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财务工作作业指导书
目录
1、出纳管理
2、账务处理
单证备案
3、往来对账
4、本钱控制
1、由申请人申请-部门负责人确认-财务复核〔本钱会计〕、财务经理审批-执行总裁审批-出纳通知领款;
2、单据由申请人及部门负责人签字后,交给财务本钱会计后统一传递给财务经理-执行总裁审批-最后集中交给出纳;
3、必须严格按照?签字流程?进行签核,不得越级和漏签,批复同意后由出纳通知报销领款。
4、报销支付后,必须要收款人签字〔单位报销的必须出具单位收款委托书〕,并加盖“银行支付或现金支付〞字样章;
5、出纳必须次日将前一天的日记账及报销单按顺序整理好交给财务经理〔或公司指定人员〕进行核对帐单相符,并在日记账签名后交给财务会计做账;
6、具体日记账编制要求请参考出纳日记账编制标准;
1、报销人填写费用报销单,并对应贴好原始凭证,填写清楚摘要内容,再要内容不能过于简单,必须按照如下原那么编写摘要“日期+当事人+出差目的+费用工程〞,费用工程涉及到类似采购等事项的,必须有“数量*单价〞的内容〔有对账单附件的除外〕;
2、原那么上必须有正规发票报销,对确实没有正规发票时必须区分合法发票和收据分开报销原那么,比方同一次业务当中报销的费用有局部是有发票,有局部只有收据的,就分两张报销单填写;
3、报销填写内容尽量详细,比方一张报销单上有车费、餐费、以及其他的费用,可以填写在一张报销单上,但需分行填写清楚;
4、原那么上全部的报销必须有对应业务的真实发票,但对于确实无法取得对应发票的用其他发票代替〔指有固定标准的费用,如误餐补贴、补贴等〕,其他无标准的费用和原材料采购不可用其他发票代替,防止滥报;
5、所有报销必须是原件报销,不可用复印件代替;
6、报销单据不得涂改,大小写必须一致,不符合的原始单据必须重新填写。
1、内部员工借款管理,公司指定人员可以在定额的范围内借款,对于其他员工因特殊情况需要公司借款的,必须通过人事经理确定风险担保范围内的情况下方可借款;
2、借款人到财务领取公司规定的借款单格式申请,财务审批,总经理审批,最后出纳付款;
3、财务审批时必须注意审核借款人借款额度是否在规定的借款额度内,借款额度原那么上规定不超过该借款人的一个月工资;
4、借款必须及时归还或者报销冲账,对于跨月度还不能归还的,在次月发放工资的时候出纳必须在其工资内扣除;
5、出纳必须单独登记借款、还款台账,对于当月处理完毕的借款账目出纳可以凭借条抵现金盘点,跨月度时,必须交与会计入账处理;
6、月底出纳公布借款人员名单,并及时清理账目;
7、辞职的员工必须到财务复核是否清理借款。
1、出纳在发生业务后必须及时登记日记账,收、付款后出纳需对单据统一进行编号,并按编号登记日记帐,做到帐单相符、帐帐相符;
2、为杜绝重复报销,制定编号规那么如下:A、B、C…(每字母代表现金及对应的银行账号)+月份+流水号,编号不得涂改,对于涉及账号间转账的业务时,以付款账号编码编在两个日记账上,如现金以A表示,农行以B表示,从农行取现金时,就在现金和农行日记账上编B****;
3、摘要编制按费用报销单的相同要求填写;
4、出纳编制完日记账后按编号整理对应的原始单据一并及时交给财务经理和公司指定的专人复核,并在原始单据和日记账上签名;
5、复核内容:A检查原始单据完整和真实性B检查日记账的期初余额和发生额的准确性;
6、复核人员将签名后的日记账复印留底;
7、复核后交还出纳,出纳及时交给会计清点原始单据,会计在日记账上签名,并复印给出纳留底表示交接完毕。
1、月末出纳清点现金和打印银行对账回单,准备资金盘点工作;
2、盘点人员由出纳、会计、财务经理和公司指定的专人组成;
3、清点完毕后发现有差异的,及时查找原因并处理,落实到责任人;
