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超市采购生鲜农产品程序
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永辉超市果蔬部采购流程,你能借鉴多少?
永辉超市果蔬部采购流程
1环节一:驻场采购:量大的商品由采购直接采购,量小的商品,例如总要货量
不到100公斤的商品则是由批发市场上倒爷代为采购,质量有问题直接由倒爷
负责,这样既能保证采购单的时间又能保证商品的质量。
2环节二:上货时点的控制:正常的商品每天上货1-2次,但是对于销量大的商
品、畅销的商品可以随时中途补货,这也是发挥了批发市场有驻场采购的优势,
不要小看这一点,大家可以回忆一下,过去自己门店搞促销,多少海报商品因为
控制量或者更直白的说是为了控制毛利,而让很多顾客无法买到海报上的商品,
顾客甚至拿着海报在超市直呼超市是骗子,我们的顾客就是这样慢慢流失的。?
3环节三:品质的要求与选择:通过观察可以发现永辉在对蔬菜水果的质量要求
上还是非常高的,特别是蔬菜即便是拿毛菜也一定是市场上质量最好的拿,但是
这里面也有一个注意点:那就是当天气、货量不足等因素导致批发市场价格大幅
上涨时也选择中低档果菜应急过渡,以保证应有的毛利。
4环节四:新品开码:当市场上出现新品时,门店如果对于这些新品想做尝试,
直接电话与福建总部沟通就可以了,当天就能开通新商品的货码,所以效率是非
常高的,我们看到有些超市申请个新品要么门店没有权限,要么步骤繁琐,等申:.
请下来新品已经不新了,新品本身应该具有的吸引力和利润已经不复存在了。所
以在组织配合上,永辉真的需要我们学习。
5环节五:机会商品采购:当采购在现场发现有价格非常劲爆的商品时,可以当
即给门店的经理和课长电话沟通,电话沟通后即可执行了。
6环节六:批发作业流程:
第一步、采购清单:由采购收集各门店的要货量,从而形成各家门店的采购清单。
第二步、现场采购:由主采负责,按采购清单现场选货,对批发商按品名开白条,白
条上注明店铺、件数、件数、单价、金额等。
第三步、验收:由一名采购助理负责验收批发商配货的数量和质量,并在外包装
标注好门店的名称。
第四步、集货:由批发商将商品负责送到指定集货点,集货点有另一名采购助理
负责商品的签收。
第五步、结算:批发商拿着采购助理签收的白条到驻场采购点找现金管理员现金
结算货款。对于永辉的采购都是现金结算,公司给采购使用的是定额备用金制。
7环节七:其他类型供应商的管理
对于直供供应商实行的是账期制:账期15-30天不等。对于联营商则使用的是:
月结扣点制,例如前文提到的小汤山牌绿色无公害蔬菜,扣点为10个,天翼牌:.
的木酢草莓扣点为12个。
1环节一:定点集货:之前已做介绍,由批发商负责,将商品运送到新发地指定地
点,按门店分堆码放,现场会有一名采购助理负责验收协调签收。
2环节二:租车运输:负责配送的车辆一共9辆,,高顶
金杯3辆。除1辆箱货外其余8辆为租用,这种运输的操作模式很值得中小企
业借鉴,实现资产、效率、风险的最佳结合
3环节三:车辆定店送货:九辆车按果蔬分类配置到各家门店,一般情况下果蔬不
混用,门店之间不混用。
1环节一:再次加工:门店晚上到货后,由后场员工负责收货,收货结束由后
场员工负责对毛菜进行精加工,例如扒皮、摘叶、切根、去泥、分级等,分出精
品菜和普通菜两种档次,精品菜的价格比普通菜高出一倍以上。
这个环节其实是永辉果蔬利润和品质感官的重要增值源,我们很多时候在听各种
培训时都会听到例如一定要对商品进行分级销售的培训,但是在实际工作中为了
控制人事成本,现有员工连补货打秤都忙不过来,根本没有时间和人员来做分级
的工作,其实很大的潜在利润在这个环节被浪费了,真的值得老板们三思。
首先在组织设计和人员分配上就要保证到位,不要屁股指挥脑袋的乱下要求。在:.
现场经过点数看到普通菜和精品菜的比例大约是2:1,数量是什么概念呢,就是
现场普通菜98个单品,从普通菜里面加工出来的精品菜53个单品。另外夜班
员工负责夜间到货商品的验收、加工外,其工作还包括早晨开店前的上货,争取
在开店前把排面补满商品,同时把台下的“小仓库”装满,商品到店就受到良好
的接待,无安全空白,很好的控制了无形损耗。
2环节二:正常商品管理:由卖场理货员在上货和整理台面的过程中,对于个头
状态手感不佳的商品淘汰至出清台,随时出清,价格灵活。同时把旧货放在最易
拿取的位置,保证商品的先进先出。所有的商品其实都有它的陈列特点,每家企
业不同,陈列道具会有差异,所以永辉、大润发的陈列要求可能不适合你的企业,
所以要结合自己企业去研究商品陈列、列出商品陈列要求,然后训练员工按照这
个标准做,记住是训练而不是仅仅培训。做好现场跟进,跟进很重要。
3环节三:门店因实定价:开业前:生鲜经理带着课长对每个品种逐一订价。销售
中:由生鲜经理视不同商品的状态,例如蔬菜的新鲜程度随时降价。临近闭店:理
货员可以与顾客议价,经请示经理后大幅打折,出清台面大,商品定价灵活,打
折率最高在90%以上,最低在20%左右,还有均一价出清和不同品项打包组合
出清,便于顾客选购。商品按常态、精品、打折设置为三种商品码,打折商品的
价格变动以秤台打签为主。
4环节四:人尽其用:员工上班时间“三班倒”,这样的作业方式保证了营业高
峰时点人手齐备,小时工和短期工的上班时间安排同样也是保证了高峰期的用
工。理货员,实行台面维护的承包责任制。每个理货员在岗期间必须保证责任区:.
内货物丰满不露台面、新鲜无烂果蔫菜、先进先出新商品不覆盖旧商品,同样清
洁工、打包员的责任区也都十分清晰。
一般来讲,超市需要从外部采购所经营的生鲜农产品。超市采购生鲜农产品不
同于我们到批发市场采购,因为超市已经有了相对固定的采购渠道。他们不再
需要每天派人跑批发市场,而是实行订单采购。所谓的订单采购,就是超市给
供货商(也包括合作社和个人)发送采购订单,供货商根据订单给超市发货。
毋庸置疑,在实现订单采购之前,超市需要同供货商签订采购合同。下面,我
们把超市的采购生鲜农产品的程序介绍给读者。
(1)年供货计划。作为现代化企业的超市不会像个人做买卖,有多少,做多少。
生鲜采购部门需要按照上级指标制定全年的采购计划。这是一份庞大的计划,
但也有灵活性。生鲜采购会把这份计划分解成各个主要供应商的供货计划,并
同这些供货商通气,使得他们心中有底,做好准备。譬如,有基地的供应商必
。
(2)送报价单。虽然超市属于订单采购,但由于生鲜农产品价格一日多变,超市
不可能一年或者几个月同供货商定一个价格,这样做缺乏灵活性,无论对于超
市还是供货商都不利。然而,超市也不能像在批发市场买东西,每小时甚至每
分钟都在变化价格,这样做不利于管理。因此,超市采取一周一定价模式。在
每周确定的日期,一般在周一或者周二,供货商向超市总部或城市采购小心报
价,即把推备卖给超市商品的价格、规格、品质,以及可以供货的数量信息,
报送给负责的谈判员。谈判员对报价单进行审核,如果发现问题,譬如报价高
于超市期望值,谈判员会同供货商进行沟通,看价格是否能够做调整。供货商
每周的一次报价确定以后,不管市场价格的变化对谁有利,一般的情况下必须
维持一周,要变更只能到下周冉谈。如果供货商想要增加新的单品,他们是需
要向超市提供由第三方公司出具的产品质量和农药残留检测报告以及新单品的
样品,有必要时超市还会派人到产地进行考察和验货。
(3)超市内部订货。超市拿到各个供应商报价单以后,把这些信息汇总起来,分
发给各个超市门店。门店的生鲜处长,按照报价单提供的产品价格、规格、最
近几天门店生鲜农产品的销售情况,以及未来几天的预测,制定订货单,然后
由超市门店直接把订货单发给各家供货商。超市采用分权管理方式,超市总部
或城市管理部门(CCU)采购员确定采用哪家供应商的产品,提供价格信息,门店
生鲜处长决定采购数量,对于供应商和价格是不能更改或者选择的。
(4)送贷。超市供货商按照门店给他们下的订单,每日在指定的时间内给超市发
货。供货商送货地点有两类,一种是运送到超市的生鲜农产品配送中心,再由
配送中心给各家门店配送。采用这种模式供应商主要是外地或远郊的供货商。
第二种是直接把产品配送到超市的各家门店。
(5)验货。因为生鲜产品易腐不耐储存,经营生鲜农产品的风险很大,所以超市
收货部门在验货方面把关很严格。一般的方法是采用随机抽样。在送货卡车的
前后中上中下各抽取一箱产品,把箱内的产品全部倒出来,逐个地按照标准进
行验货。如果发现存在质量问题。验货员会把整个卡车的所有产品卸下来逐箱:.
