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程序文件的编写
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ZLWB004
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●编写原则
(1)程序文件必须是涉及到质量管理体系的一个逻辑上的独立部分或活动
由于程序文件是对质量管理体系的某项质量活动实施内容、方法和顺序要求的规定,因此程序文件所描述的应该是能够构成一个逻辑上独立的质量活动,这种逻辑上的独立可以是质量管理体系的一个条款的一部分,或涉及多个相关的条款。
程序文件对质量活动应规定目的和范围,实施的具体步骤,实施结果的处理、反馈,以及在实施过程中与各部门的关系等,形成一个逻辑上独立的部分。
(2)程序文件的内容必须同质量手册的规定要求相一致
程序文件是质量手册的支持性的文件。因此,程序文件实际上是对质量手册规定的进一步展开、落实和细化。
程序文件的编写要考虑质量管理体系的整体性、系统性,即要把各项质量活动加以充分展开,使所有的程序文件充分体现质量手册的规定和要求,同时也要注意处理好各个程序文件之间的关系,使它们既是一个单独的逻辑上独立的部分,同时各程序文件相互又构成一个有机的整体,充分落实和实施质量管理体系所要求的各项质量活动。程序文件编写还要处理好质量活动发生过程中各个部门之间的联系,规定好各部门之间的接口问题,真正使程序文件中规定的各项活动能够协调进行。
(3)程序文件应简练、准确,具有很强的可操作性的要求
程序文件编写应力求简明,用词要准确,避免赘述。要清楚地规定整个质量活动在实施过程中的每一步骤和环节,相关部门的责任及其义务。即使是没有从事过此项工作的人通过程序文件也能清楚地了解此项质量活动的内容和过程,并能很快地明确按其流程应该做什么和怎样去做的要求。
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(4)程序文件不涉及到纯技术性的细节问题
程序文件是质量活动的具体实施方法和步骤,在实施某项质量活动时,会涉及到一些技术细节和工作细节,这些细节一般情况下由工作文件来确定。
●程序文件编写的要求
(1)人员要求
编写程序文件要落实好编写人员。选择合适的编写人员对程序文件的质量起着非常重要的作用。文件编写人员应具备以下条件:
①应该是本部门能胜任的代表
程序文件的编写,原则上是自己的部门编写自己的文件,并且编写人员应该是本部门能够胜任的代表。有些组织在建立文件化的质量管理体系时,组织专职编写人员编写某些责任部门的程序文件,这样的程序文件难以得到实施,其重要的原因就是因为没有得到实施部门的认可。
若条件不具备,本部门无胜任编写者而要由其他人员代为编写时,所编写的程序文件在定稿之前,必须经过本部门的讨论通过和认可。
②熟悉所编写程序的质量活动的内容和要求
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程序文件的编写人员只有非常熟悉所编程序质量活动的编写内容和要求,编写出的文件才能准确、全面,具有可操作性。相反,文件编写人员若不熟悉质量活动,所编写出来的文件尽管在文字上、逻辑上都很好,却往往由于不符合具体活动的实际情况,很难指导实施。
③具备一定的文字能力
程序文件编写要求简明,用词准确。因此编写人员应具备一定的文字能力,把质量活动的途径清楚地表达出来。
(2)内容要求
程序文件的编写内容都包括哪些方面,具体有什么要求,这是在编写过