4、财务经理出具盘点报告,报告必须盘点人员全部签字。
1、每一个会计科目都应有特定的核算内容,要有明确的涵义和界限,各个会计科目之间既要有一定的联系,又要各自独立,不能交叉重叠,不能模糊不清;
2、会计科目设置应简单明了、通俗易懂,要突出重点,对不重要的信息要合并或删减,要尽量使报表阅读者一目了然,易于理解;
3、连贯性、可比性,便于在不同时期、不同行业间的会计核算指标的分析和比拟,提高会计信息的有效性,会计科目的设置应在一定时期内保持稳定,不宜经常变更。
1、总体上必须按照原始凭证编号进项记账,这样编制的凭证便于会计与出纳的对账,也便于凭证的检查;
2、凭证编制再要必须严格按照费用单摘要编写要求填写“日期+当事人+出差目的+费用工程〞,费用工程涉及到类似采购等事项的,必须有“数量*单价〞的内容〔有对账单附件的除外〕这样编制出来的凭证方便将来资料查询,以免不必要的翻阅原始资料的麻烦;
3、凭证编制的内容必须具体,不能简单的将不同费用类型的内容合并,按照科目设置要求做到内容清晰,科目不混用,防止划分不清晰的情况;
4、凭证编制好后必须经过账务主管人员的审核。
1、记账凭证的保管,按照凭证发生顺序整理,一般以2厘米的厚度装订成一本;
2、装订好的凭证必须设置凭证封面,并填写封面的必要内容,包括日期范围,凭证号范围,为防止任意拆装,应在装订处贴上封签,并加盖印章。
3、非记账凭证〔如合同、往来对账资料〕必须按类别,按编号进项集中管理保管。
1、按照财务制度标准编制常用的财务报表〔资产负债表、利润表、现金流量表〕和管理需要的其他报表〔资金方案表、财务分析表、本钱分析表等〕;
2、根据管理当局的需要,在编制的报表中列明重点工程内容,和工程对应的明细;
3、编制的明细内容必须简单、易懂,在报表内容中以收入、支出、增加、减少等字样代替借贷字样,以免管理者看不懂;
4、对于特殊的工程和内容需要编制报表说明,说明要具体,易懂,尽量少用到财务专用术语。
1、需要发票认证的范围主要包括曾值税专用发票、海关增值税完税凭证、陆运运输发票、其他特殊的发票,包括购置设备的发票也允许抵扣;
2、发票认证期限为180天;
3、原那么必须保持发票认证与会计作账同步,并保持账目上的进项税金与电子申报系统一致;
4、对于接收的发票不符合标准的必须退回给供给商重开;
5、建立进项发票交接登记本,进项发票一般由供给商提供,由往来对账会计负责核查采购发票取得情况,对于收到的进项发票由对账会计负责保管,并将抵扣联交与税务会计进项认证抵扣,交接过程必须登记台账,以免发票丧失,责任不明确;
6、抵扣发票必须每月按认证报表装订成册,编制封面保管。
1、当发生销售行为后,由往来会计对账确认及业务人员确认后提请销售开票申请,开票人员必须与往来会计每月进项发票筹划,保持税务缴纳平衡;
2、开票前必须和客人协商开票内容前方可开票,对于开具发票后产生错误和退货的必须及作废或者开红字发票处理,以免让公司蒙受税金损失;
3、发票开具后及时交给客户,并催促客户回签凭条,以免发票丧失;
4、开票员必须妥善保管好发票IC卡和空白发票;
5、对于开出的发票必须及时进项发票核销和清卡;
6、对于需要开具普通发票的必须注意发票的有效期限,到期前要及时核销。
1、尽量控制在每月10日前完成上月的增值税电子报税申报工作;
2、导入开票数据,导入完后检查开票系统的发票数量、金额明细和电子申报系统导入数据是否一致;
3、导入认证发票数据,在月底前必须上传网上认证进项发票〔原那么上必须在月底前2天处理完〕,并下载认证结果文件,导入电子申报系统,导入完毕后逐步检查导入的增值税专用发票、海关完税凭证、运输发票、其他可以抵扣的发票的金额是否与认证的结果一致;
4、如果存在未开票处理的,必须保持与账面其他业务收入一致作到电子申报系统的未开票收入进行纳税申报;
