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****局物资招标采购管理办法(试行)
第一章总则
为了加强全局物资管理,降低物资采购成本,规范物资采购行为,真正做到公开、公正、公平,引入并建立竞争机制,结合局《物资采购管理办法》和ISO9000质量体系程序文件FHEB-QP-0601-2000的规定,特制定本办法。
本办法所称“招标采购”系指本企业(主要为项目)对适合招标采购的物资,通过面向社会公开竞争性招标或邀请招标采购。本办法适用于局所属各单位。
局经营管理处负责监督、指导全局的物资招标采购工作,制定办法并组织落实。向各单位提供产品标准及货源、价格信息,抽查各单位的评标结果。
各公司(处)材料科依据本办法,负责本单位各项目物资招标采购过程的监督、指导和管理,在招标前提供货源信息和价格信息,审查各项目的评标结果。如项目需要或根据具体情况也可参加与项目的招标采购工作。
局鼓励在本单位项目相对集中的区域,由公司(工程处)材料科负责对外集中招标采购。
本办法所称买方,是指通过招标采购物资的项目经理部。本办法所称投标人,是指依据招标文件参与投标竞争的法人。
招标机构及职责
项目材料部门作为物资采购的招标机构,负责招标的业务工作,包括招标邀请函的发送,招标文件的制定、发放及解释,投标文件接收和评标前的准备工作。
项目材料部门在发放标书前必须对计划采购的材料价格、货源信息进行充分的市场调查,并可征询公司(处)材料科或局经营管理处的意见,为招标做好细致的前期工作。
项目经营部门应及时提供计划采购的材料需用量计划,填清材质要求或技术标准。
局委托凯通公司作为全局锚具、桥梁支座、伸缩缝、土工布、土工格栅等五种专用材料采购的招标机构,负责承办以上五种材料招标、评标、定标等具体业务工作。凯通公司在招标采购过程中应按本办法执行。
局所属各单位对以上五种专用材料的采购,凡符合招标条件的均须凯通公司实行统一招标采购,以形成批量优势,最大限度地降低采购成本。凯通公司的招标价格必须保证是在同等质量下最低价格且须得到项目的认可。
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招标采购的范围
第十一条凡适合招标采购的物资,应尽量采用招标采购。主要包括:构成工程实体的钢材、金属制品、水泥、沥青、地材、专用材料虽不构成工程实体但占成本较大的施工用周转材料。
第十二条属下列情况之一者,可不招标采购(或不再招标)。不进行招标采购的物资,必须严格按照局《物资采购管理办法》和ISO9000质量体系采购程序文件的规定进行采购控制。
工程临时需要补充的材料或工程急需的主材;
没有形成买方市场的材料;
业主供应的材料或业主指定个别厂家供应的材料;
零星低值易耗品及燃润料;
已履行招标采购的材料,其后还需增加供应量,不再重新招标,可续签合同。
第十三条项目经理部招标采购的材料如项目操作困难的,可委托凯通公司进行招标采购,凯通公司收取适当的管理费,管理费双方协商。
招标文件
第十四条招标方对适合进行招标采购的物资,编制招标文件。招标文件应包括技术和商务部分(含制造厂的业绩要求和评标依据)。主要包括:
招标邀请(见格式一);
招标物资的名称、数量、技术规格(自行拟定);
投标书(见格式二);
投标报价表(见格式四);
法人授权书(格式略);
银行担保(必要时);
制造厂授权函格式(格式七供参考);
承诺书(格式八供参考)
第十五条招标文件应标明招标编号。
招标程序
第十六条招标文件经招标审定小组审定后施行,物资部门不得擅自修改。
第十七条投标资格预审。招标方在业主推荐厂家的范围内或通过采购人员提供的《初选分承包方调查表》选择投标人,投标人是生产厂家的,应提供资格证明文件,包括:投标人具备履行合同所需的财务、技术和生产能力;是销售商的,除提供自身的资格证明文件外,还应提供原生产厂家的正式授权函及原生产厂家质量体系认证证书的复印件。
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第十八条向预审合格的投标人发送书面邀请函和发售招标文件。如采用开标形式,邀请函必须注明开标时间及地点。如不采用开标形式,邀请函请参考附件二拟定。每套招标文件可收取一定的工本费。
第十九条投标期限自发标之日起,一般在15天内。
第二十条开标时,须有审定组不少于2/3的人员和投标人及有关人员参加,并履行签名报到手续。
审定组长当众宣读投标人名称,修改和撤回投标的通知、投标价格、折扣以及认为核实的其他内容,做好开标记录(见格式五)。
