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商务英语电子邮件写作应遵循的5C原则:
Correctness正确
Conciseness简明
Completeness完整
Clearness清晰
Courtesy谦恭
Hi,
①I'msorryaboutthis.②Now,wehavebeenclearabouttheproblemaboutoursystem.③Thereisanewcolleaguejoiningourteam,andhewillarrangeforcheckingthesystem.④Becauseheisbusywithanotherrequirementnow,hewillgiveustheoptimalplanafterfinishingthatone.
Regards!
Samplesof:-(Email
①语句不完整,this指什么?
②同一个句子中连续出现2个about,重复。后一个应该为of,表示从属关系;
③英文书信中标点后面必须空一格;
④语句表达不合理,在发信方对于出现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及相应的计划等,不能用责任人不在或没有时间来推脱;
⑤整片邮件的格式(称呼、落款等)不规范。
,
I‘’lltryourbesttosolvetheprobleminaweek.(此处可加上具体的解决方案)
Pleasecontactmeifyouhaveanyquestion.
BestRegards,
XXX
主题Subject
称呼Salutation
正文Body
附件Attachment
结束语与签名ComplimentaryClose&Signature
抄送和密送CC&BCC
保密、免责、环保、安全提醒和其他公司文化
格式须知:
,尤其普遍运用于电子邮件的交流中,其特点是所有段落的第一行都顶格写,段与段之间空一行,另外称呼、落款等也都顶格写。
。
称呼
正文
结束语
标题表意不明…
标题多个主题…
空白标题...
标题太长…
?
YES:Suppliertraining
NO:Professionaltraineesformsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany
?
YES:Tomorrow’smeetingcanceled
NO:Newsaboutthemeeting
主题要求:
简要概括e-mail内容,可以是一个单词,名词性短语,也可以是完整句。不超过35个字母;忌空白!
还可以开头加上URGENT或者FYI(ForYourInformation,供参考),如:URGENT:Submityourreporttoday!(适度用)
称呼原则:
如果对方有职务或者职称,应按职务或职称尊称,如:Doctor,Professor等
一般从第一行的顶格写起,在称呼后面一般用逗号
,:「敬启者」,用在「只知其人不知其名」的状况下。 ,:「亲爱的小姐」,表示对不分已婚或未婚也不知其名女士的称呼。 .[Mrs.]Wang,:「亲爱的王先生[王太太]」,用在知道对方的姓氏。 ,:「亲爱的琼斯小姐」,表示对未婚女士的称呼。
,:「亲爱的琼斯小姐」,表示无法确定对方是否已婚或未婚的女士称呼。
,:「亲爱的王博士」,用在知道对方的职称。 ,:「贵宝号钧鉴」,用在不知道收件者是谁或写给公司、部门时使用。 ,:「嗨,克里斯」,用在与对方有一定的交情的情况。
实际上,国际上日常商务交往现已通用“Hi”,而不是Dear,哪怕是第一次联系。
Dear通常用在正式的通知邮件,比如银行账单、销售广告(DearCustomer,DearInvestor)
主动写出
邮件开头澄清你的来意非常重要,这样才能更好的引出邮件的主要内容;
①Iamwritingtoenquireabout…
②Iamwritinginreferenceto…
以感谢开头的开场白会让对方感到比较舒服,而且显得有礼貌;
①Thankyouforcontactingus.
②Imustapologizefornothavingwrittentoyoupreviously.
③Yourletteron4thJulywasdulyreceived.
④Thankyouforyourpromptreply.
⑤Thanksforgettingbacktome.
⑥I’mverysorryforlateresponse/reply.