5、对于有进项税额转出的必须按照规定进行转出;
6、检查生成的电子申报主表后检查以下工程:A第1栏销售额必须与开票系统保持一致B第7栏、15栏、附表2的18栏必须保持与免抵退系统对应的数据一致。
1、报关部每周交纳本周产生的相关的报关资料,并在每月10日前必须将上月全部进口、出口报关单、手册〔登记、核销〕、黄单、核销单等资料交给财务部,并办理单据交接登记,如有漏单或超期上报,所产生的税务处分将视为报关部责任;
2、黄单必须及时收齐〔90天内〕,否那么超期产生税务处分将视为报关部负全部责任;
3、报关核销员必须及时跟踪外汇核销信息〔210天内〕,否那么超期产生税务处分将视为报关部负全部责任,如因财务收款不及时的必须提前15个工作日提请财务收汇,如是财务原因无法按时收汇的必须向外汇局作出延期核销申请,对于延期还无法及时收回货款的责任,必须跟财务签定责任确认书;
4、税务会计每月资料整理完毕后检查申报的结果与对账会计或业务月报表进项核对,并做到报表数据与申报系统数据一致,不漏报的情况。
1、税务会计必须根据收齐原始单据,分别在免抵退系统作相关的申报。
1〕进口报关单输入进口明细录入
2〕出口报关单输入出口明细录入
3〕手册输入手册明细〔登记、核销〕
4〕黄单输入单证收齐“B〞
5〕核销单输入单证收齐“H〞
6〕汇率用税务网站提供的做参考〔按报关单申报所属期对应〕
7〕及时发现无法对碰海关和外汇数据,有错误的及时做虚拟单据处理。
2、输入全部的业务后做预审申报,并将税局反应的预审反应读入系统,继续做正审汇总处理,处理完毕后必须按照电子申报系统检查要求检查两个系统相对应的数据是否一致;
3、于每月的15日前完成上月的免抵退申报正审和纳税申报工作,以免影响企业退税。
4、税务会计必须及时检查单据的有效期限,发现有接近逾期单据〔如黄单、核销单、手册〕必须及时提醒报关人员去办理,如出现税务处分必须承当连带责任。
1、领核销单(1)先在电子口岸申领核销单,具体步骤为:进入电子口岸---出口收汇---核销单申请。(2)再带着相关资料包括电子口岸卡,领单证明,单位证明几份金额较大的合同和身份证复印件(全部盖公章,并在第一页上标注组织机构代码xxxxxxxxx)。到外管局领取核销单。具体步骤:将领单资料交给外管局,除电子口岸卡以外,其他的资料留下,在打出的领单明细上签字,并登记申领的单位和申领的份数和时间等信息。
2、核销单备案(1)领回来的空白核销单要先在电子口岸备案,我们多在xx港备案,如个别单子需从别的港口出,先撤销备案,再备案到其他的港口。(2)具体如下:进入电子口岸—批量备案---输入核销单号---口岸(xx00)---设置口岸。备案完成后,先在空白的核销单上盖上单位公章(骑缝章)和条形码章。并在核销单申领表上(自制)登记。(3)应注意的是因为报关错误而废掉的核销单,要拿着废的核销单,到外管局注销,注销后把废的留在外管局。
3、网上交单(1)核销单交单是将报关单的信息通过电子口岸,上传到外管局,银行和税务局。(2)核对报关单信息报完关,要求货代回传报关单,如件不清楚,可进入通商汇输入报关单号,(条形码号码),查询核对报关信息是否正确,如有不符,相差很多时或货代报错时,要求货代改报关单。务必要做到单单一致(3)货物出口以后指提单出口日期(一般海运在两周左右,空运一个月左右会有报关信息。有时报关行不一样,信息的快慢也不一样),要及时上电子口岸观察是否有报关单的信息, 有了报关单信息就可以网上交单,(也可在货代退回核销单后交单)。(3)具体如下:插入电子口岸卡,进入电子口岸主页—点击登陆---输入密码—确认。①核销交单:出口收汇---企业交单---输入核销单号---点击---交单②交单后要及时在核销系统中观察是否有核销单的信息。如果没有从数据交换中选择单比数据更新,重新输入核销单号进行更新。(4)交单后要在核销单申领表上(自制)找出相对应的核销单号,并注明核销单退回时间和网上交单时间;
4、银行核销(1)核销分为逐笔核销(一次只能核一笔)和批次核销。不收汇的,只能逐笔核销。批次核销的贸易方式为一般贸易,逐笔核销的贸易方式为货样广告品等。(2)一般海运的货物三周以内货代就会将核销单和报关单的核销联和出口退税联退回,在核销系统中找到相对应的水单信息后,带上核销单和报关单的核销联到中国银行找取相对应的水单的核销联。盖章,在核销单和报关单的核销联上盖收汇结汇专用章,在水单上盖五个章(收汇结汇专用章,已核对章,外管局收汇核销联章和核销员(xx)和复审员(xx)的姓名章。)(3)境内收汇还要去外管局盖出口收汇已核销章,日期章和核销员姓名章(李锦,或黄亚玲)。 (4)回来后要在核销单申领表上(自制)找出相对应的核销单号并注明核销时间;
5、网上报审(1)网上报审主要是将核销信息通过核销系统上报到外管局。一般贸易从银行核销完以后,要进行网上报审。(2)具体操作如下;①进入出口收汇核销网上报审系统②选择正处理业务中的批次报审 ③点击新建,贸易方式选择一般贸易④从核销单信息上选择要报审的核销单号,添加⑤从收汇水单信息中选择相对应的水单号,添加。注意查看右上方的差额,不可太大。⑥保存放入待报审箱。⑦选择数据交换菜单---数据报送---核销数据报送。选择点及左键开始报送。报审成功后会有提示。(3)境内收汇的网上没有水单的信息,要选择补录入信息申报,补录入水单信息。具体如下:进入出口收汇核销网上报审系统—补录入信息申报---境内收汇管理---新建---输入内容(带星号的必填)---保存(4)报审完要及时查询报审结果。(一般第二天就会有消息)选择数据交换---数据提取---全部数据提取,点击开始查询,有消息后才可到外管局盖章核销(境内收汇)(5)注意:要在正常上班时间进行网上报审。以防信息丧失;
6、退税交单,退税交单是将核销单的信息上报到国税局。我们一般贸易在银行核销完以后进行退税交单。退税交单:进入电子口岸---出口退税---数据报送---选择报送---选择报关单号(后9位)----报送。一页中的要全部选中再报送,如不在一页中,翻看上一页或下一页查找。退税查询:出口退税---数据查询---状态查询---输入报关单号。有消息财务才可去办理退税。
7、到外管局核销(1)境内收汇的要携带以下资料到外管局核销。打印出报送后的批次核销信息登记表一式两份(盖公章,签名),出口发票(形式发票和出口专用发票均可,盖公章),核销单(填写完整),水单和报关单退税联(银行盖章)(2)具体步骤如下:①将核销资料给外管局---外管局在核销系统中审核---审核通过②盖章(每一张都盖出口收汇已核销章,核销单和登记表还要盖日期章,并在登记表上盖核销员姓名章(xx或xx))---留一份信息登记表给外管局。(3)回来后要在核销单申领表上(自制)找出相对应的核销单号并注明核销时间。(4)核销完以后要在出口核销登记表中(电子档)作记录。
1、备案期限,应在申报出口货物退〔免〕税后15天内,将以下出口货物单证在企业财务部门备案,以备税务机关核查;
2、出口货物退〔免〕税有关单证备案资料:出口货物明细单,出口货物装货单,出口货物运输单据〔包括:海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运收据、邮政收据等承运人出具的货物收据〕,出口销售合同,出口货物备案单证目录。
1、对账会计每天负责将原始单据〔收货单、入库单、采购单〕,逐一在ERP系统勾兑,检查数量和单价的准确性,待到月底生成对账单汇总,同时要求供给商对方的对账信息进项核对工作,将核对无误的对帐信息,并整理对应的原始单据后,打印三联复写对帐单,对账会计签字确认,并交与本钱会计在ERP系统核对-采购经理-财务经理-总经理签字审核;
2、将确认后的第一联抽出单独保管,留作将来付款依据;
3、月底汇总全部往来单位应付汇总表,并将该汇总表作为月结应付款资金安排参考;
4、将对帐单第二联及税务发票作为编制原始应付款凭证,交给总帐会计记帐;
5、将第三联和对帐单、入库单等原始单据单独存放,作为原始备查依据,目的是为了减少记帐凭证资料,方便整理资料;
6、待付款安排时将找出对应的第一联,并填写支付凭证,给资金财务经理-总经理签字后交与出纳支付货款,对于大金额无法一次支付的单据,由财务经理在对账单标注本次付款金额,并复印该对账单给财务经理签名改写地方方可付款;
7、为防止单据丧失,出纳如收到付款凭证后无法按照方案安排货款的,必须将该付款凭证退还给对帐会计,待下次安排时重新传递单据。
1、对账会计将核对无误的对帐信息,并整理对应的原始单据后,打印三联复写对帐单,对账会计签字确认,并交与本钱会计在ERP系统核对-销售经理-财务经理-总经理签字审核;
2、将确认后的第一联抽出单独保管,留作将来收款依据;
3、月底汇总全部往来单位应收汇总表,并将该汇总表作为月结应收款安排参考;
4、将对帐单第二联及税务发票作为编制原始应收凭证,交给总帐会计记帐;
5、将第三联和对帐单、销售单等原始单据单独存放,作为原始备查依据,目的是为了减少记帐凭证资料,方便整理资料;
6、待收到款时将找出对应的第一联,并填写收款凭证,给财务经理-总经理签字后交与出纳入账处理,对于大金额无法一次收款的单据,由财务经理在对账单标注本次付款金额,并复印该对账单给财务经理签名改写地方方可入账;
1、外发即是公司发出材料的同时和半成品收回的过程;
2、外发对账参考采购入库对账过程,根据送货单等原始资料逐一在ERP系统中勾兑;
3、因外发考虑到发出材料是否全部收回的因素,因此外发还有个外发结单的过程〔按外发协议的规定是否有完结〕,如订单只完成一局部,那么存在外发材料丧失的风险,因此财务付款必须考虑按完工订单结算,未完工的订单不予结算,如果订单量大过且跨期长的情况可以考虑未完工订单支付局部加工费。
1、本钱标准,包括材料使用标准和人工标准,要控制本钱就是先要建立控制的参考依据,否那么没有坐标,就没有目的;
2、品质,品质是本钱控制的重要环节,也是生产的生命线,没有一个良好的品质,必然导致本钱增加;
3、价格,价格是影响本钱的直接因素,因此控制采购价格是每个公司最敏感的环节;
4、费用控制,生产的制造费用,如水电,易耗品的控制;
5、稽核,有了以上的这些要素,就必然要建立目标控制的机制,稽核是本钱控制的中心环节,有了稽核才能有奖罚,才能真正意义上的实现本钱的控制。
1、工程部负责产品BOM的制定,指生产某种最终物品或产品所需的物料、辅助材料、零料标准的目录清单;
2、负责物料各项技术标准的制定;
3、物控人员根据订单的组合和边角料的合理利用,结合BOM标准,制定生产的实际物料需求。
1、订单物料的需求方案,物控人员结合ERP系统,根据工程BOM标准、订单的组合和边角料的合理利用,计算出物料制令单,产生订单的实际物料需求数,即需求标准;
2、以需求标准作为采购量的参考,物控人员根据产前会议〔生产方案〕确定当前订单所需的全部物料,扣除当前库存的情况确定当前需要的料件方案,下达物料申请单给采购进行采购;
3、以需求标准作为生产领料的依据,生产部物料管理员根据生产的需要,在需求标准用料的控制范围内进行领料,对于需求外的用料必须严格按照异常审批程序执行。
1、市场分析报价,为了保证采购价格的合理性,需要有多人多个市场的报价信息来源,同时需要专业人员对采购商品的本钱分析,以确定合理的采购价格;
2、评估价格走势,采购经理必须对采购主要价值的材料价格进行关注,并根据市场情况对未来价格的走势,对于预计价格走低的材料,必须尽量控制在保证生产需要的根底上进行采购,对于价格走高的材料,可根据需求、资金、仓存情况讨论提前备料,以到达降低采购本钱的目的。
