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1、做好总经理的顾问助手,协助总经理作好经营服务各项管理并督促、检查落实贯彻履行状况,起到承上启
下的作用;
2、负责各种文件的草拟(比方各项管理制度、合同书、工作计划等)、存档整理、分类呈送;
3、采集实用信息,协助总经理检查研究、认识企业经营管理状况并提出办理建议或建议,供总经理决议;
4、做好总经理办公会讲和其余会议的组织工作和会议纪录。做好决议、决定等文件的草拟、公布;
5、做好企业内外文件的发放、登记、传达、催办、立卷、归档工作;
6、负责保留使用企业图章和介绍信;
、负责企业内外的公文办理、报告;
8、要从小事做起,从自我做起,建立模范带头作用,协调员工内部矛盾,并督促员工踊跃长进,准时完成公
司安排任务,发现问题,及时上报总经理,并协助总经理解决问题;
9、设计并完美企业人力资源构造,配合行政总监完成企业人力资源的平常招聘工作;
10、接听电话、稳当应答,并做好电话记录;
11、掌握总经理的日程安排做好预定工作,安排商务旅行;
12、负责做好嘉宾招待工作;
13、协助总经理分管好财务工作,做到支付手续齐全,原始凭证合规、有效。对上报的报表、数据进行审察监
督,保证帐表、资料数据真实、合法;
14、负责网站的建设及运行、平常保护、更新;
15、完美企业绩效核查制度。
总经理助理工作要求
第一、总经理助理是总经理的助手,作为助手,你的工作不是提出问题,而是为总经理解决问题或许提出解决问题的方法,并且着手解决实行的人;
第二、在做决议的时候,除非总经理征采你的建议,不然不要提出自己的见解和见解(除非万不得已),由于你的见解和见解或许会摇动总经理的决定和信心,没有一项决定是完满的,总经理的考量和你的考量角度和方向是不一样样的,所以不要轻易的搅乱总经理的思路;
第三、作为总经理的助手,永久要学会缄默和慎言。
总经理助理是经理的助手,作为助手,你的工作就是对企业的事务向总经理的报告和对总经理工作意向的下达和落实,所以你的任务不是向总经理提出问题,而是回答和落实总经理提出的问题,永久不要在总经理眼前说不知道,而应该说我马上去查随时让你的总经理认识他所需要的全部信息是作为一个助理的基本素质,同时你是一个总经理助理,凑近企业的领导决议层,你一定会接触到企业的发展战略和核心资料,那么缄默和慎言是你的基本操守,一个合格的总经理助理一定是能够坚定的支持总经理的企业发展目标政策并且坚定的保护和保证它实行的人,所以要求你一定多学多懂,力争对于企业内部的事务和外面的行业资讯都一定十分的认识,由于你是总经理对于企业各个部门各个事务的直接认识人,同时对于人事和人力的关系和办理要十分的到位,企业百分之八十的衰落都第一出在企业的领导层的团结上,所以你一定学会如何办理总经理与常务副总等企业领导层的团结和关系上,还有,牢记你不不过是总经理的助理,你更是整个企业的助理,所以不要把自己的地址摆得太高,假如工作需要的话,哪怕是企业里一个打扫卫生的阿姨安排的工作你都应该去做。
完成了上边的任务,只好算是一个合格的总经理助理,但是算不上一个优异的总经理助理,真实优异的总经理助理应该表此刻为总经理和企业领导层排难解忧和事件办理上,优异的总经理助理不该该不过一个应声虫,不要一味的附和你的经理,假如你在深思熟虑以后,依旧感觉总经理的某些决定办理不妥的话,那么请直言相谏,无论你采用什么方法,一定注意三点
第一、你的疑义不可以够作为工作上的推托,无论总经理什么决定,第一绝不迟疑地履行它,疑问和疑义该提的提,
但不可以够影响你对于总经理这项决定的完成;
第二、点到为止,能够做到总经理地址上的人必有过人之能,考虑事情要比你全面的多,所以你只需重点到为止,
