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企业邮箱使用管理规定
***********公司
企业邮箱使用管理规定
文件编号:
受控状态:
受控号:
发放范围:集团公司各部门、各子公司
编制部门:审核:批准:
年月日
版次/状态:A/O页码:1/5
目的
为加强对集团公司统一配备邮箱的管理,规范邮箱的日常使用,保证邮箱系统的正常运行,特制定本规定。
适用范围
本规定适用于集团公司及所属各子公司,适用于集团公司内所有使用企业邮箱的员工,下属各子公司可结合自身情况补充相应内容,但不得与本规定冲突。
****公司企业邮箱的账号构成
企业邮箱域名后缀为:(1)
(2)
使用要求
所有员工一旦注册成为公司邮箱的合法用户,必须严格遵守以下规定:
用户必须遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法》、《中华
人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国电信条例》、《全国人大常委会关于维护互联网安全的决定》、《互联网信息服务管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》和国际其他有关法律、法规、行政规章。
用户不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。
用户不得自己或允许他人利用公司的邮件服务散布大量不受欢迎或未经请求的电子邮件、广告等,也不得散发包含发动、色情或违反国家法律规定的有害信息的电子邮件和信息。
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违反以上规定,导致公司和公司员工造成损失的,由该用户承担全部责任。
使用企业邮箱范围
集团公司企业邮箱的使用人在对外业务联络时必须使用集团公司提供的、以公司域名为后缀的企业邮箱,包括:信息发布、客户联络、客户关怀,技术答疑、资料传递等。不得以任何形式利用私人邮箱收发邮件。
集团公司以及所属各子公司总经理级别以上的高层管理人员都必须开通使用集团公司的企业邮箱。
在日常工作中有涉及对外业务联络的部门都可申请开通使用企业邮箱。
在日常工作中频繁与外单位有业务往来的员工都要求必须使用企业邮箱。
所属各子公司有对外业务联络的员工都要求必须使用属于子公司的企业邮箱。若子公司没有属于自己的注册企业邮箱,可向集团公司提交申请使用集团公司的企业邮箱。
的员工在制定职员名片及公司其他对外宣传资料上都统一标注以公司域名为后缀的邮件地址,不得标注其他邮箱。
收发邮件时需注意以下几个事项:
外发邮件必须填写邮件主题,不得以空白主题发送邮件。
邮件附件采用压缩包形式邮件。
对一些论坛或者门户网站注册用户涉及到需要邮箱认证的,填写其他私人邮箱,禁止使用公司邮件注册(容易被垃圾邮件攻击)。
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邮件正文中尽量避免出现网页地址链接内容,容易被识别为垃圾邮件。
公司邮箱仅限本人使用,禁止将公司邮箱以各种形式转让给他人。公司邮箱的账号和相应的密码,由用户自行负责保管。
邮箱使用人应严格保守邮件内容秘密,未经授权不得随意查看、传播、拆分往来邮件内容,一经发现辞退并追究相应责任。
邮箱使用人应及时、主动查收电子邮件。对于重要的邮件,应在收取的当日调取存入电脑。登录时或收发邮件时,发现与帐号密码有关的异常情况时,须立即通知****部,以防范企业邮箱密码泄露。
邮箱申请方法
公司员工应根据工作岗位需要,依照集团公司****部的企业邮箱申请流程。申请人提交书面申请表《企业邮箱申请表》(附录)或通过OA系统提交申请,并获得上级领导批准后方可向****部申请开通企业邮箱服务。
公司员工在调离岗位或离职时,依照集团公司相关手续程序办理调离岗位或离职,并通知****部注销其邮箱使用权。
申请与开通流程
一般员工申请流程:申请人→部门负责人审核→部门分管领导审批。
部门经理级别人员申请流程:申请人→部门分管领导审批。
部门邮箱申请流程:申请人→部门负责人审核→部门分管领导审批。
邮箱管理
集团****部负责企业邮箱系统及服务器的运行维护及安全管理。
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下属各子公司企业邮箱的日常运行维护及安全管理由各子公司自行安排专门人员负责。
负责管理公司员工的邮箱账号管理工作,并保证电子邮件系统
的正常运行(不可抗力因素除外)。
负责企业邮箱的创建、收回、群组划分、密码重置等账户相关
的管理工作。
负责企业邮箱使用过程中的答疑与技术支持工作。
负责对已收回的企业邮箱进行后期监管,并有权对有效信息进行分发、处置。
负责企业邮箱使用情况的监控、信息统计与发布,对长期不使用或者违规使用的邮箱有权停止使用。
负责企业邮箱相关制度的制定、修订与解释。
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附录:
企业邮箱开通申请表
公司/部门:年月日
申请人
岗位
邮箱类型
□公司邮箱□部门邮箱□员工邮箱□其他
申请理由
选择企业邮箱域名
□
□
部门负责人审核
部门分管领导审批
集团公司领导批准
说明:1、部门负责人对企业邮箱开通的必要性进行审核;
2、该申请表审批流程完成后,由****部统筹安排,并对邮箱帐户的命名是否规范进行把关;
3、****部根据申请内容完成开通并配发使用。