3、建立供给商等级评估,根据供给商的报价、样品、以及生产能力情况对供给商进行等级评估。
4、采购订单价格跟踪,结合ERP系统,采购下单时自动选择等级较高的供给商下单,并自动跟踪价格的审核与报价单差异情况。
1、入库流程,供给商送货到仓库,仓管员根据?送货单?的物料规格、数量收货,并在?送货单?上盖以清点章;供给商拿着仓库盖章的的?送货单?到资材人员窗口输入ERP系统,对于输入系统信息相符的,打印三联?入仓单?,仓管在?入仓单?〔白联财务、红联资材人员、黄联仓库〕上签字,并第一时间在ERP系统中审核通过此张入仓单,在每天下班之前,将当天的?送货单?〔一联〕,?入仓单?交资材人员,资材人员整理好当天的单据交财务部进行对账;
2、入库量的控制,为方便快捷的输入ERP系统,供给商的送货单必须注明送货单的订单号,订单对应的物料编码信息,资材人员根据送货单输入ERP系统如与系统订单的名称、规格、数量超过订单总量的立即告知供给商情况,待其整改后输入系统,对于超过数量的,作为免费备品处理,确实供给商发错数量的,要求其退货处理;
3、如果退仓的物料是退回供给商的,仓管须到资材人员窗口打印?退货单?〔白联供给商、红联资材人员、黄联仓库〕,等待供给商退货,对换回的物料再办理入仓手续,在ERP系统中审核通过,并于当天下班前将红联财务对账人员。
1、车间领料审批,车间物料管理员在事先根据订单排程,根据物控下达的物料需求〔物料制令单〕,也可以合并多张物料制令单,下达领料申请单,下达后通知物控人员在系统中审核通过,对于超需求方案外的领料申请单,车间物料管理员必须递交申请单给相关部门审批,如来料不良导致生产报废的,必须由QC部门签名,后给总经理签名后交给物控人员前方可审批通过;
2、车间领料,领料员,根据?汇总领料申请单?填写当天需要领取的物料数量,交给资材人员打印三联?出库单?,仓管必须根据?出库单?〔白联车间、红联本钱会计、黄联仓库〕上的物料及规格、和数量发料,做到不多发,不少发,不乱发,发货数量确认后仓库人员在?出仓单?上签字,第一时间在ERP系统中审核通过此张出库单,对发料数与领料数不一致的情况,必须要求领料员到资材人员处修改?出库单?并于当天下班前将红联交本钱核算人员;
3、产品完工后,对于结单多余的物料退回仓库的,仓管根据?退仓单?〔白联车间、红联本钱会计、黄联仓库〕上的物料及规格、和数量收货,数量确认后在?退仓单?上签字,第一时间在ERP系统中审核通过此张退仓单,并于当天下班前将红联交本钱核算人员;
4、在制品的外发加工,生产部输入?在制品入库?,由仓库验收入库,待加工商过来凭外发?委外加工协议?到资材人员那,由资材人员打印?领料出库单?,其他流程与车间领料一致。
1、库存控制的必要性,对一个公司而言他的库存要在它的资本里占一定的百分比,库存多的话积压的钱就多,但要是少的话不能保证正常生产的需要也不行,因此控制合理的库存是非常重要的;
2、建立平安库存量的计算,原那么定义为平安最小库存=预计平均消耗量*采购周期的原那么核定;
3、库存上限量,根据材料的体积、资金占用量、以及市场的行情,必须分别考虑;
4、建立ERP预警系统,当库存量变差与库存最低或最高库存量时预警提示。
1、盘点是对物流环节控制的最重要的工作,没有盘点,意味着整个物流环节的监督完全失控;
2、物料卡的建立,仓库采取分区、分片专人管理,责任落实到人;
3、盘点工作分为,平时抽盘,月底大抽盘,季度全面盘点的方式进行监督;
4、对于盘点差异的处理,盘点后发现数量存在的差异,分为计量差异和非计量差异,对于计量内差异的,原那么上可以不进行库存量的调整。对于非计量的差异,相关人员必须及时核对差异原因,对于确实工作失误的必须个人承当相应的责任,并报总经理审批后物控方可批准调整库存。