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大型会议活动策划注意事项
策划大型活动应注意以下事项:
大型活动的策划方案中需要包括详细的分工和需要完成的时间。
、突出特色的原则,避免雷同、重复。
。邀请国外、境外人士前来参加活动,至少于半年前发出邀请,寄送项目说明资料。
,同时派专人落实和保管,以免遗忘或者遗失;
,主持人席卡和签到席席卡,矿泉水,主席台发放的文件材料,笔,鲜花,研会旗帜,国歌磁带等;
,派专人负责签到;
,要事先明确各自职责分工,避免多头指挥、多头对外。
、气候及工作****惯等因素,开幕式尽量按原定时间举行,避免时间过长。
,留足布置会场的时间,与会人员需要提前半小时开始入场。
,提前到者先引导到小会议室休息,。
。在介绍“出席××活动的领导、贵宾”中,不应包括主办单位的领导人,应是外宾、外单位领导人。一般情况下各主办单位领导应排在宾客后面;如有外国驻华大使参加的,其位置则应
提前。
,确需安排剪彩活动的,剪彩人不宜多。为节约起见,应以彩带代替绸带。
,可按国际惯例称“女士们、先生们”,或“贵宾们、女士们、先生们”,后面不必再加“朋友们、同志们”。
“欢迎”“感谢”之类的句子要尽量归纳,以节省鼓掌时间。使用现场翻译时,应尽量控制场面,使讲话人与译员相配合,不要在中文讲完时中方人士立即鼓掌,应而在翻译完后中外双方共同鼓掌,以示对外宾的尊重。
,确保万无一失;如有必要,还要准备录音笔、mp3等现场录音设备,并安排专人负责;
,讲话中避免使用国内工作中常用的缩略语或惯用语,如“三改一加强”、“扫黄打非”等)或引用古诗、谚语。
,宜用“我国”、“中国政府”等。
,需事先将所有需播放PPT拷入笔记本电脑,放至桌面文件夹,并按次序加前缀,需要事先调试投影仪位置,调试好分辨率等;
,一项议程一页PPT,字体大一点,可适当配相关图片,配合主持人介绍时播放议程PPT,注意电脑屏幕显示效果跟投影效果往往有较大差异,,要突出重点,语言简练,一忌长篇大论,由古至今,人文地理,面面俱到;二忌数字堆砌。
,领导人讲话、主题演讲人不宜长篇发言。研讨会不应片面追求人数规模,而应主题明确,主持人和演讲人要有一定水平,能引起讨论。研讨会提问,要尽量简明具体,不必多说客套话。
,不宜以我方预计生产规模及投资数作过于准确的描述,如“生产规模125万吨,预计投资1650万元”等。一是实际数字不可能如此精确,二是生产规模和投资额应与投资者商定。
,要适时提醒出席者关掉手机、寻呼机,或将其调至静音状态。
,应提前进行联系、确认,说明拜访目的,一经确认,应如约赴会。拜访人数有增减,都应提前通知对方。
,了解当地产品供需情况。参展企业和产品要有一定代表性,避免参展的同类产品互相压价竞争。
、侵犯知识产权等违禁品参展。要遵守展览规定,不违规零售展览样品,禁止出售清册外的样品和私人物品。
,不要随意乱拉乱抢道具,摊位墙板不要用样本代替标准图片或文字说明。展品布置要注意展示和贸易效果,既不要因展品过少而使摊位空荡,也不要杂乱无章地堆放展品,搞“杂货铺”或“摆地摊”。
,不迟到,不早退。
,接待观众要热情、主动、耐心,不要在馆内扎堆聊天或摊位间相互乱串,出现摊位无人照管现象。展馆和展位应保持清洁,注意防火、防盗。
,以免遗失所带的物资。
、照片和活动总结发送给相关负责人,并在BBS研会版上发贴总结并虚心听取大家意见.
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