有对于总经理的考量和地址,你的想法未必就是正确,并且能够做到这类职位的人不会苯到认识不了你的意思;
第三、保护总经理的威望。
总经理助理的目的就是使总经理全面的认识他想认识的全部状况,以便作出正确的决定和战略,同时替他完成他
所安排的全部工作。
做好总经理助理之“八要”
总经理助理既联系上下,又协调左右,既是政务的顾问,又是事务的“主管”,是“总经理办公室”这一运行中
枢的“领袖”。总经理助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用,敬业爱岗,尽责尽责地履行自己的职责,
富裕见效地做好总办工作。当好总经理助理,主要应在以下8个方面努力:
一要认清自己,做事有原则。找禁止地址,也就找禁止工作的立足点、切入点、着力点,工作起来也就找不着“感觉”。总经理助理处于“总管家”与“无论部长”的两重地址,环绕着中心工作,上协调领导,下联系民众,事务、
政务都要过问,其余部门管不了、不该管的,都要总经理助理去管。总经理助理要掌握所应饰演的角色,掌握好工作分寸,管理不巨细,顾问不决断,助手不揽权,不越权,不越位,不缺位,工作要到位。
二要耳聪目明,作好顾问工作。从大的方面说,当助手狠要的在于搞好信息、决议、监察服务。及时地捕获信息,正确地搞好反响,踊跃地当好决议顾问。不但要擅长发现问题,还要认真解析问题,给领导解决问题供应决议参照。
领导一旦采用决议建议,还要制定决议备选方案。备选方案不可以不过一种,要有多种方案,以便优中选优,“点头定案”。决议拟定后要采纳得力措施抓落实,并及时搞好督促检查,搞好落真相况反响。
三要擅长能歌善舞,作好各部门之间的“润滑油”。第一要协调好上下的关系。对上:要尊敬而不盲从,服务而不奴婢,更不可以违反原则盲从领导。在实质工作中,不看领导眼色是不行能的,但要有分寸,要坚持原则,按章做事,
不可以唯命是从。待下:以礼,以诚,以情。不要盛气凌人,不搞瞎指挥、乱指挥,不欺下瞒上。再是协调好内外关系,外求支持协作,内求团结向上。
四要高效快捷办理相关事务。总经理助理一定要有激烈的时效看法、意识,求真求实、雷厉流行的工作作风,运筹决胜的领导艺术,在有限的时间里办妥应办之事。要擅长“分身”,明确该干什么,不该干什么,先干什么,后干什么。要有所为,有所不为。为好应为之事。该他人“代劳”之事,要分解任务到人,并明责受权,责权相等。一旦分工、明责、受权,要少参加,多支持下级英勇工作。不要事无巨细,亲力亲为。不该为之事,“亲身”未必就好,还常常会伤害员工的踊跃性。工作有成绩,也会有不足,要客观地解析是非功过,更不要跟下面抢功争好。特别是出现过错不要推委,对自己的过错更不要上推下卸。工作要扎实,力争实绩、实效。总办工作不可以摆花架子,更不可以弄虚作假。要真实地反响状况,扎实地展动工作。
五要不停提高个人素质,增添人文魅力。自己素质强,就会产生人文“魅力”和影响力。要当好总经理助理,要靠权利的影响力,但更重要的是靠非权利的影响力。只有两者有机结合,才能更好地展动工作。要侧重发挥自己非权
力要素的影响力,靠德、识、才、学,靠高尚的人品、丰富的知识、高妙的才华、卓有见效的方法艺术来展动工作。在提高自己素质的同时,还要学会尊敬,学会理解,学会“恩赐”,尊敬上级,理解同级,擅长“恩赐”下级。培育人材,帮助人显现才能,实现价值。
六要注意自己形象,起好楷模作用。总办处在企业的第一线,一举一动都代表着企业形象。总经理助理务必需增强自己修养,侧重自我形象塑造。同时,要指引企业全体员工增强形象意识,形成塑造形象的共识。工作中,要重视
外在形象的“包装”,全心全意地、热忱认真地待人接物,为人做事。要常常并擅长“换位思虑”,想想假如自己是领导或是员工怎么办,身临其境地搞服务、办实事、办妥事。