如不开标,评标审定组应指定专人填写开标记录表。
第六章评标组织机构
第二十一条项目实行招标采购的,由项目成立物资招标采购评标审定组。
组长:项目经理或项目经理授权的代表人
副组长:项目书记或其他项目领导
成员共5人:项目总工、项目总经或经营部门负责人、总会或财务部门负责人、项目材料部门负责人、实验室负责人。
如果项目需要公司(处)材料科帮助进行招标采购,可邀请公司(处)材料科长参加评标审定组。
审定组负责评标和审定工作,依据投标文件评审原则,客观公正地审定中标人,向中标人发送中标通知有,并将结果连同中标人报价表复印件报公司(处)材料科。
第二十二条条托局凯通公司实行招标采购工作的,由局凯通公司成立包括买方项目经理在内的招标采购评标审定组(详见附件一)。
评标审定组工作同二十一条,同时将评审结果连同中标人报价表复印件报买方公司材料科。
第七章评标原则
第二十三条审定小组在评标时,参加人员不得少于5人。
第二十四条审定工作应严格按照招标文件、投标书进行评审,分为商务、材质技术、价格三大部分进行。评标总分最高者为中标(有条件的最好选择总分前2至3名中标,以形成制约)。
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第二十五条商务评标要求
填写符合性检查(表1)。有下列之一者,应予废标:
投标人出证银行保函不符合招标文件要求的(有必要由投标人出保函时);
超出经营范围投标的;
代理投标人未附有制造商有效委托书的;
无法人代表签字或签字人无法人委托书的;
投标书申报的交货期晚于招标文件要求时间的。
第二十六条材质、技术评标要求
投标书不满足技术规格和材质指标要求及超出偏差范围的,应予废标;
填写材质、技术比较表(表2)时,要按招标文件要求和投标中的参数如实填写;
必要时,要求投标人提供样品,对其样品进行检验比较。
第二十七条价格评标要求
按招标文件中的评标因素进行评标。计算评标总分以100分为满分,对不能完全满足我方要求的予以扣分,并将分值填入评标价格比较表(表3)。有承诺书的投标人可适当加分,分值不超过2分。
计算标标总分时,以货物到达需用地点为依据。即产品出厂价、运输费、保险费及装卸费等。
第二十八条允许对投标书中不清楚的问题进行澄清,但报价不能更改。澄清要通过书面方式进行。
第二十九条评标审定小组应先对投标书是否完整、计算是否有误、是否提交了履约保函(有必要时)、文件签暑是否合格等进行初审。
第三十条初审发现投标书实质上没有响应招标文件的要求,其投标将被拒绝。投标人不得通过修正或撤消不合要求的偏离而使其投标成为实质上的响应的投标。
审定及授予合同
第三十一条审定小组有权要求最低评标价的投标人澄清有关问题。
第三十二条审定通过的投标人为中标人。审定组应填写审定结论(见格式六)报公司(处)。
第三十三条招标方向中标人发送书面中标通知。
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第三十四条根据评标结果连同双方达成的协议签订供货合同(合范本见格式三)。合同规定由招标方提供预付款的,中标方应提供预付款担保。为了保证材料质量符合要求,有条件的中标方应提供履约担保或质量保证金担保。如果中标方开不出履约担保,应从料款中扣适当的质保金。无论采用什么方式都应在合同中写清楚。
第三十五条大宗材料的订货合同由项目经理部直接与中标人签订并具体落实。若受市场的影响,引起材料价格的波动,应在合同条款中注明,但必须保证材料价位是最低的。调整后的价格应经审定组审定。
第三十六条专用材料的订货合同由项目经理部在确认中标单价后与中标人签订,凯通公司负有监督、协调的职责,确保合同顺利执行。
附则
第三十七条局所属各单位应严格按本办法执行。在招标过程中,发生招标、评标人员弄虚作假、泄露标底和招标标秘密等违纪行为,招标结果无效,并追究当事人责任。造成经济损失的,应承担经济赔偿责任。
第三十八条投标人弄虚作假、隐瞒实情、投标人之间串通投标或采取其他不正当竞争手段的,其投标文件无效。
第三十九条本办法自下发之日起实施。
附件一
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专用材料招标办法
一、招标机构的设立
在凯通公司成立招标办公室,由凯通公司负责日常管理事务和招标机构的运行,定编两人。
在具体招标时,成立招标评审小组,招标评审小组成员为7人。
(1)组长:凯通公司负责人;常务副组长:凯通公司主管领导;
副组长:项目经理或项目经理授权的代表人;
