文件编号应列管,不可再重复使用。