七要制定并完美游戏规则。一方面要依据工作需求,建立一套的确可行的工作规章制度,其实彻彻底底地去履行。另一方面要在工作实践中不停地加以完美。比方,要建立值班制度、会务制度、文秘制度、以及勤政制度等等,用制度管人、管事。依据游戏规则,奖优罚劣。夸奖、奖励好的,责备、处罚坏的。不可以利害不分,是非不明,不可以让“会
叫唤的孩子多吃糖”,更不可以形成或堕入“干的不如不干的,不干的不如捣蛋的”怪圈,建立并逐渐完美好人能够积
极办妥事,歹人不敢办坏事的优异体系,保证企业工作正常、有序、高效运行。
八要努力创立温馨快乐的工作环境。要着力创立总办工作的优异环境,用优异的环境去影响人、改造人、拘束人。
踊跃倡议、努力创立勤劳学****踊跃向上、努力开辟、团结协作、乐于奉献的优异环境,增强总办整体效能。总经理
助理要把创立温馨快乐的工作环境视为重要的工作内容,思想上重视,工作上要研究、策划,采纳的确有效的措施,
搞好宣传,形成舆论氛围。搞些健康有利的娱乐活动,活跃员工的文化生活,努力创立一种用事业留人、用待遇留人、
用感情留人的优异工作环境。
总经理助理要求的增补
1、专业:要熟****市场、行业和产品知识;
2、沟通协调:
熟****企业的客户与重要供应商(比方总经理比较看重的几个客户),最好与对方有直接接触,认识对方的喜好和<br****惯;
自来熟,热忱诚心,平视其余人,和其余人打成一片,包含总经理平级、手下、再手下,就是各个层面都要认识
些人,这样也能从各种门路获取信息,这里也包含洁净工;秘书、助理最禁忌“×眼看人低”;
无论是客户、供应商、董事长、部门经理、兄弟企业的主管或助理,你都要记得,最美丽到来电或听到声音就知道是谁,自然更重要的是让他们也都记得你;即使不可以见面,也要他们记得你的名字和电话中的声音;
3、企业运作
主假如熟****企业组织架构和各种流程,认识人;拿到一件事情,即使不知道怎么做,也要知道该找什么人去做,
大方向要对;
4、文笔
最好中英文都OK,重要性就不说了;
5、逻辑、反响与自信
反响要快,讲问题和回答以下问题都要有逻辑,不要乱七八糟,声音也要大概自信;老板最讨厌谁支支吾吾,他们会
看不起你;反响快是建立在你平常对信息的掌握程度上的,这就关系到四周人愿不肯意主动跟你讲事情了;
6、认真、慎重、守瓶缄口
认真,小到一篇文档不要有错别字,大到金额数目不要写错、给客户的东西不要有疏漏;
慎重、守瓶缄口,不该说的话不要说,由于从你口中出去的会被看作“官方语言”,特别是对于较真的人来说;
又特别是老板的个人事情,不要说不要说永久不要说;
7、气质
不但是个人仪态的气质,也包含你的审美,喜爱一句话“内有诗书气自华”;
8、最后,不要慌,老板不过老板他不是神鬼,态度要不骄不躁。
权限与责任:
一、权限
1)经总经理受权后,对企业的生产经营有计划权和调动权。
2)对手下各职能部门完成任务的状况有核查权。
3)对手下各职能部门经理的工作有指导权和核查权。
4)对总经理决议有建议权。
二、责任
1)对企业年度生产经营计划的完成负组织协调责任。
2)对企业中、长远发展规划负组织、推进责任。
3)因调研信息严重失真、影响企业重要决议给企业造成损失,应负相应的经济责任和行政责任。总经理助理职位说明
工作内容:
1、组织企业经营项目的现状及远景调研,撰写调研报告供总经理决议参照。
2、组织编制企业中、长远发展规划,经总经理审察、董事会审批后负责部署实行。
3、组织编制企业年、季、月度生产经营计划,经总经理审批后监察、协调各职能部门履行。
4、齐聚生产、设计、销售、财务、人事等企业内部信息,进行综合解析,提取重要信息供各级管理人员参照。
总经理助理一方面要为企业发展运筹擘画,另一方面更要分担深重的行政事务,在企业中不行代替、举足轻重。