成员:凯通公司招标办公室2人;公司材料科1人;项目材料部1人。
(2)招标评审小组评标时最少5人到场。
3、招标地点:大宗专用材料在项目经理部;零星专用材料在凯通公司。
二、招、投标质量保证体系
招、投标事前、事中、事后三个方面建立质量保证体系。
1、由招标办公室收集全国各种材料的厂家和资料,并会同全体评审小组成员对质优价廉、信誉良好的厂家认定,建立有关数据库,以便招标时使用。
2、了解、制定有关材料的常用质检方法的检测机构,制定各种招标材料的质量标准。在投标书中明确招标材料所需达到的技术规范要求,产品质量等级及质保金数量期限,在各单位投标时,尽量要求各单位提供产品样品,由专业技术人员对其进行质量鉴定。
3、投标单位中标后,在双方签定供货合同上注明所扣质金金额,质保金期限,一般质保金为中标金额的10~30%左右,并同时注明由于产品质量问题产生的一切损失有中标单位负责。如果中标单位所供产品在使用中出现质量问题,其损失从质保金中扣除,扣除质保金,还不能抵偿损失的,可根据供货合同向法院起诉要求赔偿损失。
4、由招标办公室收集新材料并在招标过程中推广。
三、合同履行、监督
确定中标单位后,由招标办公室、项目和中标单位签订供货合同,项目为甲方,中标单位为乙方,招标办公室为监督方。中标单位按供货合同要求按时给项目供货,项目根据供货合同条款,分期给供货单位付款,在整个合同履行过程中,招标公司将收取一定的费用,具体情况双方协商。
四、收费标准
凯通公司招标办公室替全局各项目招标时,向中标单位收取适当的管理费,管理费收取中标金额的1-5%。
附件二
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招标邀请函(举例)
宜兴水泥厂:
宁杭高速公路YX-3标K112+200~K118+。现我公司已进入施工前期准备阶段。根据锡市财发[2001]9号文“关于宁杭高速公路主要原材料实行源头管理的通知”的推荐,贵单位所生产的“、”水泥已被初定用于该工程使用。根据锡高指要求,应于7月底前做完有关的检测试验工作,需用时间从8月初开始,至工程结束为止,总量约3000吨。请贵单位于7月10日前提供以下投标资料并送至宜兴市新街镇归径村王家在酒楼。
1、企业法人登记证、生产许可证、生产能力及生产办法、企业资质证明等资料。
2、水泥运至我方工地的袋装、散装落地价格(详细写明水泥的出厂价运杂费等)
3、支付货款要求。
4、日供货能力(袋装及散装分开写明)及保证供货所采取的措施。贵单位的产品一经检测合格后,我方将本着“优质、低价、服务好”的原则确定中标单位并签订供货合同。
我们希望得到您的支持并预祝合作成功!
2001年7月4日
联系人:
电话:
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格式一
招标邀请函
致::
日期::
招标编号::
(招标单位名称),对下列产品及服务进行公开招标。现邀请贵单位参加投标。
1、招标物资的名称、数量及主要质量技术参数(见另页):
2、标书发放时间:年月日
地点:
3、投标截止时间:年月日时
开标时间:年月日时
4、开标地点:
5、联系地址:
邮政编码:
电话号码:
传真号码:
联系人:
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格式二
投标书
致:
根据贵方为项目招标采购货物及服务的招标邀请(招标编号),签字代表(全名、职务)经正式授权并代表投标人(投标人名称、地址)提交下述文件正本一份及副本份。
1、投标报价表;
2、资格证明文件。
据此函,签字代表宣布同意如下:
1、所附投标报价格表中规定的应提交和交付的货物投标总价为。
2、投标方将按招标文件的规定履行合同责任和义务。
3、投标人已详细审查全部招标文件。我们完全理解并同意放弃对这方面有不明及误解的权力。
4、本投标有效期为自开标日起个日历日。
5、投标人同意提供按照贵方可能要求的与其投标有关的一切数据或资料。完全理解贵方不一定接受最低价的投标或收到的任何投标。
6、与本投标有关的一切正式往来通讯请寄:
地址:
电话:传真:
投标人授权代表姓名、职务:
投标人名称:
公章:
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格式四
投标报价表
投标人名称:招标编号:
序
号
货物名称
规格
计
量
单
位
数量
出厂价
至最终目的地运费和保险费运杂费
交货时间及地点
单价(元)
总价(元)
单价(元)
总价(元)
保险费(元)
总计(元):
投标人签字: