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第3讲开会前的准备工作
【本讲重点】
是否要开会
准备工作的作用
1H5W
准备工作核对单
主持人的准备工作
是否要开会
“机遇只偏爱那些有准备的头脑”。对一个
人而言,无论做任何事,如果事前没有做好充分
的准备,那么等待他的必然是一个注定的失败。
对一次会议而言,高效的会议其实在正式宣布开
始之前就开始了!一次高效会议的第一步准备工
作是确定是否真的有开会的必要性。这个确定工
作看似多余,实际上必不可少。这一步确定工作
的作用相当于一个“筛选器”,它使那些根本不
符合发生条件的“会议”提前落选,从而为高效
会议的产生把好第一关。
“五个如果”
图3-1不需开会的“五个如果”
◆如果还有比开会更好的方法,即如果能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目
的,就无需举行会议,例如写纸条、打电话或发邮件等。
◆这些方式可能在感觉上不如开会那么痛快淋漓,然而却简洁有效,对于一些问题的解决
具有经济实用的优势。
◆如果你是唯一可以做决策的人,那么一定不要浪费自己和他人的时间,召开耗时长久的
所谓会议。首先,因为他人的参与可能只能把问题变得更糟;其次,决策既然只能由你做出,
就无需聚集他人集体讨论,结果又全盘推翻他人意见,这种做法只会既不利于解决问题,又容
易令自己陷入尴尬境地。
◆会议成本是一个绝对不容忽视的问题,一定要做好会议成本的预算,不能用高昂的会议
成本来换取某些会议的发生,因为长此以往公司必然会不堪重负、得不偿失。
“五个如果”
图3-2必须开会的“五个如果”
◆“听取部门汇报工作”最好采用会议的形式,不能用每周或每月交一次书面报告的方式
取代。定时交书面报告往往会流于形式,往往会使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风
气,使公司内部缺乏沟通,使问题和建议无法顺畅流通,长此以往,后果不堪设想。因此,每
月一定要召开正式的会议,听取部门汇报工作,使各种信息在公司内部高效流通。
◆表扬和批评是两种很好的激励方式,而当众的表扬和批评具有更强的影响力。采用会议
的形式表扬或批评,有利于充分发挥表扬或批评的作用。在大会上当众表扬“明星员工”可以
树立标杆,充分发挥榜样的好作用,有效推动竞争;当众批评某些情节严重的错误行为,有利
于警醒员工,避免同类事情再度发生。
◆当你给某一个项目小组,或者给你的部门分配任务时,一定要举行会议,不能采用邮件
或者其他书面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的,只有通过会
议把任务公共化、明确化,才能促进协作,从而保证任务的及时完成。
准备工作的作用
当你确定有必要召开会议时,首先要了解准
备工作究竟有什么作用。只有认识到准备工作的
作用,才能有更大的积极性、更有信心地做好准
备工作。一般来说,会议的准备工作具有以上4
种作用,它可以帮助你确定在会议中应该采取哪
种讨论方式达到最好的会议效果;通过充分的会
议准备、通过书面通知的形式告知参会者会议的
目的、意图以及会议对与会者发言的要求等情
况。良好的会议准备工作能够帮助你节省会议时
间,同时减少会议中可能出现的各种冲突,使会
议井然有序、卓有成效。
1H5W是指会议准备工作需要特别注意的图3-31H5W6
个方面,用英文缩写表示为1H5W。
根据统计调查显示,会议人数最多不应超过
9个,最为合适的人数是5至7人。这个人数既
能够防止人数太少,不能集中反映群体思想,又
能避免因为人数过多,从而造成一部分人的消极
参与。当然,会议的合适人数应该根据会议的议
题、重要性具体决定。
准备工作的作用
当你确定有必要召开会议时,首先要了解准
备工作究竟有什么作用。只有认识到准备工作的
作用,才能有更大的积极性、更有信心地做好准
备工作。一般来说,会议的准备工作具有以上4
种作用,它可以帮助你确定在会议中应该采取哪
种讨论方式达到最好的会议效果;通过充分的会
议准备、通过书面通知的形式告知参会者会议的
目的、意图以及会议对与会者发言的要求等情
况。良好的会议准备工作能够帮助你节省会议时
间,同时减少会议中可能出现的各种冲突,使会
议井然有序、卓有成效。
1H5W是指会议准备工作需要特别注意的图3-31H5W6
个方面,用英文缩写表示为1H5W。
根据统计调查显示,会议人数最多不应超过
9个,最为合适的人数是5至7人。这个人数既
能够防止人数太少,不能集中反映群体思想,又
能避免因为人数过多,从而造成一部分人的消极
参与。当然,会议的合适人数应该根据会议的议
题、重要性具体决定。
会议准备工作核对单
会议的具体准备工作相当于会议的硬件,因
此必须要面面俱到。将这些具体的工作一一列出
就是一张会议准备工作核对单。这张核对单虽然
数目繁多,然而却是会议成功的有效保证。
会议准备工作核对单
1、了解会议的目的2、是否一定要开会
3、确定会议的形式4、安排会议的议程
5、决定会议的时间6、确定会议的主持人
7、决定会议的地点8、研究会场如何布置
9、确定出席人数10、安排出席者座位
11、是否准备会议名签12、是否安排交通工具
13、是否安排与会者住宿14、是否发出了会议通知
15、确定视听教材16、确定辅助教材
17、准备会场周边位置图18、是否要求与会者准备资料
19、确定自己人的相关资料20、是否安排会后娱乐项目并
做好事先通知
以上20个条款是一般会议都应该注意的一
些硬性因素,还有一些因素很容易被忽视,一定
要特别注意:
会场的布置需要特别注意:
◆如果与会人员超过10个,会场最好布置
成“U”字型,主持人可以站在会场中央,这样
有利于协调讨论;
◆如果是全体会议,可以布置成阶梯教室的
形式;
◆5到7人的会议,最好安排成圆桌型,也
就是半岛型。
主持人的准备工作
SWOT是以上四个英文单词的缩合形式。其图3-4SWOT分析
中,“S”和“W”代表主持人自身具有的主持优
势和劣势;而“O”和“T”则是指你所进行的这
次会议主持工作对你周围的环境(也包括你自
身)可能带来的机会或是威胁。
【本讲总结】
一次成功的会议背后一定是非常充分的准备工作。高效会议要求我们循序渐进、按部就班的做好会前
的各项准备工作。无论是简洁明了的1H5W,还是项目分明的准备工作核对单,都需要我们对其有一个全
面而细致的了解及深刻的理解。
好的准备是成功的一半,一定要做好会议的准备工作。
【心得体会】
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