检验。当不符合标准的产品超过超市采购标准的规定比例,超市就会要求打折
甚至退货。产品验货合格以后,进行称重,填写收货单据。
(6)收货单据生成。如果供货商给超市门店送货,超市填写的收货单据就是超市
收到货物的实数。但是,如果供货商把产品发送到超市的生鲜采购中心,当时
签发的收货单还是参考数据,因为正式的收货单是以门店实收的货物重量为依
据的。偶尔会有供货商送货的数量与门店提供的收货信息不符的情况发生。超
市门店收到供货商的货物以后,生鲜部门把收货信息输入电脑,发布在网上。
供应商通过网络直接查到包括收获数量、单价、总金额的超市收贷单。
(7)开具发票。供货商根据超市网上公布信息,开具公司发票,邮寄给超市总部
或者城市采购中心的财务部门。
(8)收款。供货商即使开出发票,超市不会立即付款,因为一般超市有付款期。
对于一般的生鲜农产品供应商,付款期是60天。即超市财务部门接到发票以后,
在60天内给供贷商账户汇款。因此,当超市供货商必须有实力,需要相当多的
流动资金进行周转。
一、自采。生鲜超市有时因为规模或距离或缺乏适当供应商等的因素,不得不
采取自采的途径。以自采作为采购方式,必须注意事项:1、自采价格的公正
性。由于生鲜品的价格随着品种、种植方法、规格、等级、鲜度、质量等因素,
而有不同的变化,为求能买到最合适的价格,一般由采购人员及防损人员共同
执行自采模式,采购员一位负责议价,一位负责掌管现金支付,及帐目登记,
防损员负责采购过程的公正性。2、验收:生鲜品自市场等地运到店铺后,由
收货人员及生鲜营运人员各自验收质量和数量,数量少的则全验,数量多的则
抽验,全验者以实收为准,抽验者若各箱重量、包装一致则以最少重量为基准
收货,若重量不一致者,必须逐一过称。商品质量必须符合要求,抽验者以最
低重量为基准收货,在当天上架过程中,若有不良品超出收货重量标准时,应
以补货或更改进货数量方式,由自采员向市场批发商求偿,若无法求偿时,损
耗将由公司负担,增加进货成本,降低毛利率。3、资料录入:商品经过验收
后,实收数量与价格应按规定的时间在当天录入完成,以免影响电脑资料库毛
利率的准确性。4、税率的问题:自采时,必须明确了解是否有免税资格,否
则13%的农产品进项税必须算入成本。切莫在享受高销售额的欢乐时,回头一
看,忘了将税率算入,变成负毛利销售的噩梦。5、其他。隐性成本(如:市
场内各项费用、运输费、人事费用、加工损耗等)也必须考虑周到算入成本内。
二、供应商供货:这是大部分超市的供货模式,由采购选择合适的供应商为超
市提供生鲜商品,并签定一定期间的供货合同协议。必须注意的事项:1、供
应商的选择:一个好的供应商能够为超市找到物美价廉的商品,强化超市的竞
争力并可以给超市带来一定的利润,同时,肯长期与超市共同打拼业务具有永
续经营的理念。这种供应商为超市的合作伙伴,是采购要积极寻找的供应商。2、
供应商考核:所有供应商必须经过采购及QC人员共同实地考核及评分,考核
内容区分为:证件考核、采购能力考核、运输能力考核、储存能力考核、生产
能力考核、生产工艺考核、市场占有率考核、清洁卫生考核、财务能力考核、
原材料来源考核等等。以上考核项目依据权重性质决定分数占比,再依据考核
分数,区分供应商等级。考核不及格的供应商不可进入超市。考核及格的供应
商再区分为每年、每半年、每季度复评乙次,以检查供应商永续维持的状态。3、
报价:由供应商定期向采购报价,报价单内容应包含品名、规格、等级、产地、:.