总经理助理即古代之幕僚,此刻则称之为智囊。对内,他们依赖丰富的经验和超凡的智慧独挡一面;对外,则以自己的机敏与魅力博得广泛信任和赞叹。总经理助理一方面要为企业发展运筹擘画,另一方面更要分担深重的行政事务,让总经理得以集中精力思虑事关全局的、拥有战略意义的大事。所以,总经理助理须有广博的知识,丰富的管理经验,智慧的脑筋和干练、庄重的做事作风。故西方一位管理学家说:“常常,总经理助理是不行代替的。”诚则斯言。
六条管理原则
处于创业阶段的企业,总经理助理如何管理人力资源,特别是高素质人材?仅以一己之见,聊备一说。
1、当好教练,做好示范,凡要求他人做的,自己第一做好。以收无为而治之效。
2、三管三无论。事关全局的事,管;影响企业形象的事,管;有损企业利益的事,管。管则管严,不留余地。个人私
生活无论;个人****惯无论;与企业没关的事无论。不求全责备,无论小节。
3、远大的目标。企业虽小理想应该远大;基础单薄,目标一定宏伟,唯其这样,才能把人材齐聚帐下。如美国的微软。
4、优化资源配制。知人善任,量才使用,让英豪实用武之地。如张良之用韩信,因一人而乾坤定;如孔明知刘关张,
因配置优化而汉室兴。
5、高薪酬、高福利。一流人材给一流待遇。唯有高薪才是能把高素质人材长远吸引住的东西,由于它能防备社会风险
带来的不安全感。
6、容人、爱才,攻心为上。容人,要有容人的雅量,胸襟大小与人材效益几成正比;爱才,除爱其能产奏效益之才,
不如也爱其无碍全局的偏执与帅性,唯其扬长避短,才能让员工有知遇之感,有归属感、稳固感,工作起来才能产生
迸发力;攻心,祖先云“三十六计,攻心为上”,让人感觉企业既是纵横驰骋、痛快淋漓的战场,也是休憩的港湾,暖和如家。得人心者,得天下。
五个角色饰演
要让进来的人材留得住,总经理助理需同时饰演好以下角色:
1、激励者。
充分利用期权(股)、薪酬、津贴、带薪休假、福利等来指引企业员工的个人行为,经过企业目标和员工个人需要来调动员工踊跃性;给绩优员中提薪,给不行代替人材高薪、高职等。
2、沟通者。
企业内部各个部门及员工乃之企业外的相关个人或机构保持合适的沟通和联系,构造优异的人际关系网络;主动聆听员工的建讲和建议,踊跃劝导不满,提高满意度,降低离职率等,把经营者企图变为员工行动。别的与猎头企业保持屡次接触,及时为企业发掘,邀请急需人材。
3、人际关系协调者。
一是协调经营者与员工的关系。二是解说经营者决议企图,以期协调两方建议完成一致,防备内耗,增强企业合
力。
4、人力资源规划者。
依据外面环境、行业环境与内部环境合适地预示将来发展趋向,展望企业人材需求数目、种类及供应,设计企业的人力资源规划,为招聘、培训拟定计划,保证人员装备合适。
5、培训者。
即使招聘的是高度合格的员工,也需要培训才能完整胜任企业分配的工作,人材管理者,须依据企业的实质需要,拟定培训目标、设计培训方案,如适应性培训,知识性培训、技术性培训等,以提高员工的能力,减少流动的可能性。
远离几个“误区”:
一、忘掉自己是管理者
许多总经理助理在工作中言传身教,冲在前面,却常常忘掉了自己的最大职责在于指引手下去完成工作。这样的总经理平常很忙碌。
二、把自己看作领主
有的总经理助理把归他领导的部门看作是自己的“独立王国”,忘掉了自己不但是上级,并且还是手下,还是同事。
一味增强自己作为上级的角色。
三、官气实足
有的总经理助理在企业里是“一人之下,万人之上”。他们想的不是如何主动帮助解决问题,而是步步为营的就事论事。
四、没有团队精神
有的总经理助理喜爱搞“一言堂”,什么都是自己说了算,不懂得也不重视发挥团队的智慧。
五、不可以兼任管理者和领导者
总经理助理既是管理者又是领导者,但很多总经理助理其实不可以兼任管理者和领导者,常常做好了这个忽视了那个。