单位、价格、报价日期、有效期、促销商品、新上市商品、供应商报价章、负
责人签章等内容。4、市调:生鲜商品的规格、等级、质量、包装等是由采购
提出,进价由供应商提供。超市为得到最优惠的价格需要采购人员定期做批发
市场、产地及竞争对手市调,来检查供应商的价格是否合理。唯有最具竞争力
的进价及质量,才有丰收的业绩及毛利额。5、签订合同:考核及格并价格具
竞争力的供应商,可签订超市供货合同。合同内容要点:有效期间、商品种类
(附:商品明细及品项数,供货价格(鲜品除外)),返佣、赞助、水电、设备、
耗材、结帐、付款、促销等条件的说明。6、订货:采购依据报价单制定订货
单作为店铺向供应商订货的依据。店铺必须以订货单内的品项根据店内陈列排
面,库存状况、销售回转、安全库存、促销品项、季节性、节假日、气候……
情况计算应订货的品项及数量。并在规定的时间前将订单传送给供应商或总部。
7、验收:店铺收货员及生鲜人员验收数量及质量,数量少者全验,多者抽验。
其质量是依据采购确认的质量标准,不合质量标准者,不予收货。其数量是以
扣去皮重、损耗等的实重为准。在对质量进行验收时,最容易出现认定标准的
纠纷,需要采购、供应商与店铺营运干部事前充分沟通,尤其生鲜商品受气候、
季节等因素影响,等级、规格、质量会产生很大变化。
三、产地直供:是由生产者直接供应超市生鲜商品。目前在熟食日配组别的部分。
因为是工厂制造的产品,所以容易做到这种供货方式。但就农、渔、牧等天然
生长的生鲜商品,采取产地产地直供的方式,比例并不多,若有,一般也是小
规模且品项单一,如:桃子、柚子、柑橘等。此种供货方式很少采用的原因,
主要是生产者规模小,配送成本高,另外,连锁超市在地区的规模大的业者不
多,能成立生鲜配送中心者更少,所以产地直供,虽有价廉物美的特性。
四、配送中心供货:是由产地、供应商、工厂等所生产的生鲜商品送到配送中
心,经由配送中心、验收、储存、加工、包装、贴标、拣货、配送到店铺的供
货方式。1、订货:各店铺统一向总部或配送中心订货,订货资料最终转成电
脑订货汇总表及厂商别订货单,订货资料将传给产地、供应商或采购自采等供
货单位,作为组织商品依据。定单内容的商品品名、等级、规格、单位等部分,
采购必须定期更新。店铺及配送中心必须遵守所有讯息的截止时间点,整体作
业才能顺利进行。2、验收:由产地、供应商或自采的商品,必须经由配送中
心统一验收数量及质量。经验收后,实收数量少于订货数量者,必须由供货者
定时补足,否则应依合同条款予以罚款。为免发生验收纠纷,采购、供货者、
配送中心验收者及店铺营运人员应对验收标准达成共识。经由统一验收,店铺
的商品才能确保质量及数量的需求。3、加工:依据消费者的烹调习惯及店铺
贩卖的需求将商品先行清洗、降温、分级、切割等加工作业,加工后的商品,
消费者即可食用或下锅烹调或少许处理即可烹调。可减少消费者下厨的时间及
家庭垃圾的产生,并对商品产生附加价值。4、包装:加工完成商品必须以适
当的包装材料加以稳固包装。包装时,必须注意包装后的商品,不易被压伤,
可以装饰物衬托出商品质感,标签必须正确贴于适当位置,包装必须牢固等等。
5、拣货:配送中心依据各店订货单的内容,将加工完成的生鲜品装筐,送到
出货准备区等待出货。必须注意:装筐时分类要清楚,不可压伤商品,筐外附
商品品名及数量。送到出货准备区必须准确定位。6、店铺验收:由于公司内
部的生鲜配送中心已做商品处理,店铺进货时一般只验筐数,以加快进货时间,
避免商品鲜度下降,具体的验收在上架时实施即可。以上介绍四种生鲜商品供
应链的管理重点各超市必须以自己的规模及需求来选择适当的供应链,并严格:.
管理才能为公司带来好的销售及丰厚的毛利额。